Assistant de Service Relations Aux Publics

Il y a 6 mois


Nantes, France Nantes Métropole Temps plein

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistant de service relations aux publics H/F

**Nature de l'emploi**:
Fonctionnaire (ouvert aux contractuel.le.s)

**Durée du contrat**:
Non spécifié

**Temps de travail**:
Temps complet

**Description du service**:
Direction Nature et Jardins, mutualisée entre la ville de Nantes et Nantes Métropole.

Cette direction assure le réaménagement et la création de nouveaux espaces verts et naturels, la gestion de 1200 hectares de patrimoine, dont plus d’une centaine parcs et jardins sur la ville de Nantes. Elle pilote une politique ambitieuse de biodiversité et de nature en ville sur l’ensemble de la Métropole, en partenariat avec de nombreux acteurs du territoire.

La Direction Nature et Jardins comprend différents services assurant l’ensemble de ses missions : Territoires et proximité, Études et Paysage, Recherche & Biodiversité, Arbres et Canopée, Service Relations aux Publics, Productions végétales et Logistique, et la Cellule de Gestion.

**Description de la mission**:
Au sein du Service Relations aux Publics et rattaché-e au pôle des assistant-es de service, vous êtes en charge de l’assistanat administratif, en appui au Responsable et également pour les 4 unités du service : jardinage citoyen, animations, évènementiel et communication.

Vos activités:
L’ organisation de la vie professionnelle du Responsable de service.

A ce titre, vos missions sont:

- L’organisation de l’agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités
- L’organisation des réunions et séances de travail des équipes et la gestion logistique (réservation de salles, matériel ) ; la préparation et la mise en forme des dossiers
- La saisie et la rédaction des courriers, compte-rendus, notes et documents administratifs
- La réception et l’orientation des différentes demandes
- Le suivi des courriers sur le logiciel (Postman)

L’Assistanat des diverses unités de service, qui sont:
L’unité « jardinage citoyen ». Vos missions:

- L’enregistrement des inscriptions des demandes pour les jardins collectifs et la gestion et mise à jour de leur liste d’attente, en lien avec les associations concernées
- L’accueil téléphonique de l’unité
- La participation à l’organisation des commissions annuelles des jardins familiaux

L’unité « animations » : vous traitez les réservations d’animations pour les groupes scolaires (réception, coordination, attribution et suivi des inscriptions des groupes)

L’unité « évènementiel » : vous suivez les inscriptions de la Folie des plantes et assurez un soutien administratif et téléphonique

L’unité « communication » : vous assurez un soutien administratif et téléphonique ainsi qu'un renfort sur des mises à jour Actualités sur le site Internet

Vous travaillez en partenariat avec différents services de la Direction Nature et Jardins et autres services de la Ville et Nantes Métropole, et en lien étroit avec des responsables associatifs.

Lieux de mission : Immeuble Axeo - Mail Pablo Picasso

Horaires variables (commissions parfois en soirée + événementiels du service relation au public).
Permanences téléphoniques par roulement au sein du pôle des assistantes (8h30 et 17h30).

**Profil (Compétences)**:
Vous possédez une première expérience sur un poste en assistanat administratif, connaissez le secteur associatif et idéalement la collectivité. A l’aise avec les logiciels et outils bureautiques (word, excel, power point), vous êtes également habile dans la manipulation des tableaux de bord et outils de planification et suivi. Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles.

Reconnu-e pour votre rigueur et votre sens des priorités, vous savez faire preuve d’autonomie dans l’organisation du travail au quotidien. Doté-e d’un fort esprit d’équipe, vous possédez de bonnes capacités de communication et savez faire preuve de diplomatie.

**Localisation du poste**:
**Lieu d'exercice des fonctions**:
Nantes

**Contacts et informations complémentaires**:
**Besoin d'informations sur le poste ?**:
Annabelle Zacharek, Responsable du pôle assistantes (02.40.41.91.35)

Sandrine Giraudet, Gestionnaire RH (02.52.10.81.29)



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