Exécutive Assistant

**ComRungis recrute un(e)**

**ASSISTANT(e) EXECUTIF(ve)**

Votre rôle:
Affecté au Président et aux membres de la direction, vous êtes l’assistant(e) exécutif(ve) : vous avez pour rôle de seconder le Président et mettez tout en œuvre pour que les dirigeants puissent réaliser leur travail et se consacrer à leurs missions. C’est un poste clé dans l’organisation.

En tant qu’assistant(e) exécutif(ve), vous avez pour objectif d’appuyer le Président dans la réalisation de ses missions en vous assurant du suivi de ses dossiers en interne et en le déchargeant des tâches administratives et d’organisation quotidienne. Vous servez principalement d'interface entre lui et ses interlocuteurs.

Vos missions sont les suivantes:

- Réceptionner, quand c’est nécessaire, les appels du Président et lui transmettre les informations importantes ;
- Savoir réorienter les demandes des interlocuteurs/clients sur les pôles interne en fonction des compétences de chacun ;
- Assurer la lecture des courriels du Président et les classer par ordre de priorité, gérer les réponses et fluidifier en permanence la transmission d’information au sein du comité de direction ;
- Savoir synthétiser auprès du Président les informations importantes et prioriser les urgences
- Organiser et préparer ses rendez-vous, s’assurer de la bonne préparation de l’ensemble des pièces du dossier abordé ;
- Organiser les dossiers de travail du Président puis les suivre par ordre de priorité ;
- Produire les comptes-rendus des réunions et veiller à leur diffusion ;
- Participer à des séances de briefing / débriefing au côté du Président pour être au fait de l’évolution du travail, des dossiers et pouvoir gérer les éventuels contretemps de sa journée.
- Participer avec le Président à des réunions diverses pour être au fait des différents dossiers
- Fluidifier en permanence tous les échanges afin d’assurer un suivi optimum et organiser en fonction des priorités les différents dossiers du Président
- Prendre en charge toutes les tâches quotidiennes de fonctionnement permettant la bonne organisation générale du Groupe
- Répondre aux demandes des membres de la direction sur divers dossiers pour fluidifier leurs actions

Qualités attendues

Votre poste d’assistant(e) exécutif(ve) vous amène à exécuter de nombreuses tâches administratives propre à l’organisation du groupe. Entre les appels téléphoniques et les courriels, vous devez être parfaitement organisé et savoir trier les informations par ordre de priorité. Pour optimiser votre travail, vous devez impérativement travailler de manière polyvalente avec toujours autant d'efficacité.

Vous serez en contact tant avec les différents pôles de l’entreprise qu'avec des personnes à l’extérieur. Vous devez savoir communiquer et faire preuve d'excellentes qualités relationnelles.

Nous attendons une personne ayant:

- Une capacité d’organisation très prononcée
- Une très bonne maitrise dans la gestion de multiples dossiers en même temps
- Un sens aigu de la priorisation des demandes, dossiers, mails
- Une parfaite maitrise rédactionnelle
- Un contact très ouvert et très convivial
- De la ponctualité
- Des possibilités d’amplitudes horaires importantes en cas de période chargée ou d’événementiel

ComRungis:
Installés en plein cœur du Marché de Rungis, nous sommes une agence de communication/événementiel et réalisons de très nombreux projets de communication pour les opérateurs du Marché et la mise en lumière de leurs produits. Nos différents pôles regroupent de nombreuses activités avec notamment une imprimerie dans nos locaux, un département signalétique, grand format et covering de véhicule ainsi que la gestion des visites du Marché de Rungis.

Nos bureaux situés au centre du Marché de Rungis nous permettent une très grande réactivité vis-à-vis de nos clients, ce qui fait de notre agence un atout sur le Marché.

Statut

CDI

Horaire de début le matin 7h30

Possibilité d’extension en cas de périodes très denses et/ou d’événementiel

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : à partir de 30 000,00€ par an

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Heures supplémentaires
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 3 ans (Exigé)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 28/08/2023