Coordonnateur(Trice) Administratif(Ve)

Ce poste est à pourvoir au sein du GRETA-CFA Aquitaine.

**Missions**:
Sous la responsabilité du Directeur d’agence, le cadre administratif assure l’interface entre l’agence et le siège du GRETA-CFA Aquitaine.

Il (elle) est un soutien au Directeur d’Agence qu’il-elle conseille.

Il (elle) fait le lien avec le gestionnaire de l’agence, l’équipe des Conseillers en Formation Continue et le personnel administratif.

Il (elle) assure, en interne, pour le compte de son agence, la communication et la mise en œuvre des décisions prises par le bureau, par l’équipe de Direction du GCA.

Il (elle) est en charge de l’ensemble du secrétariat de direction de l’agence dont il (elle) dépend.

Il (elle) crée, (à la demande de l’équipe de direction), des outils et des supports (de communication) de suivi et reporting de l’activité (afin de faire circuler l’information et fédérer le personnel).

Il (elle) est l’interlocuteur Ressources Humaines et Qualité de l’agence.

**Il (elle) manage l’équipe administrative de l’agence**.

**Contexte et activités**:
Dans le cadre des activités développées au GRETA-CFA Aquitaine, peut être associé(e) au pilotage ou à la participation à un projet, comme au développement d’une démarche commune, dont celle de la qualité.

Le poste est basé à Marmande. Des déplacements sur le territoire sont à prévoir.

**Coordination**
- Assurer l’interface entre son agence de rattachement et les différents interlocuteurs internes et externes, Entre le service commun, les centres délocalisés du GRETA-CFA de l’agence (Agen Clairac) et les établissements scolaires, support des formations.
- Transmettre les directives et les faire appliquer.
- En appui au Directeur d’Agence, il participe et organise le fonctionnement de l’agence.
- Organiser, piloter et superviser l’activité quotidienne de l’équipe administrative (20aine de salariés sur différents sites en Lot-et-Garonne)

**Assistanat et conseil**
- Elaborer et diffuser des comptes rendus, notes, etc
- Traiter et diffuser des informations internes et externes.
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
- Supervise, coordonne et planifie la gestion administrative, commerciale et la communication de l’agence en lien avec la direction.
- Conseille la direction de l’agence sur les prévisions à court terme, contribue à la réflexion et mise en œuvre de la stratégie de l’agence, formule des propositions. Alerte sur des difficultés, analyse les problèmes et propose des pistes de solutions. Met en œuvre les décisions prise par la direction d’agence et le siège.
- Définit et améliore les procédures de gestion administrative, élabore et met en place des tableaux de bord, conseille les directions opérationnelles.
- Contribuer à l’élaboration des bilans sociaux et d’activité, à la demande du siège.
- Participe à des projets transversaux. Assure le reporting auprès de la direction.

**Ressources humaines**

**En manager**, il (elle) coordonne et anime une équipe de personnels administratifs et de formateurs qu’il (elle) fédère autour des projets et des objectifs définis.
- Anime des réunions d’équipe.
- Régule la charge de travail entre les personnels selon l’activité et contribue à faire vivre le collectif de travail au quotidien.
- Assurer l’interface et le suivi avec le service des ressources humaines du siège du GRETA-CFA Aquitaine.
- Préparer les documents nécessaires à l’établissement des contrats et avenants.
- Coordonner, piloter et superviser la paie, la facturation, la rémunération des stagiaires, le règlement des prestataires et les actes relatifs à la gestion du personnel (suivi des données relatives aux contrats de travail, plannings, congés etc).
- Assurer le déploiement qualité.
- Organiser le recrutement du personnel administratif de l’agence. Mener les entretiens de recrutement avec la direction.
- Accueillir et intégrer les nouveaux salariés.
- Organiser et réaliser les entretiens professionnels avec la direction.
- Rédiger et mettre à jour les fiches de poste et les procédures.
- Repérer et analyser les besoins en formation des équipes administratives.
- Informer l’ensemble du personnel, administratif et pédagogique, sur les questions RH, en relais du siège.

**Communication**:

- Assurer l’interface avec le service communication du GRETA-CFA Aquitaine.
- Coordination et supervision de la communication agence.

**Connaissances et compétences requises**:
**Savoirs**
- Connaissance du secteur de la formation
- Connaissances générales en paie, gestion administrative et comptable (facturation)

**Savoir-faire**
- Maîtriser les outils informatiques dont Word, Excel, outils Google
- Management d’équipe
- Gestion administrative d’un service

**Comportement au travail**
- Sens de l’organisation et rigueur
- Réactivité
- Sens de la communication