Ou Un Secrétaire-assistant

Missions

Sept délégation territoriales ont été mises en place.Elles sont chacune composées d’une équipe d’animation territoriale qui vient en appui des conseillers d’Alsace sur le territoire et qui est l’interlocutrice privilégiée des partenaires locaux (élus locaux, collectivités, associations...).

Ces équipes d’animation territoriales ont en charge des projets transversaux à l’échelle de leur territoire et peuvent intervenir sur l’ensemble des thématiques et politiques portées par la Collectivité européenne d’Alsace.

Sous l'autorité directe et en étroite collaboration avec le Délégué de la Direction générale, le secrétaire-assistant a en charge:

- le secrétariat du délégué et de l'équipe d'animation territoriale,
- l'assistance au délégué et au chargé de mission sur les tâches d'organisation, de représentation, de coordination, de gestion administrative et de communication,
- l'accueil, l'information et l'orientation des élus, des acteurs locaux et du public,
- le secrétariat des commissions territoriales,
- l'appui aux secrétariats des autres territoires en cas de besoin.

Fonction

**1) Secrétariat du délégué et de l'Equipe d'Animation du Territoire (EAT)**:

- Assurer les tâches de secrétariat (gestion et suivi du courrier, de l'agenda du délégué et du chargé de mission, rédaction et mise en forme de courriers, notes, rapports, comptes-rendus, suivi des congés...).
- Préparer la revue d'agenda pour les conseils de territoire et veiller à l'utilisation des différents agendas par les services.
- Gérer les moyens logistiques de la Délégation (réservations des salles de réunion, fonctionnement des visio-conférences, pool véhicules de service, commande de mobilier pour l'EAT, suivi du budget...).
- Superviser le fonctionnement de l'accueil (organisation des permanences en cas d'absence de l'agent d'accueil, suivi des statistiques et de la démarche qualité accueil, réservation des salles de réunions...).
- Réaliser la revue de presse informa_sée du territoire ;
- Gérer et faire vivre les espaces collaboratifs et alimenter les espaces communs à l'ensemble des territoires d'action.
- Organiser le classement et l'archivage papier et numérique des documents.

**2) Assistance du Délégué de la Direction générale**:

- Organiser et assurer la logistique des réunions de l'équipe territoriale et les réunions (conseil de territoire et conseil élargi de territoire), rédiger les comptes rendus et les diffuser selon les procédures en vigueur.
- Organiser et assurer la logistique des réunions du réseau des acteurs locaux et rédiger les comptes rendus et les diffuser selon la procédure en vigueur.
- Mettre à jour les revues de dossiers du territoire.
- Assister le délégué dans la préparation des dossiers et des visites du Président et des élus.
- Assister le délégué dans les missions de coordination, de veille et de recueil d'information.
- Administrer la page Intranet du territoire et participer au réseau des gestionnaires, relayer sur l'Intranet l'information sur les actions portées en territoire (mise en ligne d'actualités ou de documents).
- Assurer le suivi du plan de communication territoriale.

**3) Accueil, information, orientation des élus, des acteurs locaux et du public**:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Délégation territoriale et assurer le remplacement de la chargée d'accueil en cas de besoin.
- Assurer la logistique des réceptions en lien avec le Cabinet.
- Préparer et diffuser la revue d'agenda et la revue de presse aux élus.
- Apporter un premier niveau de réponse aux différentes sollicitations.
- Assurer une liaison et un suivi des relations courantes avec les différents services de la Collectivité européenne d'Alsace, les élus, les partenaires extérieurs et acteurs locaux.

**4) Secrétariat de séance des Commissions territoriales**:

- Planifier les réunions de bureau entre le délégué et le Vice-président du territoire.
- Planifier les échanges préparatoires en conseil de territoire.
- Organiser et assurer la logistique des commissions.
- Transmettre l'ordre du jour.

**5) Appui aux assistants des autres territoires**:

- En l'absence d'un collègue secrétaire-assistant d'un autre territoire d'action ou lorsqu'il y a une charge d'activité importante, venir ponctuellement en appui au délégué pour l'organisation et la gestion des tâches courantes de secrétariat, de préparation de dossiers, de mise à jour de base de données.
- Développer des relations de travail et d'entraide avec les assistants des autres services de la Collectivité européenne d'Alsace en territoire.

Profil recherché
- Expérience souhaitée en secrétariat et/ou assistance de direction.
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques(Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Access, One Note...).
- Très bonne connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des compé