Secrétaire Pédagogique

Entreprise
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste
**Mission du service / positionnement hiérarchique**:
La secrétaire pédagogique travaille sous l’autorité de la responsable du service des formations et de la vie étudiante. Elle intervient dans la collecte, le traitement et le contrôle des informations en relation avec les activités des départements. Elle assure le suivi administratif et pédagogique des étudiants de la formation BUT initiale.
**Missions principales de l’agent-e**:

- Utilisation du logiciel APOGEE pour les inscriptions administratives et pédagogiques, la saisie des notes, l’édition des relevés de notes et l’édition de documents préparatoires des jurys ;
- Suivi et contrôle des absences sur le portail du département ;
- Vérification et contrôle des relevés de notes ;
- Suivi des conventions de stages ;
- Mettre en forme les courriers, notes et supports écrits (rédaction des courriers courants, comptes rendus de réunion, rapports, supports documentaires ) ;
- Classement et archivage des documents et informations ;
- Organisation logistique des manifestations locales ou inter-établissements (JPO, Cérémonie de la remise des diplômes, Forum entreprises, réunion tripartite...) 2 samedis dans l’année ;
- Saisie, mis en forme et édition des documents (affiches, courriers, enquêtes, brochures).

Profil
**Connaissance, savoir**:

- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur et base de données) et les logiciels de la scolarité ;
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels ;
- Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil (ex : reformuler les demandes, savoir écouter attentivement son interlocuteur ).

**Savoir-faire**:

- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur et base de données) et les logiciels de la scolarité ;
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels ;
- Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil (ex : reformuler les demandes, savoir écouter attentivement son interlocuteur ).

**Savoir-être**:

- Sens relationnel ;
- Rigueur et méthode;
- Aptitude à travailler en équipe ;
- Réactivité face aux urgences ;
- Disponibilité.