Assistant.e Administratif.ve

**Description de la future affectation**:
**Domaine**:

- Appui - Animation scientifique et partenariale

**Type de contrat**:

- CDI

**Intitulé**:

- Assistant.e administratif.ve

**Date de début**:

- 04/03/2024

**Description du poste / de la mission**:

- L’assistant.e administratif.ve intégrera l’équipe de direction de l’UMR Selmet, une unité qui comprend 110 agents permanents et contractuels, dont 55 Ciradiens. - Vous travaillerez en équipe avec l’assistante administrative de l’unité, ainsi qu’avec l’attachée de direction de l’unité.
- Vous assurerez, au sein de l’unité, les activités administratives et de gestion liées à votre domaine. Il s’agira notamment d’être en appui des activités scientifiques de l’unité qui se déploient sur de nombreux terrains dans les Dom (Réunion, Guyane) et à l’étranger. Vous serez l’interlocuteur.trice des collaborateurs de l’unité (chercheurs, techniciens, informaticiens, doctorants) et des partenaires extérieurs (clients, fournisseurs, stagiaires, scientifiques accueillis, gestionnaires de conventions ).
- Les activités du poste comprendront 5 grandes rubriques:
**1/ Assistanat administratif et logistique**
- Vous serez en charge de préparer, suivre, contrôler et archiver des dossiers administratifs, suivre les agendas/planning, saisir/mettre en forme et rédiger des courriers classiques, notes, comptes rendus, assurer la gestion des fournitures et du stock, contribuer à l’intendance et au bon fonctionnement du collectif, organiser et gérer les déplacements, missions, organiser et gérer l’accueil de stagiaires, organiser la logistique d’événements : réunions, colloques, séminaires

**2/ Budget/Finances**
- Vous serez en charge de traiter et suivre les achats de l’unité (bons de commande) qui concernent les billets d’avions, les fournitures, les réservations de salles, les hôtels pour les partenaires, etc., Vous assurerez aussi le suivi de ces dépenses en lien avec la Direction de l’Unité (cas des dépenses prises sur le budget de fonctionnement de l’unité), et avec les chefs de projets (cas des dépenses sur projets).

**3/ Ressources Humaines**
- Vous informerez et orienterez le personnel de l’équipe dans ses démarches RH etd accompagnerez les nouveaux entrants et les accueillis dans leur intégration au sein du collectif.

**4/ Communication**
- Vous relaierez les informations auprès de la hiérarchie et/ou du collectif, en participant notamment à la lettre mensuelle « Selmet’infos ».
- Un savoir-faire en communication sera apprécié en vue de la contribution à certaines tâches spécifiques de l’unité : actualisation du site web de l’unité (actualités, pages agents, pages projets), gestion des comptes Linkedin et X (ex-twitter) de l’unité.

**5/ Implication dans la vie collective de l’unité et de l’établissement.**
- Vous participerez à l’enregistrement des indicateurs d’activités de l’unité (missions, accueils). Vous aurez aussi la possibilité de contribuer à des groupes de travail transversaux aux différentes unités de l’établissement en fonction des besoins et de votre intérêt.

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**Profil souhaité**:

- Le profil recherché est celui d’une personne titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 en assistanat/ secrétariat ou équivalent, ayant eu une première expérience professionnelle d’au moins 2 ans, et possédant un intérêt pour la communication.

**Connaissances nécessaires**
- Connaitre l’environnement bureautique
- Avoir des notions en gestion financière
- Être capable d’utiliser l’anglais professionnel à l’écrit (et si possible à l’oral)
- Connaître le fonctionnement des circuits d'information internes et externes
- Connaitre les techniques administratives dans son domaine d’activité
- Avoir une connaissance des principes de la communication externe sera appréciée

**Savoir-être**
- Savoir travailler en équipe/en réseau
- Être organisé(e) et rigoureux(se) dans la réalisation de ses activités
- S’adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs (internes, externes, etc.)
- Avoir de bonnes qualités relationnelles (être diplomate, être à l'écoute, faire preuve de neutralité bienveillante)
- Faire preuve d’initiative et être force de proposition
- Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service
- Savoir déceler des situations sensibles
- Réagir de façon appropriée aux situations d’urgence ou de crise

**Savoir-faire**
- Mettre en œuvre les techniques de l’accueil téléphonique et physique
- Synthétiser l’information reçue ou traitée tant à l’oral qu’à l’écrit
- Discerner les informations confidentielles de celles diffusables
- Rendre compte à sa hiérarchie et à ses collègues
- Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (pack office entre autres)
- Mettre en œuvre les procédures administrativ