Secrétaire Médicale

**SECRETAIRE MEDICALE AU CENTRE HOSPITALIER DE DOUAI**

**FILIERE**

**GRADE**

**Médico-administrative**
- Assistant Médico Administratif / Adjoint administratif**INFORMATION DU SERVICE**

**Service de rattachement hiérarchique**
- Direction de la Qualité, de la Gestion des Risques et de la Patientèle**MISSIONS DU POSTE**

**=> Saisie**
- Saisie prioritaire des comptes rendus médicaux d’hospitalisations pour remise du courrier au patient, à sa sortie
- Saisie des courriers de consultations de la spécialité
- Saisie des comptes rendus opératoires et du code de l’acte renseigné par le chirurgien (pour la spécialité concernée)**=> Validation des courriers**
- Hospitalitation : veiller à la validation numérique du courrier avant la sortie du patient
- Consultation : veiller à la validation numérique du courrier avant envoi aux correspondants
- Insérer un exemplaire papier du courrier validé, dans le dossier médical.**=> Accueil téléphonique**
- Prise des appels téléphoniques externes (prise de RDV, demandes de renseignements, etc.)
- Gestion des appels téléphoniques internes (demandes de dossiers, etc.)**=> Accueil physqiue**
- Prise en charge de l’accueil et programmation des RDV**=> Gestion des rendez-vous de la spécialité**
- Prise des RDV demandés au cours d’un appel téléphonique
- Prise des RDV demandés à la sortie d’une hospitalisation ou d’une consultation
- Programmation d’un bloc demandé au cours d’une hospitalisation (pour la spécialité concernée)
- Lien avec le corps médical de la spécialité pour la coordination des agendas et des RDV en attente
- Vérification du listing EPC pour toute prise de RDV dans sein du CH de Douai**=> Archivage**
- Classer les dossiers à archiver par MOIS de naissance**=> Gestion des dossiers médicaux**
- Rangement des dossiers médicaux,
- Localisation du dossier (dans le secrétariat ou salle de soin),
- Vérification si le dossier est complet (courriers de consultations, courriers de sortie, résultats, ), sinon taper les documents en attente
- Rangement du dossier
- Transmission dans le secteur demandeur**=> Tri des courriers et résultats médicaux**

***
- Ouverture du courrier et tri - Gestion des mails
- Mise à disposition du médecin ou ventilation dans le dossier médical
- Intégration dans le DMC, des résultats reçus au format dématérialisé, via une boite organisationnelle**=> Gestion des entrées dans le service**
- Edition quotidienne des listes des entrées des patients non programmés dans le service,
- Localisation du dossier et réclamation si besoin dans le service concerné. Si le dossier se trouve aux archives, faxer la liste des dossiers concernés, clairement identifiés - Anticpation de la préparation des dossiers pour les patients programmés**=> Mise à jour des protocoles**
- Mise à jour des protocoles de prise de RDV de la spécialité et validation par le corps médical**=> Gestion des agendas**
- Paramétrage des agendas selon les disponibilités médicales (ouverture, fermeture ou création de plages)**INDICATEURS DE PERFORMANCE**
- Retard dans le classement des résultats
- Taux de réponse aux appels téléphoniques > à 80%
- Hospitalisation : Délai de Prise en Charge à la sortie du patient
- Consultations : Délai de Prise en Charge
- Veille à la validation des courriers médicaux
- Satisfaction et respect des attentes des praticiens pour la prise des RDV**SPECIFICITES DU POSTE**

**=> Horaires**
- Amplitude 8h-17h30**=> Polyvalence**
- Turn over sur les différents postes de SAISIE, TELEPHONIE, LOGISTIQUE, selon l’organisation du secrétariat.**FORMATIONS ET COMPETENCES REQUISES**

**=> Formations**
- Baccalauréat- Diplôme de secrétaire médicale**=> Savoir**
- Connaitre le classement d’un dossier médical
- Connaitre l’organisation du service et le personnel médical - Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire**=> Savoir-faire**
- Assurer la gestion médico-administrative du service
- Maitrise des outils informatiques et logiciels concernés
- Appliquer les procédures
- Programmer des RDV
- Qualités d’accueil - Base de la terminologie médicale**=> Savoir-être**
- Ecoute des usagers
- Esprit d’équipe et d’entraide
- Equité
- Dynamisme
- Organisation dans le travail
- Réactivité
- Ponctualité
- Bonne présentation
- Neutralité professionnelle
- Respect du secret professionnel
- Diplomatie
- Savoir travailler en équipeCentre Hospitalier de Douai

DRH

Route de Cambrai

BP 10740

59507 DOUAI Cédex