Secretaire Enfance

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- 2023-8509
- Service:

- Délégation solidarités, habitat et éducation,Territoire de Villeurbanne, Maison de la Métropole de Lyon de Villeurbanne Nord, service enfance
- 16/02/2023

La délégation solidarités, habitat et éducation place les usagers au cœur de son action et met en œuvre les politiques publiques sociales et médico-sociales sur l'ensemble de la Métropole dotée de sites de proximité : les Maisons de la Métropole de Lyon (MDML). Elles sont des lieux d'accueil et d'accompagnement dans les domaines de la protection de l'enfance, de la protection maternelle et infantile, du handicap, des personnes âgées, de l'insertion et de l'éducation.

Le rôle du secrétaire enfance et de garantir le suivi administratif des dispositifs relatifs à la mission enfance et d'assurer le secrétariat des travailleurs sociaux de l'équipe.

**Vos missions**:

- assurer un suivi administratif de 1er niveau : traitement du courrier du service enfance, enregistrer les courriers, trier, distribuer, assurer la reprographie, assurer la mise sous pli, assurer les envois ; traitement des parapheurs, centraliser les actes à mettre en parapheurs, faire les enregistrements, gérer le retour des parapheurs et assurer leur ventilation ; assurer la saisie et le traitement de documents et/ou de données ; gestion des diverses prises en charge (établissements, taxi, hôtel, CMU, train) ; venir en soutien des travailleurs sociaux ; réception et retransmissions d'informations, relai téléphonique, courriers, calendriers, administratifs ; tenir à jour les files actives ; assurer le suivi de l'activité et mise à jour des divers tableaux de suivis ; traitement des aides financières enfance famille et jeunes majeurs ; traitements des payes des assistantes familiales et des tiers digne de confiance ; faire de la recherche d'informations relatives aux dossiers traités ; assurer le suivi de documents ; vérifier les factures, les prises en charge établissements,
- gérer les plannings et les agendas de l'équipe enfance (travailleurs sociaux enfance ) : tenir un ou des agenda(s) ; fixer un rendez-vous ; aider aux suivis des absences, des déplacements professionnels, des congés,
- classer et archiver : ranger les documents selon un ordre déterminé ; respecter les procédures d'archivages (délais de conservation, bordereaux de versement et ou de destruction ),
- assurer un suivi logistique de 1er niveau : organiser des réunions et séances de travail et en assurer la logistique ; assurer des réservations (salle, matériel, voitures...) ; gérer l'approvisionnement en fournitures,
- accueillir (accueil MDML, accueil mission enfance ) : assurer l'accueil physique, individuel ou de groupe ; assurer l'accueil téléphonique des usagers,
- renseigner, orienter : orienter, diriger ; apporter des renseignements sur le contenu des prestations fournies ; participer à des événements institutionnels et/ou de communication ; diffuser ou contribuer à la diffusion d'informations ou de documents de présentation (alimenter les présentoirs d'information et de communication, assurer l'affichage...).

**Vos connaissances et compétences**:

- capacité à s'adapter à son public,
- capacité à utiliser des logiciels bureautiques, internet, intranet, messagerie,
- capacité à gérer des conflits,
- capacité à traiter des informations,
- capacité d'organisation,
- capacité rédactionnelle,
- capacité à utiliser des logiciels métiers : IODAS.

**Vos aptitudes et qualités**:

- capacité d'adaptation au changement,
- capacité de travail en équipe,
- rigueur,
- sens de l'écoute ,
- esprit d'initiative.

**Conditions de travail**:
Lieu : Maison de la Métropole de Lyon de Villeurbanne Nord, 64 rue du 8 mai 1945, 69100 Villeurbanne

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour), ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)

Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions

Conditions d'exercice:
pas de conditions spécifiques

Régime indemnitaire de fonction : Groupe 5.

Poste ouvrant droit à la nouvelle bonification indiciaire (NBI). 10 points ( au titre de" intervention en quartier prioritaire de la politique de la ville (QPV)")