Assistant.e Accueil

L’Assistant Accueil & Services Généraux assure l’accueil téléphonique & physique de la société. Il participe également à l’entretien des locaux du Groupe en assurant la gestion technique des infrastructures : accueil, entretien des immeubles et des équipements, maintenance des installationstout en s’assurant du respect de la santé et la sécurité du personnel.

Il s’occupe également de la gestion des approvisionnements généraux des différences filiales et porte assistance aux Agence sur leur problématiques Services Généraux.

MISSIONSGestion des services généraux pour le siège et les agences
- Gérer l’accueil téléphonique et physique
- Gérer le courrier (envoi et réception, tri et distribution, contrat)
- Gérer et suivre les commandes de fournitures et de produits d’entretien
- Gérer et suivre les commandes de café et accessoires
- Gérer et suivre les commandes de petit mobilier
- Gérer les contrats d’entretien et de services généraux des locaux (fontaines à eaux, machines à café collecte des déchets, entretien, électricité, climatisation)
- Suivre les prestations prévues par ces contrats (maintenance, entretien, protocole de détartrage)
- Réaliser quotidiennement un tour des locaux pour s’assurer de leur propreté et entretien et entamer les actions correctrices nécessaires
- Aider dans l’organisation d’événements internes
- Contrôler régulièrement le respect du budget
- Ponctuellement réaliser la remise et restitution des véhicules du parc
- Ponctuellement assister le Responsable SG dans ses missions

Reporting et amélioration continue
- Réaliser des Reporting réguliers et les communiquer son Responsable
- Participer à la création des procédures Agences et former les référents SG Agence
- Contribuer à l'amélioration des pratiques internes de l'entreprise et de l'équipe (logiciel, méthodes, prestataires etc.)
- Agile (ouvert-e, réactif-ve, adaptatif-ve)
- Très curieux-se et touche-à-tout
- Rigoureux-se, organisé-e
- Maitrise des logiciels de bureautiques (Pack Office) en particulier d’Excel et de Word (tableaux, publipostage)
- Savoir réaliser un dossier administratif
- Connaissance des normes générales de sécurité