Adjoint.e Administratif Grh

**À propos de nous**:
L’EHPAD de Gallardon « Les Coteaux de Saint Mathieu » est un établissement public médico-social situé à une vingtaine de kms de Chartres, associé au Centre hospitalier de Chartres dans le cadre d’une convention de Direction commune mise en place en 2019. Aisément accessible, il accueille 81 résidants âgés atteints de poly-pathologies. L’accompagnement est fondé sur un projet de vie individualisée mis en œuvre par une équipe multidisciplinaire.

L’équipe administrative est composée de 3 professionnels : 1 cadre administratif adjoint au directeur, un adjoint administratif gestionnaire RH et un adjoint administratif gestionnaire « accueil/admission ».

L’équipe est placée sous la hiérarchie du directeur d’établissement.

**Mission**:
**Activités**:
L’agent.e a pour mission d’assurer, en lien avec l’adjointe au Directeur, la gestion de l’ensemble des tâches administratives suivantes, liées à la fonction « ressources humaines » (une cinquantaine d’agents):

- Etablit les DPAE (Déclaration préalable à l'embauche), créé les dossiers papiers et informatiques des agents titulaires et contractuels ;
- Rédige les décisions (mises en stage, mutation, titularisation) ;
- Rédige et gère les contrats de travail ;
- Travaille en lien si besoin avec pôle emploi et assure le suivi des annonces de recrutement ;
- Suit et applique les évolutions relatives à la carrière et à la paie avec recherche des informations notamment règlementaires et suivi des veilles règlementaires ;
- Assure le suivi des repas du personnel, intégration de données et émission des titres ;
- Assure la saisie des variables de paie dans le logiciel ;
- Elabore les bulletins de paie dans les délais impartis ;
- Elabore des bordereaux de cotisations sociales (avec déclaration en ligne) ;
- Assure le rôle de réfèrent MNH et CGOS ;
- Elabore des courriers en lien avec les assignations en cas de grève et les remontées à l’ARS ;
- Organise les concours ;
- Participe à l’organisation des élections professionnelles ;
- Assure des tâches de secrétariat en lien avec ses missions (notes de service).

Au niveau du suivi des plannings des agents:

- Assure le suivi du planning des agents de la restauration, de la psychologue, de l’animateur, sous l’autorité du directeur ;
- Assure le suivi des remplacements en cas d’absence des agents.

Au niveau de la Formation:

- Assure le suivi des dossiers de financements des agents et le suivi du budget ANFH ;
- Elabore et assure le suivi du plan de formation de l’établissement en lien avec le directeur et la cadre de santé.

Autres taches polyvalentes:

- Prise des appels téléphoniques avant ouverture de l’accueil, entraide, participation à l’admission d’un résidant si besoin ;
- Participation à la démarche qualité au sein de l’établissement.

**Organisation du travail**:
Le secrétariat est ouvert du lundi au vendredi par roulement : de 9h00 à 16h30 et de 9h30 à 17h00 - Poste à 100%

**Profil**:
**Compétences & qualités**

Bonne connaissance du statut de la fonction publique hospitalière

Maitrise des mécanismes de paie et des éléments constitutifs de la rémunération (traitement indiciaire, supplément familial )

Maitrise des outils informatiques (tableur, traitement de texte), des plateformes URSSAF, CNRACL, IMPORT.GOUV, NET ENTREPRISE, HELIOS, Assurance statutaire, médecine du travail.

Logiciels utilisés sur la structure : Berger-Levrault et Netsoins

Capacité organisationnelle (savoir organiser son travail et avoir de la rigueur)

Capacité relationnelle