Assistant Exécutif

Publié le 11/03/2024
51100 Reims
CDD

**A propos de Nous**:
5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.
Pluridisciplinaire, elle forme près de 29 000 étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).
Placé.e sous l’autorité de Lilian Joly dans ses fonctions de porteur du Pôle de Recherche et d’Innovation AEROLAB recherche un.e assistant.e executif.ve

**Votre mission, si vous l'acceptez**:
L’assistant.e executif.ve aura pour missions de:

- Gérer le planning et un ou plusieurs agendas complexes et fluctuants ;
- Préparer et organiser les réunions et gérer les participants : ODJ, collecte des infos, préparation et suivi des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes-rendus ;
- Rédiger des supports de communication (comptes-rendus, notes, rapports, correspondances, etc.) et tâches bureautiques (frappe de courriers, etc.) ;
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en en externe ;
- Organiser les RDV et les conférences téléphoniques ;
- Organiser les interventions orales ;
- Organiser les déplacements en France et à l’international ;
- Organiser et gérer les différents évènements internes ou externes (formations, réunions, réceptions, séminaires) ;
- Gérer les notes de frais et le suivi des dépenses ;
- Accueil physique des RDV ;
- Gérer les appels téléphoniques ;
- Utilisation d’outils collaboratifs ;
- Réaliser la gestion administrative du courrier papier et électronique (mails) ;
- Mettre en place des outils pour simplifier et optimiser le travail de la direction.

**Le profil idéal, selon nous**:
Formation de niveau Bac +2/3 minimum (BTS, DUT ou licence en assistanat de direction, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI) avec 2-3 ans d’expérience au minimum.

**Compétences**:

- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) ;
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise ) ;
- Connaissances en gestion administrative et des normes rédactionnelles ;
- Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie) ;
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation ;
- Maîtrise de l’organisation d’événements ;
- Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire ;
- Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord ;
- Bon niveau d’anglais (B2).

**Aptitudes professionnelles**:

- Dynamisme ;
- Esprit d’initiative ;
- Discrétion ;
- Organisation et rigueur ;
- Capacités rédactionnelles ;

L’assistant.e pourra être amené.e à se déplacer localement, mais aussi en région Grand Est ou en France.

Le poste étant situé dans une ZRR (zone à régime restrictif), le recrutement est conditionné par l'obtention d'un avis favorable du HFSD (Haut Fonctionnaire Sécurité Défense). En conséquence, la date de prise de fonction est précisée à titre indicatif et pourra être décalée.