Ama Référente

**Conditions pratiques**:

- Fonctionnaire
- Catégorie B
- Administratif
- Temps plein

**Niveau d'expérience requis**: Expérience exigée
**Niveau d'étude requis**:
Bac

**Permis requis**:

- Permis non obligatoire

**Prise de poste**:
17/06/2024

**Type de salaire**:
A définir selon profil

**Localisations**:

- 38700 La Tronche, Isère, Auvergne-Rhône-Alpes**L'établissement**:
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est **le 12e hôpital de France.** Il emploie plus de **11 500 professionnels **dont **1 700 médecins **sur** 3 sites** : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de **100 corps de métiers** se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont:

- **Soigner**:

- **Former**:

- **Chercher**

**Le poste**:
**Exigence institutionnelle**

Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.

**Lieu d’exercice** : Site Nord, Hôpital Couple Enfant.

**Missions du pôle**
Le pôle de Médecine de la Reproduction, Obstétrique et Gynécologie (MeROG) accueille les patientes enceintes ou ayant un désir de grossesse, qu’elles soient adressées par un médecin ou qu’elles se présentent spontanément et toutes les patientes présentant des pathologies gynécologiques

**Périmètre de poste**
Le poste proposé recouvre deux missions : d’une part le management et la coordination de l’équipe des secrétaires des services d’obstétrique et de gynécologie de l’HCE et d’autre part la prise en charge du secrétariat de pôle. La gestion des secrétariats des services de médecine de la reproduction et de gynécologie-obstétrique de Voiron ne fait pas partie du périmètre du poste.

**I. SECRETAIRE REFERENTE 60%**
Management et coordination des adjointes et assistantes médico-administratives du secteur de Gynécologie Obstétrique de l’HCE:

- Animer l’équipe (gérer les conflits, motiver, recadrer, décider).
- Organiser des réunions d’équipe et en assurer le compte rendu.
- Etablir un planning hebdomadaire permettant d’assurer les missions administratives de l’ensemble des services.
- Effectuer un suivi des objectifs déterminés au sein du secteur
- Veiller à une répartition équitable de tâches.
- Tendre à l’harmonisation des pratiques professionnelles.
- Définir des procédures liées aux tâches des différents postes de travail du secrétariat.
- Favoriser la communication entre les différents agents et la communication directe avec lessages-femmes coordinatrices.
- Valider, en premier examen, les demandes de congés et autres autorisations d’absence.
- Gérer les plannings (CHRONOS) des agents.
- Assurer les évaluations des agents : entretien individuel annuel (GPMC) ou renouvellement de contrat.
- Rédiger et actualiser les profils de postes et fiches de postes.
- Procéder au recensement des besoins de formations dans le cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi.
- Organiser le remplacement des agents.
- Encadrer ou organiser l’encadrement des nouveaux agents et des stagiaires.
- Mettre à jour les adresses mail génériques des différents secteurs du service

Gérer les commandes des secrétariats:

- Consommables informatiques (LYRECO et DYADEM)
- Stocks et entretien du matériel bureautique (SCOOP/COPILOT)
- Recensement des besoins en fournitures hôtelières des équipes administratives

Gérer toutes les demandes d’intervention aux services techniques des équipes administratives
(GMAO)
Gérer les demandes d’intervention au support informatiques des équipes administratives (PS’Soft et hotline 7000 si urgence), en binôme avec le secrétariat du responsable médical pour l’équipe médicale
Assurer le lien et la diffusion de l’information entre les différents intervenants du service.

Gérer les habilitations informatiques des nouveaux arrivants (administratifs, techniques, internes,
externes, médecins).
- Easily (dossiers de spécialités + agendas)
- Cristal-link
- Bureau des badges

Référence EASILY : gérer les créations, les modifications des différents agenda EASILY et des modèles de comptes rendus (consultations, HDJ), fiche d’observation, convocations RDV
Gestion de la visioconférence (préparation de la salle, test, information aux utilisateurs), en binôme avec le secrétariat du responsable médical
Assurer les déménagements des secrétariats en lien avec les services supports

**II. SECRETAIRE DE POLE 40%**
Réservation des salles de réunion du Département (JP Schaal, Amazones, Salle Polyvalente de l’HCE,)
Gestion des plaintes du Département et transmissions des dossiers aux patients, après validat