Un.e Assistant.e de Direction

POLE ADMINISTRATIF TERRITOIRE GRAND SUD OUEST - CDI - LAUTREC (Tarn 81)

Référence : TGSO-202403003 publiée le 25 mars 2024

**Renseignements administratifs**:
Lieu de travail : LAUTREC, Tarn 81

Nature du contrat de travail : CDI

Date de prise de poste : Immédiatement

Salaire / fourchette de rémunération : 22K€-29 K€ brut/an selon diplôme et expérience CCN 1966

Permis : Permis B

Temps de travail : Temps plein

Entité de rattachement : Fédération APAJH

Famille de métier / Métier : Assistant de direction

Convention collective : CCN 66

Statut et classification : Non cadre

**Le poste**:
**Missions**:
Finalité du poste:
Sous la responsabilité du Directeur Territorial, en lien avec les Directions des structures et du pôle territorial, la/le Assistant(e) de direction remplit des missions administratives, dans différents domaines tels que le secrétariat, la comptabilité et les ressources humaines.
La/Le Assistant(e) de direction assiste plusieurs responsables afin d’optimiser la gestion de leur activité (organisation de déplacements, communication, préparation de réunions,)
La/Le Assistant(e) de direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la (des) structures.
Principales missions:
Gérer le secrétariat de direction et l’accueil
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du Pôle Administratif
- Réaliser des travaux bureautiques : rédaction de courriers, rédaction de compte-rendu de réunions
- Suivi du courrier : entrée, sortie
Participer à la gestion des ressources humaines
- Préparer administrativement l’arrivée des nouveaux salariés

Suivre l’ensemble des procédures comptables
- Commander les fournitures du pôle
- Saisir la comptabilité du pôle (factures, notes de frais, rapprochement bancaire ,...)

Assister l’équipe de direction
- Aider à la planification des réunions : réservation salle, repas,
- Aider à l’organisation des déplacements
- Aider à l’organisation d’évènements

Communiquer
- Travailler en équipe pluridisciplinaire
- Collecter et analyser les informations reçues et les transmettre de façon adaptée aux différents interlocuteurs
- Travailler en lien avec l’ensemble de l’équipe territoriale et direction des établissements

**Présentation de l’établissement**:
Le Territoire Grand Sud-Ouest est composé de 30 structures réparties sur 4 départements:

Tarn (81) : 1 pôle administratif et 3 structures à Lautrec (ESAT, EAM, EANM), 3 structures à Albi (FH, SAVS, SAMSAH), 2 structures à Lacaune (FAM, FDV), 7 structures à Lavaur (FAM, FDV, MAS, 2 SAVS, FH, ESAT), 2 structures à Labruguière (IME, SESSAD)
Gers (32) : 4 structures à Saint Mont (ESAT, FH, SAVS, FDV)
Pyrénées Atlantiques (64) : 1 EHPAD à Morlaàs,
Lot (46) : 8 structures (CMPP, Espace visite, IME, ITEP, MECS, 2 SESSAD) à Figeac, Cahors, Puy-L’évêque, Gourdon, Bretenoux.

Le Territoire compte environ 1400 salariés.

**Présentation de la Fédération**:
La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

**Profil**:
**Diplômes / Autres critères**:
Vous disposez d'un diplôme de niveau 5, BTS Assistante de Direction ou de Gestion, ou DUT ainsi que d'une expérience sur un poste similaire d’au moins 1an.

Vous maîtrisez le Pack Office,

Vous êtes une personne autonome, organisée, votre aisance relationnelle et rédactionnelle vous permettent de gérer simultanément des activités administratives variées.

Une connaissance des secteurs médico-social/sanitaire/social serait un plus.

**Soft skills** (compétences comportementales) indispensables à ce poste**:

- Autonomie [?]
- Être apte à réaliser des activités sans avoir besoin en permanence de soutien ou de supervision, à prendre en charge la complète résolution d'un problème- Esprit d'équipe [?]
- Capacité à interagir, à coopérer pour avancer vers un objectif commun, à tisser des liens et un réseau, à construire des relations interpersonnelles fortes pour faciliter la coordination et à s’adapter et tirer parti des différentes personnalités- Rigueur [?]
- Capacité à appliquer de manière systématique et correcte des règles / procédures / méthodes, à réaliser des activités sans erreur ou imprécision, à transmettre des informations avec exactitude- Sens de l'organisation [?]
- Capacité à structurer de manière méthodique un travail pour atteindre des obje