Alternance - Office Manager & Junior Facility

il y a 2 semaines

Paris, France LVMH Holdings Temps plein

Company: LVMH Holdings
- Country / Region : France
- City : Paris
- Business group: Autres activités (hôtellerie, média,...)
- Contract type: Contrat d'alternance
- Function: Gestion des installations
- Experience required: Débutant
- Reference No.: LVMH02081
- Date of publication: 2023.06.08

POSITION

Le groupe LVMH, leader mondial des produits de luxe, rassemble plus de 75 Maisons exceptionnelles créant des produits de haute qualité.

Aux côtés d’une équipe de 2 personnes, vous participerez activement au développement de ce nouveau département au sein de la holding du Groupe.

Vous interviendrez principalement sur les missions suivantes:
Administratif & organisation
- **Vous accompagnerez le dirigeant et l’équipe de Facility Manager(s) dans la bonne exécution de leur mission : préparation des réunions, coordination de planning et d’interventions avec les Maisons clientes du département, suivi des paiements, de la facturation, etc.**
- Les Maisons seront sujettes à des plannings annuels d’interventions, ainsi qu’à des contrats fournisseurs (sécurité, entretien, etc.). Vous devrez vous assurer de la bonne actualisation des éléments et des documents de chacune des Maisons ;
- Vous vérifierez l’intégrité des factures d’un fournisseur avec les accords-cadres ou contrat du fournisseur ;
- **Vous assurerez, à la demande, le suivi des demandes des Maisons clientes en Facility Management ;**:

- **Vous participerez à la rédaction des procédures de Facility Management du (des) Maison(s) qui vous seront confiés et assurerez que ces procédures sont bien suivies ;**:

- **Vous assurerez en partie le suivi budgétaire du (des) Maison(s) que vous auriez à suivre.**

Opérations spéciales
- **Vous participerez à la mise en place des appels d’offres fournisseurs et veillerez, à la demande, à effectuer l’étude comparative des prestations visant à choisir un prestataire ;**:

- **Vous pourrez effectuer le suivi sur site d’une Maison cliente ;**:

- **Vous devrez pourvoir intervenir, en cas de besoin, sur site auprès des Maisons pour appuyer l’action des Facility Managers en charge du bon déroulement de travaux spéciaux mis en œuvre à la demande des Maisons ;**:

- **Vous devrez assurer le suivi administratif des clients : transmettre la procédure de facturation aux prestataires, scanner les factures fournisseurs, récupérer les DOE de chacun des prestataires, communiquer avec les services comptables des Maisons en cas de soucis de paiement d’un fournisseur ou encore actualiser le suivi des dépenses d’un projet à la demande.**

Assistance commerciale et marketing
- **Vous participerez au support de l’action commerciale du département à travers des opérations marketing (étude, benchmark des concurrents, satisfaction des clients, etc.) ou commerciale (aider à la rédaction d’une proposition commerciale, créer et actualiser une base de données de prospects, organiser des événements autour des réalisations du département pour faire connaître le savoir-faire du département, etc.).**

Pour mener à bien les travaux qui vous seront confiés, vous serez amenés à développer des contacts au sein de la Holding et de nos Maisons en France et à l’étranger. Ce contrat en alternance vous offre la possibilité de découvrir le rôle central de la gestion des espaces de travail d’un grand Groupe, mais aussi de participer à la prise en compte grandissante des enjeux environnementaux, énergétiques et de sécurité de l’immobilier de bureau du Groupe.

PROFILE

Vous êtes en Bac+3/5 en école de commerce ou de formation universitaire en immobilier (master MIPI ou IMSI ou encore master de l’immobilier et des services par exemple).

Vous maitrisez des outils bureautiques dont Excel et Powerpoint, indispensables.

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et vous aimez le travail en équipe.

Vous êtes motivé(e) à l’idée d’apprendre, d’avoir un environnement dynamique et challengeant et de travailler en équipe.

Vous avez un niveau d’anglais courant.

ADDITIONAL INFORMATION

**Avantages**:
Tickets restaurant, 75% de transport en commun, tarif dégressif à la salle de sport, vélos électriques disponibles gratuitement, séminaire d'intégration.

L'offre d’alternance est à pourvoir pour juillet 2023, pour une durée de 12 mois renouvelable.

Votre mission est basée dans le 8ème arrondissement de Paris, mais vous pourrez être amenée à devoir vous déplacer en province quand ce sera nécessaire (très ponctuellement).

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