Secrétaire Pour La Pharmacie

**FICHE DE POSTE**

FONCTION
Secrétaire

GRADE
Adjoint administratif

AUTORITES HIERARCHIQUE, TECHNIQUE ET/OU FONCTIONNELLE
Pharmacien Chef de Service
Pharmaciens adjoints
Interne en pharmacie

LIAISONS FONCTIONNELLES INTERNES
Préparateur en pharmacie
Externe en pharmacie
Comptable
Agent d’entretien hospitalier
Magasinier

MISSIONS
L’ensemble des missions doivent se réaliser conformément aux Bonnes Pratiques de
Pharmacie Hospitalière, à la Politique Qualité définie par le Pharmacien-Chef et à l’ensemble des procédures approuvées par celui-ci.
- Gestion des appels téléphoniques des pharmaciens.
- Saisie et réalisation des documents et courriers du service.
- Saisie et réalisation de rapports et de documents de synthèse.
- Réception des courriers, des mails et des fax.
- Enregistrement des courriers « d’arrivée » et de « départ ».
- Suivi et enregistrement des alertes sanitaires descendantes de l’ANSM.
- Communication des informations émanant des autorités de tutelle, fournisseurs, des pharmaciens ou des unités fonctionnelles de l’établissement.
- Gestion du planning des Pharmaciens et du personnel de la PUI.
- Edition des différents plannings et imprimés nécessaires au suivi des activités de la PUI (ex : planning de distribution des armoires mobiles de dispositifs médicaux, étiquettes de surconditionnement des dispositifs médicaux ).
- Démarches auprès des services administratifs.
- Aide à la réalisation du bilan d’activité.
- Classement des documents et archivages.
- Gestion de la documentation scientifique.
- Commandes des consommables de bureautique.
- Sortie de stock sur le logiciel GEF de tous produits pharmaceutiques.
- Aide à la réalisation du livret thérapeutique pour la partie gestion.
- Participation à l’assurance qualité du service.

En l’absence de la comptable, la secrétaire devra remplir les tâches suivantes:

- Passation et réception des commandes de produits pharmaceutiques sur informatique
- Edition des factures, liquidation et rattachement des pièces à la liquidation.
- Suivi des consommations (comptabilité analytique uniquement), classement des états informatiques et des factures
- Création des produits pharmaceutique sur le logiciel GEF
- Ouverture des marchés sur GEF
- Réalisation et suivi des demandes de hors marché transmises au GHT.
- Gestion et contrôle de l’interfaçage entre les progiciels Sillage et Gef maincare en collaboration avec le service informatique

EXIGENCES DU POSTE
Respect du secret professionnel
Esprit d’initiative
Rigueur
Esprit d’équipe

HORAIRES
8 H - 17 H sur la base de 37h30 en fonction de l’organisation du service.

Type d'emploi : Temps plein

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel