Agent Administratif Polyvalent

MÉTIER:
Agent Administratif polyvalent de la commune de Civaux.

Le métier réclame le respect impératif des délais, une obligation de discrétion, de confidentialité et disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) auprès desquels il travaille. Il est amené à être en relation très fréquente avec les agents des autres services et, également, avec des publics très divers.

Le métier peut évoluer sur des activités engageant soit vers une véritable instruction de dossiers pour des services opérationnels (gestionnaire/instructeur ou gestionnaire/instructrice de dossiers), soit vers de l'assistanat de direction.

MISSIONS DU POSTE:
MISSIONS PRINCIPALES:

- Traitement des dossiers et saisie de documents ;
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents ;
- Planification et suivi ;
- Assure le traitement comptable des dépenses et recettes courantes ;
MISSIONS PONCTUELLES:

- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Enregistrement du courrier ;
- Etat-civil (décès, recensement, copie actes, etc.) ;
- Urbanisme : Renseignement cadastraux ;
- Prise de réservations : Salle-des-fêtes, contrats de locations ;
- Inscription des enfants à l'école.

ACTIVITÉS:
ASSISTANT DE GESTION COMPTABLE ET BUDGÉTAIRE.

MONTAGE ET SUIVI DES DEMANDES DE SUBVENTIONS:

- Préparation et envoie des dossiers ;
- Suivi des dossiers ;
- Mise à jour du tableau de subventions.

GESTION ET SUIVI DES DEMANDES d'AIDE SOCIIALES ET DU C.C.A.S.:

- Préparation, participation et suivi des réunions du CCAS:

- Prise de notes ;
- Rédaction des délibérations ;
- Envoi au contrôle de légalité ;
- Rédaction des comptes-rendus.
- Tenue de la liste des bénéficiaires de la Banque alimentaire (envoi courriers, convocations) ;
- Organisation du repas des ainés (tenue du listing, invitations, restaurateur, musiciens, plan de table et mise en forme des menus) ;
- Suivi des actions du C.C.A.S.

GESTION DES BAUX COMMUNAUX:

- Elaboration des baux communaux ;
- Révision annuelle des loyers ;
- Suivi des arrivées et des départs ;
- Tenue à jour des tableaux de locations.

DIVERS:

- Mise en forme des menus de la cantine ;
- Prise de rendez-vous pour Mme le Maire ;
- Référent(e) archives.

NIVEAU DE RESPONSABILITÉ:

- Catégorie C ;
- Filière Administrative ;
- Adjoint Administratif ;
- Relations constantes avec le responsable de service ;
- Relations avec les élus ;
- Autonomie limitée à l'exécution ;
- Responsabilité dans l'utilisation du matériel ;
- Travail défini, contrôlé, évalué par le Secrétaire Général ou les élus référents.

CONDITIONS DE TRAVAIL
- Résidence administrative : Mairie de Civaux, 2 place de Gomelange, 86320 CIVAUX ;
- Horaires réguliers (35H) ;
- Travail seul ou en équipe ;
- Travail sur écran quotidien ;
- Travail assis quotidien ;
- Agressivité du public (rarement) ;
- Possibilité de déjeuner à la cantine scolaire (1.50€ le repas) ;
- CNAS.

COMPÉTENCE TECHNIQUES ET PROFESSIONNELLES REQUISES:
SAVOIR FAIRE:
Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables:

- Apprécier la validité des pièces justificatives ;
- Contrôler les factures du ou des services ;
- Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers ;
- Préparer les mandatements et titres de recette ;
- Saisir les factures et mandats ;
- Réaliser les engagements et le suivi des crédits ;
- Préparer les échéanciers, fonds de compensation de TVA ;
- Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements et réalisations ;
- Identifier un problème sur une opération comptable.

Traitement des dossiers et saisie de documents:

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.

Accueil physique et téléphonique du public:

- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
- Rédiger des notes synthétiques.

Gestion de l'information, classement et archivage de documents:

- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver