Chargé-e D'accueil Des Institutions Européennes

il y a 2 semaines


Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps plein

N° annonce

E002452

Direction

Relations européennes, internationales et transfrontalières

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent

fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Rédacteur
à Rédacteur principal 1ère Classe

12/03/2023

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Le Lieu d’Europe est un établissement de la Ville de Strasbourg dont la mission porte sur la promotion de l’Europe dans toutes ses dimensions, historiques, institutionnelles et culturelles. Pour rapprocher l’Europe des citoyens, le Lieu d’Europe propose un programme diversifié d’actions de médiation et de manifestations culturelles à destination des scolaires et du grand public. La programmation s’articule autour d’offres récurrentes et de temps forts événementiels. Le Lieu d’Europe a également vocation à animer le quartier européen de Strasbourg, labellisé Patrimoine européen par la Commission européenne.

Description des missions, Activités

Au sein du Pôle Accueil des institutions européennes et des délégations internationales et en lien avec les autres Pôles de la Direction des relations européennes, internationales et transfrontalières, vous êtes chargé-e de mettre en œuvre les actions destinées à améliorer les conditions d’accueil des institutions européennes et des délégations internationales, ainsi que la préparation de d’évènements protocolaires et de manifestations grand public.

**Activités principales**:
Suivi opérationnel et logistique des évènements et accueil des délégations internationales

Assurer le suivi opérationnel et logistique des évènements protocolaires liés à la présence des institutions européennes.

Assurer le suivi opérationnel et logistique des manifestations grand public (Fête de l’Europe, Dialogues de Strasbourg, Forum mondial de la démocratie, etc.).

Propose une rédaction de cartons et courriers d’invitation.

Prépare les mailings, la mise sous pli, l’expédition des invitations et le suivi des réponses.

Elaborer le compte rendu d’événement, recueillir documents de presse, suivre les suites éventuelles (courriers, photos, etc., classer le dossier).

Préparer l’accueil de délégations internationales, en lien avec les autres pôles de la direction:

- réservation de billets d’avion
- réservation hôtelière et de restauration
- organisation de réceptions, visites de musées, visites en bateau, visites guidées
- accueil physique pour des réunions, séminaires, délégations
- organisation logistique de manifestations, de déplacements et d’accueil de délégations, d’évènements (concerts, expositions )

Accueil des institutions européennes et organisation des sessions plénières du Parlement européen et de l’Assemblée parlementaire du Conseil de l’Europe

En appui des autres chargés d’accueil et des manifestations européennes:
Gérer en autonomie les transferts des parlementaires européens.

Réceptionner les demandes (Fax et téléphone).

Préparer et envoi une confirmation de prise en charge aux parlementaires.

Elabore les hypothèses de regroupement.

Réaliser des simulations financières par regroupement et type de transfert (taxi-bus).

Négocier et commander les prestations aux transporteurs.

Saisir les transferts dans PROV2.

**Réaliser le suivi budgétaire**:

- mettre en place des tableaux de bord budgétaire,
- élaborer le prévisionnel de dépenses.

**Effectuer le rapport d’activité des transferts**: analyse statistique des transferts par destination et mode de locomotion (car/taxi/minibus).

Préparer les courriers destinés aux parlementaires européens.

En lien avec l’assistante de direction prospecter les différents fournisseurs pour les propositions de cadeaux destinés aux députés-es.

Passer les commandes de fleurs.

Assurer la fonction de chargé-e d’accueil, au sein des institutions européennes et, le cas échéant, aux aéroports et gares (accueillir les parlementaires et les délégations ; gérer les retards et les temps d’attentes entre les transferts ; prendre toute décision nécessaire en cas de problème rencontrés sur place (surbooking, pannes ))

**NB**: toutes ces activités doivent pouvoir être assurées également en anglais et en allemand.

**Activités secondaires**:
Participer à la rédaction des cahiers des charges pour les prestations soumises au Code des marchés publics.

Passer les commandes liées à l’exécution des marchés publics.

Profil

Niveau Bac à bac +2.

Expérience souhaitée en organisation d’évènements.

Maîtrise de montage



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