Secrétaire Du Cabinet Du Président

Il y a 2 mois

Orléans, France Université d'Orléans Temps plein

Entreprise
### Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.
### Elle compte 18 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 25 unités de recherche.
Poste
**Lieu d’exercice**: Université d'Orléans, Cabinet de la Présidence
**Prise de poste**: Poste à pourvoir à partir de décembre 2024
**Type de contrat/Statut**: Catégorie C, ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD 1an), temps plein
Poste
Mission
Au sein du Cabinet de la Présidence de l’université d’Orléans, la/le secrétaire de direction assure, sous la responsabilité du / de la chef/fe de cabinet, une partie du secrétariat de la structure et gère, sous la supervision de l’assistant/e du Président, les aspects évènementiels en lien avec les assistants/es du Cabinet, la Direction de la communication et le Service logistique.
Activités principales
Secrétariat du cabinet (en lien direct avec le / la Chef/fe de cabinet)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
- Réaliser la vérification des parapheurs signés avant le retour dans les services ;
- Gérer l’agenda partagé des Conseils et Instances de l’Université ;
- Rédiger des courriels pour envoi en lien avec le / la Chef/fe de cabinet ;
- Sélectionner et diffuser de l’information en interne ;
- Retranscrire des informations orales à l'écrit ;
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ), les reproduire et les diffuser ;
- Classer et archiver des documents ;
- Être le référent archives du cabinet et participer aux réunions du réseau des archivistes de l’Université. Procéder à l’archivage des pièces administratives ;
- Être le correspondant DUERP de la Présidence au Château et gérer l’évolution de son contenu ;
- Apporter un soutien administratif et logistique aux collègues du Cabinet et à l’équipe de gouvernance ;
- Suppléer les activités des autres assistantes du cabinet en cas d’absence (courriels, agendas, courriers,) ;
- Gérer les réservations des salons du Château ;
- Vérifier et assurer la bonne configuration des salons avant des réunions/manifestations internes ou externes ;
- Assurer la gestion des stocks (papeterie, fournitures ) ;
- Assurer le budget dédié à l’activité ;
- Mettre à jour la signalétique (étiquettes des bureaux, consignes, notes diverses,).

Partie événementielle (en lien direct avec l’assistant/e du Président):

- Réaliser les activités liées à l’organisation des événements (invitation des participants et suivi des réponses, demande de devis, préparation et gestion des commandes, gestion des stocks,) ;
- Solliciter des devis selon le type de manifestations (traiteur, fleurs,) ;
- Tenir à jour un listing des personnalités institutionnelles ainsi que des fournisseurs / prestataires ;
- Faire le lien avec la Direction de la communication et le service logistique pour caler les différentes activités à accomplir lors d’un événement.

**CONTRAINTES PARTICULIÈRES**: Plage horaire d’ouverture du cabinet (présence à répartir entre les 3 assistantes). Disponibilité en lien avec les exigences des calendriers et les situations d’urgence ou de surcharge de travail ponctuelles.
Profil
Formation et expérience professionnelle
Formation orientée vers les métiers du secrétariat / gestion / administration
Disposer de connaissances sur l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des universités
Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
Connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur ) et les technologies de l’information et de la communication (internet, messagerie électronique, etc.)
Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et faire face à des situations d'urgence
Savoir anticiper, planifier et hiérarchiser les urgences
Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles de gestion
Savoir rendre compte
Savoir s'adapter aux changements
Savoir gérer son stress
Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches et les demandes et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Compétences et qualités requises
Sens du travail en équipe
Rigueur / fiabilité
Sens de la confidentialité
Capacité d'écoute et sens relationnel
Sens de la communication
Sens du service public
L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI
Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

- Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vi

  • Spécialiste en Administratif/Secrétaire pour Cabinet d'Ophthalmologie

    il y a 2 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France STAND UP FORMATION ORLEANS Temps plein

    Détails du PosteNous recherchons un spécialiste en administratif/secrétaire pour rejoindre notre cabinet d'ophthalmologie à Orléans. En tant que professionnel(e) de l'administration, vous serez chargé(e) de la gestion administrative du cabinet, de l'accueil des patients et de la prise de rendez-vous.Compétences SouhaitéesBonne capacité...

  • Secretaire Medical Temps Plein

    Il y a 3 mois

    45100 Orléans, France NKL Ophta Temps plein

    **Recherche Secrétaire médical F/H, poste à pourvoir en CDI 35h, fin août/début septembre** Nouveau cabinet médical libéral d'ophtalmologie dans le sud orléanais composé d’une équipe jeune médicale, paramédicale et administrative dynamique porteuse de mission au sein de notre territoire. - **Vos missions principales**:_ - Accueil des patients...

  • Responsable de Crèche

    Il y a 3 mois

    45100 Orléans, France CAF DU LOIRET Temps plein

    **Responsable de Crèche (F/H)**: - CDI - Orléans - de 38 € à 39 € par an - NIVEAU 7 - NVHADD97206 **CAF DU LOIRET**: La Caf du Loiret accompagne 130 000 allocataires dans les domaines de la famille, du logement, de l'insertion et du handicap. Elle verse plus de 700 millions de prestations légales et plus de 45 millions au titre de l'action...

  • Secrétaire administrative de cabinet

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

    Mission du cabinetL'assistant(e) de direction universitaire du cabinet de la Présidence de l'Université d'Orléans assure la gestion administrative du cabinet et participe à l'organisation d'événements.Le responsable de la gestion administrative du cabinet est responsable de la réception et de la diffusion du courrier, de la gestion...

  • Gestionnaire Recouvrement Des Créances en Cdd

    Il y a 3 mois

    45100 Orléans, France CAF DU LOIRET Temps plein

    **Gestionnaire Recouvrement des créances en CDD (H/F)**: - CDD - Orléans - de 1 808 € à 1 900 € par mois - NIVEAU 3 - Télétravail possible - NVHADD94386 **CAF DU LOIRET**: Acteur essentiel de la politique familiale et partenaire de la vie économique et sociale du département, la Caisse d'allocations familiales de Loiret est un organisme privé...

  • Educateur(Trice) de Jeunes Enfants

    Il y a 3 mois

    45100 Orléans, France CAF DU LOIRET Temps plein

    **Educateur(trice) de Jeunes enfants**: - CDD - Orléans - de 30 € à 31 € par an - NIVEAU 5E - NVHADD97215 **CAF DU LOIRET**: La Caf du Loiret accompagne 130 000 allocataires dans les domaines de la famille, du logement, de l'insertion et du handicap. Elle verse plus de 700 millions de prestations légales et plus de 45 millions au titre de l'action...

  • Auxiliaire de Puériculture

    Il y a 2 mois

    45100 Orléans, France CAF DU LOIRET Temps plein

    **Auxiliaire de puériculture**: - CDD - Orléans - de 1 808 € à 1 900 € par mois - NIVEAU 3 - NVHADD94409 **CAF DU LOIRET**: La Caf du Loiret accompagne 130 000 allocataires dans les domaines de la famille, du logement, de l'insertion et du handicap. Elle verse plus de 700 millions de prestations légales et plus de 45 millions au titre de l'action...

  • Responsable Unité Prestations

    il y a 4 semaines

    45100 Orléans, France CAF DU LOIRET Temps plein

    **Responsable Unité Prestations**: - CDI - Orléans - de 28 € à 33 € par an - NIVEAU 5B - Télétravail possible - NVHADD97298 **CAF DU LOIRET**: Vous recherchez une mission qui a du sens, vous avez besoin de vous sentir utile, alors contribuez à une mission de service public ! Acteur essentiel de la politique familiale et partenaire de la vie...

  • Gestionnaire Conseil Allocataires

    il y a 3 semaines

    45100 Orléans, France CAF DU LOIRET Temps plein

    **Gestionnaire conseil Allocataires**: - CDI - ORLEANS - de 25 000 € à 26 000 € par an - NIVEAU 3 - Télétravail possible - NVHADD100596 **CAF DU LOIRET**: Vous intègrerez une équipe composée de plus de 300 agents qui s'engagent chaque jour au service des allocataires pour verser les prestations et mettre en œuvre la politique d'action sociale...

  • Responsable Unité Prestations

    Il y a 3 mois

    45100 Orléans, France CAF DU LOIRET Temps plein

    **Responsable Unité Prestations**: - CDI - Orléans - de 28 € à 33 € par an - NIVEAU 5B - Télétravail possible - NVHADD97298 **CAF DU LOIRET**: Vous recherchez une mission qui a du sens, vous avez besoin de vous sentir utile, alors contribuez à une mission de service public ! Acteur essentiel de la politique familiale et partenaire de la vie...

  • Conseiller Départemental Petite Enfance

    Il y a 3 mois

    45100 Orléans, France CAF DU LOIRET Temps plein

    **Conseiller Départemental Petite Enfance (F/H)**: - CDI - Orléans - de 33 € à 34 € par an - NIVEAU 6 - Télétravail possible - NVHADD97340 **CAF DU LOIRET**: Vous recherchez une mission qui a du sens, vous avez besoin de vous sentir utile, alors contribuez à une mission de service public ! Acteur essentiel de la politique familiale et partenaire...

  • Secrétaire Comptable

    il y a 1 mois

    Orléans (45), France Comptafrance Temps plein

    **Découvrir Comptafrance**: Comptafrance est un cabinet d’expertise comptable avec 240 collaborateurs, 22 établissements sur un large Centre Franceet la volonté de continuer à grandir. - **Les conditions de travail**: - **Les avantages**: - **Nos métiers**: - **Les échanges**: - **Les opportunités** Découvre plus en détail sur notre site les...

  • Chauffeur.se Au Cabinet

    Il y a 2 mois

    Orléans (45), France Région Centre-Val de Loire Temps plein

    Au sein du Cabinet du Président, vous êtes chargé.e de conduire des élu.e.s et des délégations invitées par la Région en toute sécurité. Vous êtes également chargé.e: - d'assurer l'entretien du véhicule (intérieur et extérieur) - de préparer le véhicule, repérer le parcours et prévoir les aléas - d'aider à la préparation du...

  • Je participe à l'animation et au développement d'une association

    il y a 1 mois

    Orléans, France API Engagement Temps plein

    RésuméJe participe à l'animation et au développement d'une association, 45000 Orléans, Bénévolat.Secteur : solidarite-insertionFonction : gestion-de-projetsEntreprise : FNATH - GROUPEMENT CENTRE OUEST - ASSOCIATION DES ACCIDENTES DE LA VIEDescription du posteEn lien avec le Président du Groupement et la Secrétaire générale : • Vous...

  • Animateur de projets, développement d'une association

    il y a 1 mois

    Orléans, Centre-Val de Loire, France API Engagement Temps plein

    Détails du posteEn lien avec le Président du Groupement et la Secrétaire générale, vous êtes chargé de :Mettre en place des permanences locales et d'animer une équipe de bénévoles localement.Développer un réseau de partenaires locaux pour répondre aux besoins des accidentés de la vie.Participer aux formations du Groupement et de la...

  • Secrétaire juridique H/F

    il y a 2 semaines

    Orléans, France In Extenso Temps plein

    Avec un réseau de 7 300 collaborateurs et plus de 280 agences réparties sur tout le territoire, In Extenso est leader de l’expertise comptable, du conseil et des services professionnels pour les TPE-PME.En croissance ininterrompue depuis sa création en 1991, In Extenso accompagne les artisans, commerçants, chefs d'entreprise, professions libérales et...

  • Secrétaire juridique H/F

    il y a 1 semaine

    Orléans, France In Extenso Temps plein

    Avec un réseau de 7 300 collaborateurs et plus de 280 agences réparties sur tout le territoire, In Extenso est leader de l’expertise comptable, du conseil et des services professionnels pour les TPE-PME.En croissance ininterrompue depuis sa création en 1991, In Extenso accompagne les artisans, commerçants, chefs d'entreprise, professions libérales et...

  • Cdd 18 Mois

    Il y a 2 mois

    Orléans (45), France CAUE DU LOIRET Temps plein

    Date de publication de l'offre 07/10 - 12/11/2024 Type d'emploi - CDD Catégorie de métier Paysage - urbanisme - architecture Nom de l'organisme CAUE DU LOIRET Le Conseil d’Architecture d’Urbanisme et de l’Environnement du Loiret est un organisme associatif de droit privé et d’intérêt public, créé à l’initiative du Conseil...

  • Je participe à l'animation et au développement d'une association

    il y a 1 mois

    Orléans, Centre, 45000, Centre, France API Engagement Temps plein

    RésuméJe participe à l'animation et au développement d'une association, 45000 Orléans, Bénévolat.Secteur : solidarite-insertionFonction : gestion-de-projetsEntreprise : FNATH - GROUPEMENT CENTRE OUEST - ASSOCIATION DES ACCIDENTES DE LA VIEDescription du posteEn lien avec le Président du Groupement et la Secrétaire générale : • Vous...

  • Secrétaire juridique H/F

    il y a 2 semaines

    Orléans, France In Extenso Temps plein

    Poste : QUI SOMMES-NOUS ?In Extenso est l'un des leaders de l'expertise comptable en France et parmi les premiers prestataires de paie du marché avec un réseau de plus de 6200 collaborateurs et 250 agences réparties sur tout le territoire. In Extenso est également un acteur important dans les domaines du conseil et de...