Assistant SAV

La personne en charge du poste d’assistanat SAV est l’interface de l’entreprise, entre les traitements des appels externes et la transmission en interne auprès du personnel concerné. Elle gère également le volet administratif des tâches courantes de l’entreprise. Interface directe entre les clients, fournisseurs et les équipes de techniciens, une grande polyvalence est requise pour s’adapter aux différentes sollicitations de ses interlocuteurs dans un esprit de service et de confiance

**1. Assurer l’accueil physique et téléphonique**
- Accueille et oriente les personnes se présentant à l’entreprise
- Enregistre et transmet les demandes des prospects et clients
- Oriente les différents appels aux personnes concernées - un tableau sera mis à jour régulièrement

**2. Gestion des contrats d’entretien**
- Elabore en collaboration avec le responsable SAV / chargé d’affaires les contrats d’entretien
- Assure un suivi suite à l’envoi du contrat (appel, relance mail)
- Une fois le contrat signé, le contrat est consigné dans le dossier « contrat d’entretien » et rajouté à la liste des contrats (fichier Excel)
- Le contrat sera ensuite rajouté dans SAV + ainsi que tous les éléments nécessaires aux techniciens ( listings machine, périodicité, prix, spécificités)

**3. Gérer le planning**
- Elabore le planning SAV / maintenance et de Baroumes services suivant les souhaits des clients et nos possibilités planning
- Baroumes services : Laurent Catinat : spécialités dépannages plomberie, syndic, salles de bain clés en main, clientèle particulière
- Maintenance SAV:

- Franck Torlet : chauffage : chaudières gaz, fioul, bruleurs / pas ou peu de plomberie sauf dernier recours
- Florent Bally : chauffage / climatisation
- Clement : sous-traitant : donnera son planning à l’avance pour programmation : chauffage / clim / adoucisseurs / surpresseurs etc.. éventuellement dépannages plomberie sur hôtels / restaurants.
- Harold : plus spécialisé en Climatisation - chauffage également - clients cheval blanc et Epadh
- Gère les plannings des techniciens et fixe les rdvs de révisions de chaudières / climatisations
- Etablit les rapports d’interventions suite aux retours techniciens - fait un point si nécessaire avec le responsable du SAV

**4. Assurer le suivi des rapports techniciens**
- Valide les rapports d’intervention
- Saisit et impute les heures des techniciens
- Consigne dans un cahier les éléments importants, à suivre, de tous les techniciens

**5. Participer à la gestion des devis**
- Crée les devis suivant les retours des techniciens
- Fait contrôler les devis à la direction avant envoi aux clients
- Passe les commandes et réceptionne les pièces correspondantes aux devis acceptés en collaboration avec le magasinier
- Planifie les devis acceptés une fois les pièces reçues (devis signé + acompte)

**6. Etablir les factures clients et gérer les encaissements**
- Edite les factures clients et met à jour les données clients et assure l’envoi des factures au plus tôt après intervention - les factures seront toujours accompagnées des rapports d’interventions faits par les techniciens ( + attestations d’entretiens pour chaudières)
- Suit les règlements et assure les relances de paiements clients

**COMPETENCES TECHNIQUES**:

- Posséder les connaissances de base en secrétariat, facturation, comptabilité, gestion commerciale
- Maîtriser l’outil informatique
- Maîtriser les techniques de communication téléphonique
- Mettre en œuvre les techniques de recherche d’information, de classement et d’archivage
- Assurer le traitement des courriers électroniques et physiques
- Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers
- Gérer les agendas d’une équipe
- Gérer les commandes de pièces et fournitures diverses
- Appliquer les procédures administratives
- Traiter les pièces comptables, les vérifier et les suivre

**COMPETENCES TRANSVERSES**:

- Bien maîtriser l’expression orale et écrite
- Savoir organiser son poste de travail et ses activités
- Être capable de se conformer à des procédures, des consignes et des opérations méthodiques
- Identifier les priorités et savoir s’adapter à des tâches variées
- Capacité à travailler en bonne intelligence
- Être rigoureux, faire preuve d’autonomie
- Bon sens de l’accueil et du contact client
- Savoir faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité
- Bon sens des responsabilités et ouverture d’esprit
- Faire preuve de diplomatie, d’aisance relationnelle pour s’adapter à des interlocuteurs variés
- Savoir travailler en équipe et déléguer des tâches
- Sensibilité pour la dématérialisation des tâches et l’informatisation (projet d’évolution de l’entreprise vers le numérique)

Type d'emploi : CDI

Salaire : 2 000,00€ à 2 500,00€ par mois

Avantages:

- Titre-restaurant

Programmation:

- Du