Gestionnaire Des Assemblées

Synthèse de l'offre

**Employeur**

**MAIRIE D ANNONAY**
2, Rue de l'Hôtel-de-Ville - BP 133
- 07104 ANNONAY

**Lieu de travail**
- ANNONAY

**Poste à pourvoir le**
- 01/04/2023
- 04/03/2023

**Type d'emploi**
- Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent- ?**Durée de la mission**
- 12 mois

**Nombre de postes**
- 1

Détails de l'offre

**Famille de métier**
- Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives**Grade(s) recherché(s)**
- Adjoint adm. principal de 1ère classe
- Rédacteur
- Rédacteur principal de 2ème classe
- Rédacteur principal de 1ère classe**Métier(s)**
- Secrétaire de mairie**Ouvert aux contractuels**
- Oui (Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
- Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.**Temps de travail**
- Complet, 1607h / an**Descriptif de l'emploi**

Le service des Affaires Juridiques, Administratives et Foncières de l'entité mutualisée composée notamment de la commune d'Annonay, et de la communauté d'agglomération Annonay Rhône Agglo, est chargé d'assurer les missions liées aux affaires juridiques, assurances, assemblées, locatives et foncières.

Dans un contexte de vacance temporaire du poste, et dans l'optique du départ à la retraite du gestionnaire des assemblées, un gestionnaire des assemblées est recruté en renfort pour pallier l'absence de l'agent en poste et permettre une passation des missions. Une polyvalence du futur gestionnaire est attendue afin de participer, en appui du chef de service et de la directrice, à l'assistance administrative des dossiers du service des Affaires Juridiques, Administratives et Foncières en particulier sur les missions assurance en raison d'un fort arriéré de dossiers après une période de vacance du poste.

**Missions et conditions d'exercice**

Préparer, gérer et suivre les instances de l'entité mutualisée (Ville d'Annonay et Annonay Rhône Agglo):

- Participer, en lien avec le chef de service, à l'élaboration du calendrier annuel prévisionnel des instances, et au calendrier préparatoire de chaque instance.
- Assurer le traitement administratif et le suivi du processus de préparation des instances : mise en forme des décisions / arrêtés / délibérations, préparation de l'ordre du jour et des convocations, envoi des convocations et des pièces annexes par voie dématérialisée (sur demande par voie postale).
- Suivre le processus de préparation et de validation des instances : coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires, veiller au respect des échéances et procéder aux relances nécessaires.
- Assurer le suivi de l'exécution des actes administratifs : envoi au contrôle de légalité, transmission aux services, notification des actes aux tiers concernés.
- Tenue des registres des délibérations, décisions et arrêtés de l'entité mutualisée.

Organisation et gestion de la logistique des instances délibératives et consultatives:

- Constitution des dossiers pour le Maire et le Président, le Directeur Général des Services ainsi que le cabinet du Maire / Président.
- Organiser et assurer la tenue et le suivi de la séance : vérifier le quorum, participer à l'accueil, suivre l'émargement, suivre les interventions et les votes.
- Gérer l'affichage règlementaire dématérialisé, la transmission des actes au contrôle de légalité ainsi que le suivi de la certification exécutoire des différents actes.
- Rédaction et relecture des procès-verbaux en lien avec le prestataire en charge de la retranscription.
- Participer au suivi

Présence aux séances des instances de l'entité mutualisée:

- Assister aux séances des instances de l'entité mutualisée notamment les conseils municipaux, les conseils communautaires et les bureaux communautaires.

Assistance et conseil administratif auprès des services et des élus : o Assurer une veille juridique et règlementaire, sous la supervision du chef de service, pour diffusion aux services et élus.
- Traiter en lien avec les services concernés, sous la supervision du chef de service, les dossiers nécessitant une expertise administrative et juridique.
- Participer à la formation interne des services et élus à l'utilisation de l'outil métier de gestion des actes.
- Promouvoir les bonnes pratiques liées à la rédaction des actes administratifs et transmettre les notes du service en la matière.

Renfort sur les autres missions du SAJAF, en particulier sur les missions assurances o Instruire et gérer des sinistres:

- Exercer des recours directs
Assistance administrative en appui du chef de service et de la directrice o Assurer l'accueil physique et téléphonique du service ainsi que de la directrice, en l'absence d'assistant(e) du service.
- Participer, en appui du chef