Assistant(E) Adminitratif

Nous recrutons pour une belle PME dans le domaine des services, mission d'intérim de 3 mois en vue d'intégration CDI. Semaine de 4 jours, jour non travaillé suiviant souhait du collaborateur(trice)

Vos missions principales:
Assurer l’accueil physique et téléphonique, réceptionner tous les documents, informations (internes ou externes), demandes (clients, salariés, administrations )et les rediriger aux services concerné. Etre un véritable support au service de l’organisation. Réaliser des tâches de secrétariat et d’administration.

**Accueil et secrétariat**:

- Accueillir, identifier et renseigner (téléphone + physique) les intervenants extérieurs (clients, visiteurs, coursiers, salariés).
- Prise et transmission de messages
- Filtrage et annonce avant de transférer aux bons interlocuteurs
- Gérer le standard pour toute l’entreprise pour réduire au maximum les temps d’attente ;
- Réceptionner et trier le courrier + scanner les documents (factures, courriers, LRAR )
- Gérer le courrier au départ : mise sous pli de l’ensemble des documents (factures, fiches de paie ) + affranchir + déposer à la poste ;
- Déposer les remises de chèques aux différentes banques ;
- Archiver l’ensemble des documents clients (numérique) ;
- Archivage et indexation numérique des documents salariés reçu par courrier et ou mail ;
- Gestion de la boite mail « fournisseurs » et indexation des factures fournisseurs pour contrôle ;
- Lettrage des paiements sur le logiciel de trésorerie.

**Gestion administrative et suivi**:

- Gérer le stock de fournitures de bureau (suivi + commande) ;
- Assurer l’accueil et le suivi avec les prestataires (sécurité incendie, APAVE, etc).
- Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel
- Gérer un standard à plusieurs lignes
- Connaissance parfaite de l’organigramme
- Avoir une capacité de synthèse
- Sens du service, esprit d’équipe et entraide
- Organisation et polyvalence
- Rigueur et réactivité
- Ayant le sens des priorités et le sens de l'initiative
- Grande diplomatie et patience

Avoir une bonne élocution, un sens du relationnel

Semaine de 4 jours, jour non travaillé en fonction des souhaits du salarié(e)

Qui sommes nous ?