Chargé.e D'accueil

Filière:
**Administrative**

Métier:
**Population-Administration Générale**

Catégorie:
**C**

**Adjoint administratif territorial-AAT**

CDD ou titulaire

**ANNEMASSE**

**(Auvergne-Rhône-Alpes)**
***

**Titulaire ou contractuel**

Expérience:
**2 à 3 ans**

Rémunération statutaire + régime indemnitaire

Date limite:
**14/01/2023**

**Descriptif et missions**:
CHARGÉ.E D'ACCUEIL

**Ville de ANNEMASSE recrute**:
**chargé.e d'accueil**
- LA VILLE D'ANNEMASSE RECHERCHE POUR SON SERVICE ENFANCE ET ÉDUCATION
- UN(E) CHARGE(E) D’ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE
- (cadre d’emplois des adjoints administratifs )
- Annemasse, ville de 38 000 habitants, surclassée 40 à 80 000 hab., au sein d'une communauté d'agglomération de 90 000 hab. et de l'agglomération transfrontalière du Grand Genève (950 000 habitants), connaît un dynamisme démographique, économique et urbain important. Dotée de 700 agents, elle développe depuis 5 ans une démarche de changement managérial inspirée des expériences d'entreprises libérées, et nommée - Collectivité libérante, agile et bienveillante -.
- Placé(e) au sein du pôle accueil du service Education, vous êtes chargé-e d’assurer le traitement des démarches administratives des usagers pour les secteurs scolaire et périscolaire en veillant à garantir la qualité du service qui leur est rendu.
- Vous avez à cœur de répondre aux besoins des usagers. Vous avez un excellent relationnel et une grande capacité d’écoute. Vous appréciez le travail en équipe, vous possédez une réelle capacité d’analyse et savez faire preuve d’initiative. Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques.
- La connaissance de la gestion des services périscolaires au sein d'un service Education est un atout supplémentaire
- Vous avez le profil pour postuler.
- Vous serez en charge des missions suivantes:

- 1) Assurer l’accueil des usagers- Accueillir, informer et orienter les usagers sur l’offre périscolaire au sein de la collectivité
- Informer les usagers sur les démarches à suivre pour les inscriptions scolaires et périscolaires
- Assurer la prise de rendez-vous sur le logiciel Synbird
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
- Répondre aux demandes transmises par courrier électronique
- Traiter informatiquement les demandes transmises par voie dématérialisée via l’espace citoyen

2) instruire et traiter les dossiers d’inscription- Réceptionner et vérifier les pièces justificatives lors du dépôt des demandes
- Créer les dossiers familles dans le logiciel de gestion
- Veiller à la qualification et la mise à jour de la base de données
- Enregistrer les inscriptions scolaires en lien avec le référent du secteur enseignement primaire
- Enregistrer les inscriptions périscolaires : restauration, claé et centre de loisirs
- Traiter les demandes d’inscription occasionnelles
- Gérer les signalements d’absence
- Assurer le suivi des demandes d’inscription sur liste d’attente

3) Gestion administrative en lien avec les services partenaires- Participer à la réalisation et au suivi des commandes de repas en lien avec le pôle restauration
- Effectuer le contrôle de cohérence entre les effectifs et les capacités d’accueil
- Editer les listes d'appel à destination des équipes de terrain
- Réaliser les traitements périodiques sur le logiciel de gestion
- Récupérer les listings d’appels et procéder à la régularisation des pointages
- Assurer l’interface avec la régie pour la résolution des problèmes de facturation
- Assurer un appui auprès des équipes périscolaires sur les situations particulières : familles en situation de grande précarité, enfants à besoins particuliers, gardes alternées.

**Profil recherché**:
CHARGÉ.E D'ACCUEIL
- Compétences
- Savoirs:
- Maîtrise des outils informatiques:
Word, Excel, : savoir créer un tableau et utiliser les fonctions de base
- Utilisation des logiciels métiers : concerto Opus (logiciel de gestion de la base de données famille/inscriptions) ; concerto Virtuose (logiciel dédié aux traitements des démarches dématérialisées : Synbird : (logiciel de prise de rendez-vous)- Connaissances des collectivités territoriales

Savoir-faire:
- Savoir communiquer
- savoir travailler en équipe
- savoir se rendre disponible durant les périodes d’activité soutenue

Savoir-être- Faire preuve d’initiative
- sens de l’écoute
- Savoir s’organiser et fixer les priorités
- Être capable de résister au stress
- Faire preuve de réactivité, de polyvalence et d’adaptation
- Respecter le devoir de réserve et de confidentialité

Conditions spécifiques
- Poste à temps complet : 35 heures semaine réparties du lundi au vendredi de 8 h à 12 h 30 et de
- 13 h 30 à 17 h.
- Poste ouvert:

- aux adjoints administratifs titulaires de la fonction publique ou aux grades équivalents dans d'autres fonctions publiques, ou à déf