Emplois actuels liés à Secrétariat Ifsi-ifas - Troyes - CENTRE HOSPITALIER DE TROYES

ACTIVITES PRINCIPALES
 Gestion administrative des promotions
- Accueil, information et inscription des élèves
- Gestion et tenue des dossiers administratifs, des dossiers scolaires, des prises en charge financières
- Gestion administrative des stages sous la responsabilité du coordonnateur de stage
- Saisie des résultats d’évaluation
- Mise à jour et saisies des données sur les plates formes partenaires (Kairos, Odessa, Ramsès, Transition pro, Mon compte formation, DREETS).
- Gestion des déclarations d’accident de travail des élèves

Selon la répartition des responsabilités des promotions attribuées aux différentes secrétaires
- Courrier en lien avec les activités des promotions
- Administration des instances et commissions
- Administration des dossiers présentés au diplôme d’état en relation directe avec le coordonnateur de formation, les référents d’année et les instances et tutelles impliquées

Gestion de la documentation prêtée aux étudiants et élèves du site de Romilly
- Suivi des prêts en collaboration avec la documentaliste du site de Troyes
- Contribution à réduire les risques de perte de documents en relançant les apprenants retardataires

Activités diverses
- Accueil téléphonique, des étudiants, des intervenants et du public extérieur
- Traitement du courrier ;
- Gestion des frais de déplacements des formateurs.
- Gestion des absences des élèves en cours et en stage en partenariat avec le formateur référent
- Gestion des formations continues en l’absence de ma collègue et reprise des tâches des collègues en congés.
- Réception des documents des dossiers d’inscription pour l’entrée en formation (gestion et suivis et étude des financements)
- Taxe d’apprentissage : mailing de sollicitation de versement aux entreprises, envoi des bordereaux de versement aux entreprises, enregistrement des versements en lien avec le service financier, courriers remerciements en lien
- Gestion des différentes enquêtes en référence à la formation aide-soignante
- Participation aux réunions et groupes de travail institutionnels

**Profil recherché**:
EXIGENCES DU POSTE

**Niveau d’études**: BAC + 2
Maîtrise Pack Office Pack Office
Connaissance de la formation infirmière et aide-soignante appréciée
Connaissances des utilitaires/plateformes spécifiques appréciée : BERGER LEVRAULT, ODESSA, SANTE ECOLE, RAMSES ,SOLTISS, KAIROS, MON COMPTE FORMATION, OFFRE DE FORMATION, CEREQ, TRANSITIONS PRO GRAND EST,

COMPETENCES REQUISES et SOUHAITEES
Capacité à concevoir et organiser des activités administratives en autonomie
Capacités d’accueil et de communication
Capacités de se positionner vis à vis des apprenants
Esprit d’équipe - anticipation
Tact et pondération

PARTICULARITE DU POSTE
Poste à mi-temps, 17h30 en 2 jours ½ ou tous les jours 3h30 (horaires et jours de travail négociables)
2 premières semaines 2 jours sur le site de Troyes pour bénéficier de l’encadrement des collègues.
Temps plein en septembre 2024
Affectation principale à Romilly sur Seine avec 1 jour par semaine sur le site de Troyes (pas de véhicule de service mais frais de déplacements).
Plage horaire 8h à 18h selon activité du site, coupure le midi minimum 1h