Secrétaire de Production

il y a 3 semaines

Valence, France Les Vertébrées Temps plein

**FICHE DE POSTE ** DATE : AVRIL 2023
INTITULÉ DU POSTE **:SECRÉTAIRE DE PRODUCTION**

EMPLOYEUR : LES VERTÉBRÉES, 114 rue de la Forêt, 26000 VALENCE

PRÉSENTATION DE L’ASSOCIATION:
BUREAU D’ACCOMPAGNEMENT ET DE PRODUCTION SPECTACLE Secteur d'activité : Arts du spectacle
- Production, gestion et administration d’artistes et compagnies
- Accompagnement et conseil
- Création de projets culturels de territoire, réponse à des commandes d’écriture, de mise en scène, etc.
- Externalisation des payes
- Organisation de Dehors Rencontres de spectacles très vivants depuis 2011
- Plate-forme de mise en lien, en relais pour fabrication de décors, costumes, etc.

FINALITÉ DU POSTE:
**COORDONNER ET FLUIDIFIER LE FONCTIONNEMENT ADMINISTRATIF**

SITUATION DU POSTE:
Création de poste pour missions à long terme
Sous la responsabilité légale de la présidente de l’association et en étroite collaboration avec la directrice de production et en lien avec l’ensemble de l’équipe
Bureaux situés au 114 RUE LA FORET 26000 VALENCE

CHAMP RELATIONNEL:
Externe : Artistes, fournisseurs, banque, clients, partenaires et institutions.
Interne : toute l’équipe
Organisation de l’équipe:

- Direction de production
- Administration de production
- Gestion des payes
- Secrétariat de production
- Communication
- Coordination des événements (Dehors Rencontres de spectacles très vivants et autres)

OUTILS À DISPOSITION:
ORDINATEUR, SERVEUR, OUTILS BUREAUTIQUE suite Office, TABLEAU DE BORD, FICHIERS SUIVI DIVERS, logiciel de paie (Spaiectacle), logiciel de contacts (Bob Booking).

CONTEXTE D’EXERCICE:
En appui et en soutien de l’équipe, la personne assure le lien et la coordination des tâches de secrétariat de production. Elle dispose d’un grand sens de l’organisation, des capacités d’analyse et de discernement.

Un intérêt pour les artistes, et leurs problématiques, avec lesquels les Vertébrées travaillent est nécessaire ainsi que le sens de la confidentialité.

**Qualités personnelles souhaitées** : ponctualité, rigueur, respect des procédures, persévérance, sens de l’organisation

**Qualités relationnelles pour le travail en équipe** : aimer le travail en équipe, force de proposition et d’initiative, capacité de réflexion, flexibilité, curiosité, rigueur et autonomie dans le travail.

Participation à la réflexion sur les outils de travail et leur mise en œuvre.

**Formations requises**:
Formation de secrétariat ou de gestion administration (BAC+2 minimum ou expérience équivalente)
Maîtrise des outils informatiques Pack office (Excel et Word maîtrise indispensable)
Notions comptabilités et connaissances du monde associatif et du spectacle vivant souhaitées

MODALITÉS:

- Temps de travail_ : 35h ; présence 5 jours / semaine au bureau : du lundi au vendredi 9h-13h / 14h-17h
- Rémunération_ : de 12€ brut horaire, selon convention collective des entreprises artistiques et culturelles
- Type de contrat et durée _: CDD 8 mois renouvelable 1 fois avec évolution en CDI (modalités à définir)
- Dates de prise de fonction souhaitées_ : en fonction des disponibilités de la personne recrutée : le plus tôt possible (avec passation jusqu’à fin août)
- Entretiens à Valence_ : les 22 et 23 mai 2023

MISSIONS ET TÂCHES
**- SUIVI ET COORDINATION**
- **Accueil** physique et téléphonique.
**- ADMINISTRATIVE**
- Réception des demandes, infos et messages.
- Transmission par mail aux personnes référentes concernées et suivis des demandes.

**Tâches de secrétariat et d’administration** : courrier, classement, rédactions de courriers, prises de notes, rédaction et diffusion auprès de l’équipe des comptes rendus de réunions d’équipe, scan et archivage des docs importants, prises de rdv, organisation des déplacements (équipe administrative), gestion des salles de réunion, etc.

**Mise à jour des répertoires **(clients, Vertébrées, tableaux administratifs etc.)

**Suivi de la mise à jour des agendas **de l’équipe et alerte

**Relation fournisseurs et maintenance** : téléphonique, locaux, réservation salle, location de différents matériels, gestion des stocks, etc.

**Suivi associatif**:

- Préparation des réunions et AG, prises de notes et compte-rendu, envois des bilans associatifs, des PV et des rapports d’activités aux partenaires (après validation de la direction)
- Suivi et alertes sur les obligations légales
- Suivi des adhérents et des dons, réalisation des reçus
- Communication auprès des adhérents des différents événements des Vertébrées (spectacles, vœux, etc.)

**Suivi administratif des artistes et compagnies**:

- Point régulier sur chaque dossier pour avoir les documents à jour (plaquettes artistiques, fiches techniques, liste et autorisation des droits d’auteurs, site internet, etc.)
- Vérification de la communication des artistes et compagnies (Vertébrées cités, logo etc.)

**Suivi

  • Secrétaire de La Crip de La Drôme

    il y a 4 semaines

    Valence, France Département de la Drôme Temps plein

    **Missions**: Le Département recherche pour la Cheffe du Service de la CRIP de la Direction Enfance Famille sa(son) futur(e) secrétaire dans le cadre d'un poste vacant. En qualité de secrétaire du chef de service de la CRIP, vos activités sont: - Assurer le secrétariat de la Cellule de Recueil des Informations Préoccupantes de la Drôme : gérer le...

  • Secrétaire en Service D’aide Sociale à

    il y a 4 semaines

    Valence, France Département de la Drôme Temps plein

    Le Département de la Drôme recherche un(e) **secrétaire** pour le Service d'aide sociale à l'enfance (ASE) domicile du territoire Grand Valentinois, dans le cadre d'un poste vacant à pourvoir dès que possible. Le Service d’aide sociale à l’enfance - Domicile a pour missions d’organiser et garantir la mise en œuvre du projet pour l’enfant...

  • Cadre de Sante en Service Imagerie

    il y a 4 semaines

    Valence, France Centre Hospitalier de Valenca Temps plein

    **Présentation du service**: Etablissement support du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Drôme Ardèche Vercors, le Centre Hospitalier de Valence (CHV) est un établissement de santé public de plus de 800 lits et places. Son activité regroupe l’ensemble des prises en charges sur des secteurs de médecine, chirurgie, obstétrique et...

  • Secrétaire (H/F)

    il y a 7 jours

    Valence, France Adapei de la Drôme- Service Loisirs et Vacances Temps plein

    L’Adapei de la Drôme est une association de parents militants, gestionnaire d’établissements et de services. Créée par des parents en 1960, l’Adapei de la Drôme rassemble aujourd’hui 950 familles et plus de 1200 personnes handicapées intellectuelles qui sont accompagnées par 970 professionnels sur l’ensemble du territoire drômois....

  • Orthoptiste (F/H)

    il y a 4 semaines

    Valence, France CENTRE HOSPITALIER DE VALENCE Temps plein

    CDD de 6 mois à pourvoir à compter du 01/04/2024 **CENTRE HOSPITALIER DE VALENCE** Etablissement support du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Drôme Ardèche Vercors, le Centre Hospitalier de Valence (CHV) est un établissement de santé public de plus de 800 lits et places. Son activité regroupe l’ensemble des prises en charges sur des...

  • Software Engineer

    il y a 4 semaines

    Valence, Auvergne-Rhône-Alpes, France COLLEGE DE PARIS Temps plein

    L'école ECEMA Valence recherche pour une de ses entreprises partenaires un(e) Chargé(e) de projet Transformation en alternanceSpécialiste industriel mondial intervenant dans les systèmes automatisés, notre entreprise partenaire recherche pour son site situé à proximité de Valence (26), un(e) Chargé(e) de projet Transformation dans le cadre d'une...

  • Software Engineer

    il y a 1 mois

    Valence, France COLLEGE DE PARIS Travail à distance Freelance Temps plein

    L'école ECEMA Valence recherche pour une de ses entreprises partenaires un(e) Chargé(e) de projet Transformation en alternanceSpécialiste industriel mondial intervenant dans les systèmes automatisés, notre entreprise partenaire recherche pour son site situé à proximité de Valence (26), un(e) Chargé(e) de projet Transformation dans...

  • Ville de Valence

    il y a 4 semaines

    Valence, France VILLE DE VALENCE Temps plein

    LA VILLE DE VALENCE (DRÔME) se situe au centre d'une agglomération de 215 000 habitants. Participer au développement de la Ville de valence vous motive ? Faites partie des 1000 agents de la Collectivité qui mettent leurs compétences au service de la Ville. **Poste**: Nous recrutons plusieurs ATSEM pour les écoles de la Ville de Valence (non...

  • Gestionnaire Ressources Humaines

    il y a 4 semaines

    Valence, France Préfecture de la Drôme Temps plein

    Nous recherchons 1 collaborateur H/F (assimilé catégorie B dans la fonction publique) sur des fonctions de gestionnaire RH, basé(e) à la Préfecture de la Drôme, située 3 boulevard Vauban à Valence: - 1 poste à pourvoir au 01/04/24 au plus tôt CDD d'un an, renouvelable avec établissement d'un contrat pérenne à l'issue. Rémunération de base à...

  • Contrôleur de gestion et pilotage de la performance

    il y a 2 semaines

    Valence, France CPAM DE LA DROME Temps plein

    Description du poste Vous serez accompagné sur les missions suivantes, en mode pilotage de projets:• Alimentation des applications sur la base de modes opératoires nécessitant la maîtrise des outils office ;• Mise à disposition des services métier des requêtes et tableaux de bord essentiels à la mise en œuvre de la stratégie de...

  • Gestionnaire Recouvrement

    il y a 4 semaines

    Valence, France CAF DE LA DROME Temps plein

    **Gestionnaire recouvrement F/H**: - CDD - VALENCE - 1 808 € par mois - NIVEAU 3 - NVHADD89310 **CAF DE LA DROME**: **Rejoignez-nous : Caf de la Drôme - Votre passerelle vers l'impact social** **A propos de la Caf de la Drôme**: Au cœur de notre réseau de 101 Caisses d'Allocations Familiales (Caf), la Caf de la Drôme se distingue comme un organisme...

  • Gestionnaire Recouvrement

    il y a 4 semaines

    Valence, France CAF de la Drôme Temps plein

    CONTEXTE: **Rejoignez-nous : Caf de la Drôme - Votre passerelle vers l’impact social** **A propos de la Caf de la Drôme**: Au cœur de notre réseau de 101 Caisses d'Allocations Familiales (Caf), la Caf de la Drôme se distingue comme un organisme de droit privé chargé d’une mission de service public au sein de la Branche Famille du régime...

  • Chargé(E)de Missions Sections

    il y a 4 semaines

    Valence, France FDSEA DE LA DROME Temps plein

    Au sein d’une équipe de 9 personnes, vous serez l’ambassadeur de la FDSEA. Vous animerez les sections végétales, les commissions environnement et économie des filières. Vous informerez et accompagnerez les agriculteurs sur des thématiques spécialisées. Vos différentes missions seront: - Animer les sections végétales et certaines...

  • Chargé(E) de Communication

    il y a 4 semaines

    Valence, France FDSEA DE LA DROME Temps plein

    La Fédération Départementale des Syndicats d'Exploitants Agricoles (FDSEA) de la Drôme est un syndicat agricole qui a pour vocation de représenter et défendre les exploitants agricoles du département de la Drôme. Votre rôle sera de communiquer sur le réseau et la mise en place de ses actions, de promouvoir le métier d'agriculteur et mettre en...

  • Gestionnaire Epargne Salariale

    il y a 4 semaines

    Valence, France Fed Finance Banque de Réseau Temps plein

    Je suis Camille, consultante chez Fed Finance , cabinet dédié à l'intérim et au recrutement des métiers de la Banque et de l'Assurance et je recherche pour l'un de mes clients basés à Alixan (proche de la Gare TGV) plusieurs gestionnaires back-office en épargne salariale. Au sein d'une équipe d'une vingtaine de collaborateurs, vos missions seront :...

  • Gestionnaire Epargne Salariale

    il y a 2 semaines

    Valence, France Fed Finance Banque de Réseau Temps plein

    Je suis Camille, consultante chez Fed Finance , cabinet dédié à l'intérim et au recrutement des métiers de la Banque et de l'Assurance et je recherche pour l'un de mes clients basés à Alixan (proche de la Gare TGV) plusieurs gestionnaires back-office en épargne salariale. Au sein d'une équipe d'une vingtaine de collaborateurs, vos missions seront :...

  • Ville de Valence

    il y a 4 semaines

    Valence, France VILLE DE VALENCE Temps plein

    LA VILLE DE VALENCE (DRÔME) se situe au centre d'une agglomération de 215 000 habitants. Participer au développement de la Ville de valence vous motive ? Faites partie des 1000 agents de la Collectivité qui mettent leurs compétences au service de la Ville. **Poste**: Suite à une mobilité en interne, le service Arbre, Nature en Ville et Paysage...

  • Chargé(E) de Communication Interne

    il y a 4 semaines

    Valence, France Département de la Drôme Temps plein

    **Chargé(e) de communication interne - CDD (ref : HC/2023/34)***: Le Département de la Drôme recherche pour la Mission Transformation Innovation Relation usagers un(e) **Chargé(e) de communication interne** pour un CDD de 3 mois. La Mission Transformation Innovation Relation usagers impulse, pilote et soutient la transformation, l’innovation et le...

  • Gestionnaire Epargne Salariale

    il y a 1 semaine

    Valence, Drôme, France Fed Finance Banque de Réseau Temps plein

    Je suis Camille, consultante chez Fed Finance , cabinet dédié à l'intérim et au recrutement des métiers de la Banque et de l'Assurance et je recherche pour l'un de mes clients basés à Alixan (proche de la Gare TGV) plusieurs gestionnaires back-office en épargne salariale. Au sein d'une équipe d'une vingtaine de collaborateurs,...

  • Gestionnaire Epargne Salariale

    il y a 1 semaine

    Valence, France Fed Finance Banque de Réseau Temps plein

    Je suis Camille, consultante chez Fed Finance , cabinet dédié à l'intérim et au recrutement des métiers de la Banque et de l'Assurance et je recherche pour l'un de mes clients basés à Alixan (proche de la Gare TGV) plusieurs gestionnaires back-office en épargne salariale. Au sein d'une équipe d'une vingtaine de collaborateurs,...