Secrétaire Chargée D'accueil

Descriptif de l'emploi

Suite à une mobilité interne au sein de la mairie de MONTUSSAN, nous recherchons un(e) chargé(e) d'accueil.
Vous serez chargé(e) d'accueillir, informer et orienter le public.
Vous assurerez le suivi et l'exécution des tâches administratives dans divers domaines.

Missions, activités et conditions d'exercice

Missions, activités et conditions d'exercice
- Accueil physique et téléphonique des administrés
- Orientation du public vers les organismes et services compétents
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la Collectivité
- Enregistrement du courrier
- Instruire et constituer les actes d'Etat-Civil (reconnaissance anticipée, attestation d'hébergement, livret de famille, recensement militaire)
- Réception des déclarations d'Etat-Civil
- Vérifier l'authenticité des pièces fournies
- Renseigner le public sur leurs demandes d'Etat-Civil
- Délivrance de documents administratifs (attestations, etc...)
- Assurer la tenue administrative des registres
- Elections
- Réception des demandes d'inscription électorales
- Aide à la révision des listes en cas d'absence de l'agent chargé de cette activité
- Aide à la mise en place matérielle du scrutin avec les agents chargés de cette activité
- Remplacement à l'agence postale communale en période de vacances et/ou d'absences de l'agent titulaire

Profil recherché
- Savoir accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
- S'exprimer clairement et traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Maîtrise des techniques et outils de communication (informatique, Internet...)
- Connaître l'organisation et les activités des services
- Maîtriser les procédures relatives aux formalités administratives
- Maîtrise des techniques rédactionnelles administratives.
- Maitrise des outils informatiques, des logiciels Berger Levrault e.GRC état civil, citoyen, BL enfance
- Posséder une bonne pratique des logiciels de bureautique Word, Excel..
*Expérience (souhaitée) en secrétariat de mairie
- Connaissances de l'organisation administrative (Territoriale)
- Sens du Service Public
- Courtoisie,
- Discrétion et rigueur
- Sens du travail en équipe (Relations avec services, élus,
- Organisation,
- Adaptation

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : à partir de 1 614,38€ par mois

Programmation:

- Disponible le week-end
- Du lundi au vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Repos le week-end
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Heures supplémentaires majorées

Expérience:

- Secrétariat: 1 an (Exigé)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 27/03/2023