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Assistant D'accueil Et de Secrétariat

Il y a 2 mois

MoustoirAc, France Centre Morbihan Communauté Temps plein

**Descriptif de l’emploi**:
Le poste occupé est celui d’Assistant d’accueil et de secrétariat, avec de bonnes connaissances en matière d’état civil, d’urbanisme et d’élections.

**Missions principales**:
Placé sous la responsabilité du responsable communal,
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion de l’état civil : Acte, avis, transcription, mention, copie, mariage et de décès, Livret de famille. Assister sur demande le Maire lors des mariages, Recensement militaire
- Elections :organiser les élections, la liste électorale, commission de contrôle, permanences
- Cimetière : Gestion du cimetière, suivi des concessions y compris leur renouvellement
- Urbanisme : Réception, pré-instruction, transmission et suivi des demandes d’urbanisme tenir à jour le registre des arrêtés
- Arrêtés de police: Etablir les arrêtés : circulation, débits de boissonet tenir à jour le registre
- Restaurant scolaire et garderie : Gérer les inscriptions, la facturation, la régie
- Action sociale : Constitution, transmission et suivi des dossiers. Participation aux réunions sur demande hiérarchique
- Salles communales : Gérer le planning de réservation des salles communales : établir les conventions, prévoir les états des lieux d’entrée et de sortie, facturation (ménage ) et gestion des cautions et acompte.
- Logements communaux : Recherche des locataires, organisation des états des lieux
- Communication interne (en lien avec l’agent en charge du secteur):

- Envoi des convocations et informations aux instances municipales
- Suppléance de la communication externe (en cas d’absence de l’agent référent)

Gérer la vie municipale:

- Réceptionner et transmettre le courrier
- Tenir un journal de transmission à destination du responsable communal
- Gérer l’agenda du maire, adjoints et responsable communal
- Réaliser les correspondances diverses
- Assister les élus dans les tâches en lien avec les missions confiées à l’assistant d’accueil- Finances : Vérifier le service fait - transmission et traitement des factures validées.
- Appui administratif du responsable communal : courriers, relectures, classement de dossiers
- Toutes tâches ou remplacements exceptionnels ou occasionnels qui pourraient être demandés par la hiérarchie.

**Profil recherché**:

- Connaissance et maîtrise de la réglementation en matière d'état-civil
- Connaitre les techniques d'accueil et de régulation
- Connaissance de l'organisation générale des services de l'administration : connaissance des compétences de la commune et des informations utiles au public
- Maîtrise de l'outil informatique (Pack office, utilisation de logiciels métiers)

CONNAISSANCES THEORIQUES ET SAVOIR FAIRE:

- Savoir renseigner et orienter le public
- Savoir renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Connaître et savoir appliquer les techniques d’expression écrite et orale
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique en matière d’état civil, des élections, d’élaboration des actes administratifs (arrêtés )
- Savoir transmettre les informations
- Savoir adapter le travail en fonctions des nécessités de service
- S’adapter aux différentes situations
- Expérience dans un poste similaire souhaitée

SAVOIR-ETRE : comportement, attitudes, qualités humaines:

- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
- Rigueur, organisation, adaptabilité et polyvalence
- Respect strict des obligations de discrétion et de confidentialité
- Autonomie et esprit d’initiative
- Polyvalence et capacité d’adaptation
- Travail en équipe

Expérience dans un poste similaire souhaitée et connaissance des collectivités territoriales exigée.

**Nos avantages**:

- Adhésion CNAS
- Possibilité de bénéficier de titres-restaurant
- Possibilité de bénéficier du forfait mobilités durables sous conditions

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 1 614,38€ à 4 287,37€ par mois

Avantages:

- Titre-restaurant

Programmation:

- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Lieu du poste : In person

Date de début prévue : 18/09/2023

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