Ou Un Secrétaire Au Château Du Hohlandsbourg

Missions

La Direction de la Culture et du Patrimoine a pour objectif de généraliser l’égal accès à l’éducation artistique et culturelle, et au patrimoine alsacien, dans une démarche inclusive.

1. Participe à l'intégration administrative du Hohlandsbourg

2. Secrétariat

3. Ressources humaines

4. Participe à la vie du château

Fonction

**1. Dans le cadre de l'intégration du château du Hohlandsbourg dans la Collectivité européenne d'Alsace**:

- participe à la mise en place d'outils de suivi et de pilotage du service
- accompagne et porte assistance à l'équipe dans l'appropriation et l'utilisation de logiciels et outils internes (outlook, plateforme de commande¿)
- participe à l'organisation administrative des fichiers et à l'intégration dans le réseau informatique de la CeA

**2. Secrétariat**:

- apporte assistance et conseil en terme d'organisation et de gestion administrative
- organise et prépare les réunions (invitations, réservation de salle, préparation de documents, etc.)
- assiste aux réunions de service, rédige les comptes rendus et en assure la diffusion
- rédige ou participe à la rédaction de documents divers : notes, contrats, rapport¿
- assure l'accueil téléphonique (filtrage, prise de messages, de rdv et orientation des interlocuteurs), en binôme avec la référente administrative
- suit les circuits administratifs de ces documents : validation, signature, expédition
- suit les plannings des agents et des prestataires en lien avec le programme d'activités (nettoyage et des agents de sécurité)
- assure le suivi véhicule(s) de service (mise en place d'un planning d'utilisation, des révisions)

**3. Ressources humaines**:

- participe à la mise en place et met à jour les outils de pilotage RH du château (suivi de congés, frais de déplacements, etc.)
- assure le suivi administratif des tickets restaurants, déplacements, des congés, des RTT, des formations

**4. Participe à la vie du Château et du pôle**:

- participe à la rédaction de procédure en collaboration avec les agents du château et met en place un guide des procédures internes (tous domaines)
- participe ponctuellement aux événements au château (accueil, etc.)
- participe à la cohésion de l'équipe siège administratif/château

Peut être amené.e à mener des missions de secrétariat pour le pôle, en lien avec la directrice du pôle

Profil recherché

**Savoir**:

- Connaître le fonctionnement et les compétences de la Collectivité européenne d'Alsace
- Connaître les règles de correspondance administrative et les circuits administratifs
- Connaître les techniques de secrétariat
- Maîtriser l'outil informatique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote, Internet
- Avoir un bon niveau d'orthographe et de grammaire

**Savoir - faire**:

- Etre fiable et consciencieux
- Etre polyvalent et disponible
- Avoir l'esprit d'équipe
- Etre dynamique et réactif
- Avoir le sens de l'initiative
- Etre autonome
- Etre à l'écoute et faire preuve de discrétion

**Savoir - être**:

- Avoir le sens de l'accueil notamment téléphonique
- Savoir effectuer une bonne transmission de l'information
- Etre capable de renseigner et d'orienter les interlocuteurs
- Savoir s'adapter à la diversité des partenaires des tâches
- Savoir organiser des réunions et en gérer la logistique
- Savoir s'organiser, gérer les urgences et respecter les délais
- Savoir produire un travail rapide, de qualité et fiable
- Savoir gérer les plannings
- Posséder des qualités rédactionnelles
- Savoir prendre des notes et rédiger des reportings

Statut et particularités liées au poste
- CDD de 3 mois à pourvoir dès que possible
- Recrutement par voie contractuelle sur le grade des Rédacteurs territoriaux
- Poste à temps complet, résidence administrative basé au siège administratif du Château du Hohlandsbourg à Wintzenheim
- Nombreux avantages : tickets restaurants, participation mutuelle, amicale du personnel

27/08/2023