Secrétaire Pédagogique

L’ESRP AUXILIA propose des formations pour 120 personnes en reconversion pour raisons de santé orientées par la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH). : Des formations qualifiantes dans le domaine du tertiaire administratifDes formations préqualifiantes, de remise à niveau avec élaboration de projet professionnel et de FLE

Dans le cadre d'un remplacement d'un salarié malade, nous recrutons pour un poste en CDD à temps plein un.e **Secrétaire pédagogique**:

- **Activités de l'emploi**:
**Accueil téléphonique et physique**
- Rédiger et transmettre des messages
- Transmettre à l’équipe des demandes internes et externes
- Renseigner les interlocuteurs

**Visite de centre**
- Mettre en forme le tableau récapitulatif des visiteurs
- Imprimer les livrets d’accueil et fiches d’accueil, livret de présentation
- Préparer la fiche d’émargement
- Accueillir les visiteurs, aider à remplir la fiche d’accueil
- Préparer et envoyer les lettres de remerciement
- Saisir les fiches d’accueil sur Astagia et scanner celles remplies par les personnes
- Classer les fiches d’accueil

**Admission**
- Créer les dossiers stagiaires et de la section
- Créer et envoyer les avis d’entrée aux organismes et stagiaires
- Traiter les dossiers sur DEFI

**Optimisation du suivi administratif et pédagogique des parcours stagiaires**
- Recevoir les stagiaires tout au long de la formation
- Suivre mensuellement les rémunérations stagiaires
- Gestion des feuilles de présences, demandes d’absences, justificatifs et aménagements de parcours, projet personnalisé
- Faire les déclarations d’accident de travail et de trajet des stagiaires
- Traiter administrativement les arrêts maladie des stagiaires et les accidents de travail (attestations de salaires)
- Établir les conventions de stages et avenant, états de présence et lettres de remerciement
- Établir diverses attestations pour les stagiaires
- Mettre en forme et envoyer aux organismes et stagiaires les arrêts de formation
- Préparer et transmettre les documents de fin de formation aux organismes et stagiaires
- Préparer et transmettre les bilans de fin de préparatoire, fin de formation aux organismes
- Classer les différents documents administratifs dans les dossiers
- Traiter les notifications de parcours et RQTH (Astagia, Via Trajectoire et Excel)
- Accompagner les stagiaires dans leurs démarches administratives
- Mettre à jour le tableau de gestion des notifications
- Surveiller les tests de positionnement
- Accompagner un stagiaire ayant besoin d’une assistance médicale
- Affranchir le courrier
- **Organisation du temps de travail sur l’ESRP**:
Planning des tâches à organiser en fonction des calendriers (sorties et entrées de groupes, projets ).
- **Liens fonctionnels et hiérarchique**:

- Rattachement hiérarchique et fonctionnel au responsable pédagogique
- La secrétaire pédagogique collabore avec l’ensemble de l’équipe
- **Expérience**:

- Expérience professionnelle récente de 3 ans dans le métier du secrétariat.
- **Capacités requises**:

- Sens de l’accueil, de l’organisation et de l’initiative, rigueur, savoir travailler en équipe, bon rédactionnel
- **Formation et connaissances**:

- Titulaire d’un diplôme de niveau Bac en lien avec le secrétariat. La connaissance des publics en difficultés serait un plus.
- **Rémunération : Selon convention collective CCN 51**

Avantage : Mutuelle
Prise en charge du transport quotidien à hauteur de 50%

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 2 semaines

Salaire : 1 695,00€ à 1 795,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Lieu du poste : En présentiel