Secrétaire (F/H)

il y a 2 semaines

Paris, France Assistance Publique Hôpitaux de Paris Temps plein

**Date de début de diffusion **:09/05/2023

**Date de parution **:09/05/2023

09/06/2023

**Nature/durée de contrat**:
CDD de 6 mois

**Intitulé long de l'offre**:
Secrétaire de l'UF EADM

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Secrétaire F/H

**Métier**:
Gestion et administration - Secrétaire

**Type d'emploi**:
Titulaire ou contractuel

**Rémunération**:
Selon grille indiciaire APHP

**Poste à pourvoir**:
Immédiat

**Vos missions**:
Assurer les fonctions de secrétaire de l'UF EADM au sein d'une équipe de 12 personnes en lien avec les fournisseurs de produits de santé et les hôpitaux APHP.

Les missions:

- accueil et gestion des appels téléphoniques
- gestion des courriers et courriels à partir de documents types et mise à jour des courriers types, suivi de chronos
- mise à jour de documents d'information affichés dans l'unité
- classement et archivage
- mise en forme et reproduction de documents
- rédaction de CR de réunion
- mise à disposition des documents ad hoc pour les réunions d'experts
- gestion des agendas, prise de rendez-vous
- mise à jour du fichier fournisseurs, des listes d'experts médico-soignants APHP (correspondants) de l'unité
- organisation de réunions : réservation de salles et matériel informatique, préparation de documents, courriers d'invitation
- liaison avec le service de maintenance (demande de maintenance sur SAP)
- commande de fournitures
- rédaction et mise à jour de procédures et documents techniques relatives à l'activité de l'UF
- élaboration des tableaux d'information des résultats d'appel d'offres, en lien avec les experts de l'unité
- contribution au bilan d'activité annuel et relevé d'indicateurs semestriel
- suivi du circuit des dossiers de Marchés Négociés (MN) et gestion du tableau de bord des MN
- gestion des documents qualité dans l'outil de gestion qualité (GED)
- remplacement ciblé pour les taches identifiées urgentes de la secrétaire de l'UF EAM

**Statut du poste**:
Vacant

**Versant**:
Fonction Publique Hospitalière

**Catégorie**:
Catégorie C (employé)

**Temps Plein**:
Oui

**Niveau d'études min. requis**:
Bac (Niveau 4)

**Spécialisation**:
Secrétariat, bureautique

**Niveau d'expérience min. requis**:
2-5 ans

**Compétences attendues**:
Maîtrise de l'outil informatique : Word - Excel - Power Point - Internet - Outlook - SAP

Qualités professionnelles:
Rigueur, sens de l'organisation, sens de l'anticipation
capacité de synthèse
sens du relationnel et sens du travail d'équipe
adaptation à des situations d'urgence-métier
facilité d'adaptation, autonomie, esprit d'initiative
intégrité, confidentialité, discrétion

**Document à transmettre**:
L'envoi du CV obligatoire

**Localisation du poste**:
**Localisation du poste**:
France, Ile-de-France, Paris (75)

**Ville**:
Paris 5

**Hôpital et/ou site**:
Agence générale des équipements et produits de santé (AGEPS)

**Lieux d'affectation**:
SEPBU

**Demandeur**:
**Date de vacance de l'emploi**:
09/05/2023

**Informations complémentaires**:
**Fondement juridique du recrutement**:
Agents contractuels occupant des emplois permanents dans la fonction publique hospitalière (Articles L 332-15 à L 332-20)

**Télétravail possible**:
Oui

**Management**:
Non

**Informations complémentaires**:
Au sein du Pôle Pharmacie Hospitalière des Hôpitaux de Paris (PH-HP), le service Evaluations Pharmaceutiques et Bon Usage (EPBU) assure notamment pour les hôpitaux de l'APHP, pour les Produits de Santé Pharmaceutique (PSP) les missions coordonnées d'information, d'évaluation d'achat, de gestion du référentiel des produits de santé, d'études médico-économiques.

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