Assistant Administratif
Il y a 2 mois
Type d'offre:
- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:
- ADJOINTS ADMINISTRATIFS HOSPITALIERS
- Référence:
- 2023-8632
- Service:
- Délégation solidarités, habitat et éducation,Institut départemental de l'enfance et de la famille, service adolescence
- 27/02/2023
La délégation solidarités, habitat et éducation place les plus vulnérables au cœur de son action et le domaine de la protection de l'enfance est un enjeu prioritaire. L'Institut Départemental de l'Enfance et de la Famille (IDEF) est un établissement d'accueil d'urgence à qui sont confiés, par les familles ou sur des mesures judiciaires, des enfants et des adolescents âgés de quelques jours à 18 ans.
**Vos missions**:
- exercer une fonction de gestion administrative du service et d'accueil physique et téléphonique, pour la gestion et l'instruction des dossiers des usagers accueillis à l'IDEF,
- veiller par sa neutralité et sa discrétion professionnelle à assurer la confidentialité des éléments portés à sa connaissance,
- participer et organiser le secrétariat des professionnels et du responsable de service dans le cadre de la continuité de service,
- participer à l'organisation et à la communication du suivi des instances de décisions (commissions d'orientations, synthèses, bilans de séjours ) dont il assure l'organisation logistique,
- rédiger des notes, synthèses, documents et comptes rendus,
- rechercher des documents et des informations diverses en vue de l'instruction de dossiers de pilotage institutionnel (MDM, MDPH, ONED, recueil de contacts professionnels),
- être garant, et coordonner l'actualisation des dossiers des usagers (intégration des rapports, des notes de situation ),
- organiser le recueil de données qualitatives,
- assurer la gestion et l'instruction de dossiers administratifs en lien avec les partenaires du champ social, sanitaire ou paramédical, dans le cadre du suivi et de l'organisation des rendez-vous extérieurs (CMP, CAMPS, rendez-vous médicaux),
- participer à l'instruction des dossiers en veillant à l'insertion dans le dossier de l'usager de l'ensemble des pièces requises (DIPEC, avenants, pièces juridiques, coordonnées, autorisations de soins, attestations ) et réaliser la saisie des éléments sous Sil'Age,
- veiller au respect du contenu des éléments du dossier et en référer (autorisations d'opérer, autorisations d'hospitalisations, attestations d'ouverture de droit ),
- veiller au respect des échéances internes et externes (rétro planning de transmission des documents, anticipation des instances telles que les CO et les synthèses, gestion des prises de rendez-vous...),
- organiser le tri du contenu du dossier (notes personnelles, ) et en assurer
l'archivage et la conservation,
- assurer le suivi et/ou la mise à jour du calendrier des enfants (visites médiatisées, audiences ),
- organiser les réunions et séances de travail et en assurer la logistique : assurer des réservations (salle, matériel,...), gérer l'approvisionnement en fournitures;
- concevoir et mettre en place des outils de suivi et de mesure de l'activité (tableaux de bord, check list ),
- réaliser et mettre à jour des états, requêtes et tableaux de bord,
- contribuer au recueil de données statistiques ou d'analyses d'évolutions des problématiques des publics confiés (MDPH, liens avec les CMP, données de santé publique,),
- organiser les conditions d'une traçabilité des courriers,
- en lien avec le responsable de service, veiller à l'actualisation de la situation juridique des usagers,
- s'assurer de la bonne exécution des procédures en matière de charte de mise en forme, d'archivage,
- participer à des réunions, groupes de travail transversaux,
- participer à l'accueil et à l'encadrement de stagiaires des écoles de formation ou de l'accueil de professionnels dans le cadre de rencontres inter-partenariales,
- contribuer, dans le cadre de la continuité de service, à l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et tenue du standard,
- contribuer au recueil des données RH (formations, grilles horaires ).
**Vos connaissances et compétences**:
- maîtrise des outils bureautiques (Pack Office),
- maîtrise du logiciel métier (Sil'Age).
**Vos aptitudes et qualités**:
- rigueur, réactivité, organisation,
- discrétion,
- sens de l'écoute, aisance relationnelle,
- capacité d'adaptation au changement,
- esprit d'initiative,
- bonne expression écrite et orale,
- capacité à traiter des informations.
**Conditions de travail**:
Lieu : Idef, 62, rue Lionel Terray 69500 Bron
Temps de travail : horaires de travail en journée du lundi au vendredi
Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions
Conditions d'exercice:
pas de conditions spécifiques
Poste n'ouvrant pas droit à la nouvelle bonification indiciaire (NBI).
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