Assistant de Direction

1. ACCUEIL - SECRETARIAT
Assure l’accueil physique et téléphonique
Traite l’arrivée et le départ du courrier, y compris le courrier AR/LR
Planifie les rendez-vous entre la direction et les familles des résidents
Suit en lien direct avec le directeur d’établissement, la liste d’attente des usagers
Assure le suivi et la bonne mise à jour de la base de données résidents, familles
Réceptionne les livraisons de matériel de bureau
Participe à la rédaction Bilan social, Rapport d’activité et autre indicateurs

2. RESSOURCES HUMAINES
- Administration du personnel:
Rédaction des contrats de travail vacataires
Suivi administratif des dossiers du personnel (arrêts maladies et les absences, accidents du travail, visites médicales, certificats, mutuelle, DUE..)
- Formation : participe au suivi du plan de compétences
- Recrutement : rédiger les réponses positives et négatives

3. GESTION DOSSIERS DES RESIDENTS
Le/La secrétaire est responsable de la bonne tenue des dossiers résidents, de la rédaction et de la saisie des documents, de la surveillance de la validité des documents (avertir au moins 6 mois avant la fin de notification MDPH, la famille),
Constitue le dossier d’accueil et d’admission du résident (internet, externat, séjour temporaire)
Tient à jour la fiche de renseignements, Contrat de séjour et/ou DIPC, règlement de fonctionnement, livret d’accueil, la charte, les coordonnées du médiateur conciliateur

4. FACTURATION AUX FAMILLES DES RESIDENTS
Facture les forfaits journaliers, suivis des entrées et sorties et autres mouvements sur HM, et contacts ARS et CD
Remplit le tableau de facturations
Transmet au CD et ARS des données concernant le nombre de journées tous les trimestres et par semestre
Remplit le tableau d’activité pour connaitre le taux d’occupation par mois pour l’année
Suit les bulletins d'hospitalisation
Envoie les bulletins de situations pour avoir la prise en charge pour les séjours temporaires
Calcule et envoie les contributions et enregistre dans un tableau de suivi - Transmission au comptable
Enregistre le tableau de suivi et transmettre au comptable
Fait les admissions sur HM

SAVOIR FAIRE
- Gérer les accueils physiques et téléphoniques
- Rédiger des supports de communication interne (rapports, compte-rendu, note)
- Traiter l’information (collecter, classer, mettre à jour...)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes)
- Préparer l’accueil d’un nouveau salarié
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Gérer des dossiers individuels de salariés
- Réaliser des déclarations réglementaires
- Collecter les besoins en formations du personnel
- Concevoir des supports de suivi et de gestion
- Suivre le traitement des mesures disciplinaires

SAVOIR
- Outils bureautiques
- Normes rédactionnelles
- Suite Office

SAVOIR ETRE
- Rigueur
- Implication
- Communication adaptée
- Confidentialité

Type d'emploi : Temps plein, CDD remplacement long 9 mois, renouvelable - possibilité de CDI

Salaire : 1 780,00€ à 2 300 € par mois selon expérience

Mesures COVID-19:
nous avons mis en place les dispositifs barrières.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 9 mois

Salaire : 1 780,00€ à 2 300,00€ par mois

Avantages:

- Participation au transport
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Horaires aménageables
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 09/05/2023