Chargé(E) Administratif(Ve) Office Services

il y a 4 semaines

Lyon, France XPO Logistics Temps plein

Nous voulons encourager les personnes talentueuses à développer leurs compétences et tirer partie de leurs points forts. Nous vous aiderons à construire votre plan de carrière et nous vous donnerons accès à un éventail de programmes de formation. Nous associons créativité et rigueur au service de l’excellence opérationnelle. Nous sommes toujours prêts à relever des défis ambitieux en nous attachant à toujours apporter des solutions.

Nous sommes enthousiastes à l’idée d’accueillir ceux qui sont prêts à nous donner le meilleur d'eux-mêmes.** Votre propre success story commence ici**.

Notre site de **Lyon** recherche un(e) **Chargé(e) Administratif(ve) Office Services** dans le cadre d’un** CDI** à pourvoir dès que possible.

Au sein de l'organisation, vous veillez au bon fonctionnement des services internes de l'entreprise et assistez le quotidien des collaborateurs. Vous assurez l'accueil du site auprès des clients, fournisseurs et prestataires en facilitant la gestion des informations et interactions internes et externes. Vous êtes également le support du service Real Estate sur les sujets facilities. Vous participez à la communication et l'animation du site et à la mise en place des actions en lien avec la QVT et le HSE.

**Vos missions principales**:

- **
Participer aux activités de la vie du site et assurer l'accueil**
- Gérer l'accueil téléphonique et physique ainsi que la réception, l'envoi et le tri du courrier, en plus des communications diverses pour les différents services ou sites.
- Assister les différents services (commandes de plateaux repas, accueil des participants,...) dans l'organisation logistique des réunions ou sessions de formation.
- Piloter l'organisation des évènements des sites et l'animation du réseau Workplace.
- **
Assurer l'organisation administrative**
- Etre responsable de l'archivage des dossiers prestataires.
- Assurer le support administratif de l'accueil.
- Mettre à jour le livret de bienvenue, les process, le trombinoscope, les dossiers prestataires, etc.
- Tenir à jour la liste de diffusion et veiller à ce que l'affichage soit à jour.
- Assurer la gestion administrative d'AMEX.
- **
Activités facilities et HSE des sites**
- Etre l'interlocuteur (H/F) privilégié des services de nettoyage des sites, des prestataires (société des déchets, réseaux IT, etc.) pour des interventions en cas d'incidents techniques sur le site.
- Analyser les contrats pour s'assurer de la conformité des prestations et gérer les dysfonctionnements avec les services compétents.
- Gérer les anomalies techniques du site en support au relais HSE et l'informer.
- Mettre à jour les listes des référents sécurité et incendie dans le sharepoint et l'affichage des sites en s'assurant de la conformité des formations suivies.
- Assurer le suivi des listes et la mise à jour des formations nécessaires et obligatoires.
- Gérer les commandes d'achat des articles et services divers (produits d'entretien, éléments de décoration, fournitures de bureau, café, etc.).
- **
Missions complémentaires**
- Assurer la gestion des factures fournisseurs et des devis prestataires pour l'entretien technique du bâtiment.
- Fournir et retirer les profils et accès dans le logiciel Stanley et s'assurer que les alarmes securité soient actives.
- Etre en support du responsable HSE au cours des exercices d'évacuation.
- Etre l'interlocuteur (H/F) privilégié(e) dans la gestion des demandes de démaénagement pour le mobilier, les bureaux, etc.

**Votre profil**:

- Vous disposez d'une **connaissance de SAP** ainsi qu'une maîtrise du **pack office** et des différents outils (**Service Now, AMEX**)
- Vous justifiez d'un **niveau intermédiaire en anglais** (écrit et oral)
- Vous faites preuve d'une bonne capacité rédactionnelle, d'une grande réactivité, d'une excellente gestion des priorités et de planification, d'un bon sens de l'organisation, de pédagogie; mais également de persévérance et d'autonomie.
- Vous avez une véritable **aisance relationnelle** et une aptitude à travailler avec de nombreux interlocuteurs.
- Vous disposez d'une très bonne qualité de **communication** (contacts fréquents avec les différents services, prestataires, visiteurs, etc.)
- Vous avez le** sens du service** et faites preuve d'**agilité**.
- Vous êtes diplômé(e) **bac+2/3** et justifiez d'une **expérience similaire de 3 ans minimum** dans un groupe à dimension internationale.

**Faites partie de quelque chose de grand.**

Chez XPO Logistics, nous sommes fiers de rendre nos lieux de travail inclusifs et travaillons à créer une diversité de talents et de perspectives. Nous sommes signataires de la Charte de la Diversité.

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    Elivie, ce sont 1 500 collaborateurs, mobilisés chaque jour pour la qualité et l’efficacité des services délivrés aux + de 300 000 patients accompagnés chaque année. Forte d’un réseau de 56 agences et d’une capacité d’intervention 24h/24 et 7j/7, notre structure compte parmi les leaders de la Prestation de Santé à Domicile en...

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    Au sein du siège des instituts de beauté CARLANCE, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) H/F pour un poste à 35h sur 4 ou 5j/semaine afin de renforcer notre équipe. Nos valeurs : professionnalisme, innovation, goût du fun et bienveillance. Vous intégrez notre pôle de coordination en charge de regrouper les demandes des 80 instituts...

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    Il y a 2 mois

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    il y a 2 jours

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    il y a 1 semaine

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    Dans un contexte de croissance du Groupe éco.déchets, nous recherchons un(e) Gestionnaire administratif(ve) en charge de la relation fournisseurs. Le rôle du/de la gestionnaire sera principalement d’assurer une communication fluide avec les fournisseurs, en leur apportant de la visibilité sur les factures et les paiements. Il/elle devra par ailleurs...

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  • Assitant(E) Administratif(Ve) Achats

    il y a 1 mois

    Lyon, France L'EAU VIVE Temps plein

    Fondé en 1979 en Rhône-Alpes, Notre enseigne **L'eau Vive **est un intervenant historique sur le marché du bio. Nous recherchons **un(e) assistant(e) administratif(ve) achats **en **CDI **pour venir renforcer notre équipe. Vous veillez à l’accueil et à la communication auprès des fournisseurs et des magasins, vous assurez la mise à jour de la base...

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    il y a 1 mois

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  • Assistant Facturation Et Administratif

    il y a 5 jours

    Lyon, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé dans le 7ème arrondissement de Lyon un(e) Assistant(e) facturation et administratif(ve) en intérim.** **Votre fonction**: Sous la directive du Directeur d'agence vos missions...

  • Assistant service client h/f

    Il y a 2 mois

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    il y a 5 jours

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    Il y a 2 mois

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    Poste : Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Lyon 7 un(e) Assistant(e) Administratif(ve) service client en intérim de mai à septembre 2024.Dans le cadre du lancement d'un nouveau produit...