Secretaire Medical

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

SECRETAIRE MEDICAL F/H

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

Dans la cadre d un CDD du 28/04 au 30/09/2023 et au sein du secrétariat médical nous sommes à la recherche d un.e secrétaire médical

Horaires du secrétariat : 8 h 15 20 h 30 ( 7 jours /7).

Accueil physique et téléphonique
- Orientation des appels, des personnes,
- Gestion des demandes des patients,
- Transmission dinformations,
- Gestion des RDV familles,
- Traitement des demandes et renouvellement de documents (CERFA, BT).

Entrées/Sorties administratives des patients

Lecture de carte vitale et impression pour le BE.

Photocopie de la mutuelle, photocopies des pièces didentités pour personnes étrangères.

Numérisation et indexation des papiers didentités des mutuelles dans Pastel.

Vérification de ladresse, du téléphone et compléter le médecin traitant ainsi que la personne à prévenir (qui remontera dans le bandeau Easily).

Création du patient sil nest pas connu.

Mise à jour de la liste des arrivées sur PASTEL.

A chaque entrées patient arrivé par les ambulances fournir aux ambulances des lectures de carte vitale, leur faire la photocopie de la carte de mutuelle et leur établir un certificat de passage.

Tenir à jour la main courante (sous forme papier) en mettant en page par des traits de couleurs les caractéristiques à compléter (identité, motif de la venue, mode de venue et sortie) : statistiques GEMSA.

Après fermeture du bureau des entrées (18h), ainsi que les jours fériés, samedis après-midis et dimanches en journées:

- Mouvements dans pastel inter établissements : médecines, SSR, mutations, transferts, entrées sorties, etc.
- Élaboration de bulletins de situations (également à éditer durant louverture du bureau des entrées pour toute mutation ou transfert dits « urgents ».

Travail administratif
- Récupérer et distribuer le courrier au standard : faire le tri, numériser les courriers reçus (comptes rendus dhospitalisation, de consultation spécialisée, etc..) et les mettre dans les bannettes des médecins concernés pour lecture.
- Faire les statistiques de la veille : calculer le nombre de passages et les saisir dans le classeur médical (hospitalisations, de mutations, des plus de 75 ans, des moins de 1 ans, et saisir les mutations et UHCD). A faire avant 10 h 30 sinon saisie impossible après et saisie non enregistrée.
- Mettre à jour le tableau des entrées/sorties lUHCD sur EXCEL : envoi par mail aux CDS HNOTA les mercredis et dimanches.
- Mettre à jour le tableau des mutations sur EXCEL : envoi par mail aux CDS HNOTA les mercredis et dimanches.
- Vérifier et mettre à jour la feuille des hospitalisations pour laboratoire UNILIANS TARARE pour patients hospitalisés tous les jours et la poser dans la boîte à bilans.
- Accueillir Amina (Registre ARVAC) tous les 2 mois, lui ressortir toutes les fiches ARVAC pour statistiques et linstaller dans un bureau avec un ordinateur pour un accès Easily.

Mise à jour du dossier clinique du patient
- Indexation les ECG et tous les documents fournis à lentrée du patient (fiches SDIS, ordonnances, courriers des médecins traitants/adressant, courriers de sorties, ordonnances de sorties, arrêts de travail, certificats médicaux daccident de travail, télémétrie ).
- Numérisation et indexation des documents du dossier transfusionnel selon le protocole en place.
- Frappe : courriers de sortie ou de mutation, des ordonnances pour les patients des urgences, etc

Prise en charge du patient pour la sortie
- Prendre des rendez-vous en urgence pour patients des urgences pour consult ophtalmo, consult dentaire, imagerie
- Préparer les bons de transports avec tous les papiers administratifs du patient.
- Envoie des images de scanner et envois aux hôpitaux, aux médecins... (sur demandes de tous les services de lhôpital).
- Remettre aux patients leur imagerie et résultats de biologie.

Approvisionnement
- Du contenant des gobelets.
- Des documents « mode dégradé » : en sassurant quil reste des formulaires CERFA davance en cas de panne informatique (bons de transport, arrêt de travail, certificat médical initial AT) et faire une demande à la sécurité sociale par mail pour en redemander si besoin.
- Mise à jour des documents « mode dégradé » pour chaque nouveau document (notamment pour les en-têtes) et sassurer de leur stock.
- Commande de papeterie pour tout le service des urgences/SMUR/UHCD.
- Changer les cartouches dimprimantes et remettre du papier dans tous les bureaux et box du service.

Archives
- Trier pour larchiviste les fiches SMUR, mains courantes, prélèvements COVID, et les CD des scanners.
- Détruire au bout de 4 mois les dossiers dimagerie que les patients ne sont pas venus chercher (pochette bleue, CD, photos et compte-rendu).

**PERSONNE À CONTACTER**

PHELUT STEPHANIE

Stéphanie PHELUT
Responsable des secrétariats médicaux
Référente sur site dossier clin