Assistant.e Gestion

YSOS est une association spécialiste de l'innovation sociétale pour l'inclusion équitable et durable de chacun. Elle déploie ses actions dans les départements de l'Eure et de l'Orne et propose un laboratoire d'innovations sociales et locales à ses partenaires (services de l'État, collectivités, entreprises, mouvement HLM, associations...). Elle construit des solutions adaptées aux problématiques d'accueil et d'accompagnement dans un temps limité et à coût maîtrisé.

L'Association Ysos est membre du Groupe SOS, groupe associatif, leader de l'entrepreneuriat social en Europe.
Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.
Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l'accès de toutes et tous à l'essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

Ø Standard téléphonique

Ø Travaux administratifs:

- Gestion du courrier entrant et sortant
- Tâches administratives (outils informatiques, classeurs RH, affichage...)
- Rédaction des comptes rendus de réunion d'équipe
- Statistiques en lien avec le rapport d'activité de l'Association
- Statistiques et enquêtes demandées par les financeurs (DDETS, CD etc...)
- Autres tâches administratives (Ex : relation médecine du travail/convocation, réalisations d'outils...)
- Gestion du temps de travail : centralise les demandes de congés et modifications signées, renseignement du logiciel PROGET en lien avec la direction, gestion et suivi des feuilles d'heures.
- Préparation des documents en vue de réunions
- Archivage papier et informatique
- Suivi factures : vérifie le montant des factures reçues, faire le lien avec le service comptabilité.

Ø Logistique:

- Gestion des fournitures de bureau
- Interlocuteur avec : le siège, les partenaires extérieurs, fournisseurs, les bailleurs...

Ø Gestion des entrées et sorties:
Ø Gestion locative:

- Gestion des clés,
- Gestion des prestataires extérieurs avec le service de maintenance
- Ouverture des compteurs + assurance

Compétences requises:

- Bureautique, informatique
- Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d'orthographe et de grammaire
- Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d'interlocuteur, s'exprimer au nom de l'association
- Organisation et planification : Méthode de classement et d'archivage, gérer les priorités et les aléas.

Capacités requises:

- Polyvalence, capacité à faire face à l'imprévu
- Raisonnement : capacité d'analyse et de synthèse
- Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative
- Rigueur : organisation et méthode
- Confidentialité des informations traitées.

Formations : BTS Secrétariat de direction ; BTS gestion PME/PMI ; diplôme de niveau III