Charge de Mission Evenements Et Privatisations

Il y a 2 mois


Paris e, France MAISON DE L'OCEAN - FONDATION ALBERT Ier - Institut océanographique Temps plein

PROFIL DE POSTE RECHERCHE:
**CHARGE DE MISSION EVENEMENTS ET PRIVATISATIONS (H/F)**

**Temps**: Complet 35h/semaine

**Disponibilité**: Immédiate

**Vos missions et activités**:
Vous êtes rattaché(e) opérationnellement au Responsable Evènements & Mécénats et hiérarchiquement à la Direction du Mécénat et des Partenariats. Vous jouerez un rôle essentiel dans le renforcement des ressources de l'Institut océanographique en coordonnant les événements et privatisations au sein de la Maison de l'Océan, située à Paris 5ème.

Dans le cadre de la stratégie développement de l’Institut océanographique, vous êtes amenés à:
**Gérer les demandes clients pour des prestations de locations d’espaces à la Maison de l’Océan** (cocktails, séminaires, concerts, tournages, réunions etc.) et nécessitant de:

- Réaliser et mettre à jour des devis pour les clients et les conseiller tout au long du processus ;
- Veiller à la bonne gestion des agendas d’évènements ;
- Préparer les contrats (définition des besoins et commande du personnel dédié comme les agents de sécurité, régisseurs renforts, permanence propreté,) et suivre les règlements des client et prestataires ;
- Constituer les dossiers nécessaires au bon déroulé de l’évènement : réalisation matérielle, logistique, mise en œuvre d’actions assurant du respect du cahier des charge et des délais, etc. selon les besoins ;
- Participer à la préparation opérationnelle des manifestations et à la coordination de la réalisation des événements avec les différentes parties prenantes afin que l’évènement convienne au client/prestataire

**Prendre en compte la dimension des événements**:

- Anticiper et contrôler les synergies de partenariats possibles, évaluer l’intérêt de l’implication de l’Institut océanographique ou les bénéfices qualitatifs lors de certains évènements (rencontres VIP, mises en relation, opportunités diverses), veiller à la vérification des profils des participants, etc.
- Evaluer en amont les risques éventuels d’événement : risque d’image pour l’Institut et ses missions, risque physique pour notre patrimoine, risque de voisinage par rapport aux nuisances possibles, risque de conflit d’intérêt par rapport à nos partenaires, etc.
- Collaborer sur le plan administratif, technique et comptable en facilitant les interfaces avec les différentes équipes De l’Institut océanographique (préparation de documents, rédaction de courriers, tenue à jour des fichiers sur base de données, tenue des documents analytiques de l’activité)
- Assurer un reporting régulier de l’activité auprès du responsable et de la Direction.

**Assurer toute autre tâche ou mission nécessaire au bon fonctionnement du service événementiel et des besoins de la Direction.**

**Développement de l’offre de privatisations**:

- Contribution à la mise en œuvre de la stratégie de développement des privatisations à travers des actions de communication, les réseaux sociaux, le référencement sur des plateformes spécialisées, et des événements de prospection.
- Identification et approche proactive de nouveaux prospects, mise à jour de la base de données clients.
- Suivi des prestataires partenaires en accord avec la RSE et les valeurs de l'Institut océanographique.

**Votre profil**:
Formation supérieure Bac + 2/3, de type Management Culturel, école de communication, métiers de l’évènementiel, BTS ou DUT.

Première expérience significative réussie dans des fonctions similaires avec une connaissance du secteur touristique, muséal, culturel et des enjeux protocolaires serait appréciée

Compétences avérées en gestion administrative, budgétisation et coordination logistique.

Excellentes compétences en communication, avec la capacité à conseiller et collaborer avec une grande variété de clients.

Excellentes qualités d’expression orale et écrite en français et en anglais (de nombreux organisateurs sont internationaux).

Maîtrise des outils informatiques (Pack Office), des supports utilisés en communication, des outils web et numérique.

**Vos compétences et qualités**:

- Fiabilité, rigueur, et attention aux détails sont indispensables pour le poste.
- Savoir-être, capacité à s’adapter à ses interlocuteurs et à leurs besoins.
- Sens de l'initiative, créativité et capacité à travailler de manière autonome.
- Orientation service client, esprit d’analyse/ synthèse, capacité à formaliser
- Esprit collaboratif, enthousiasme, persévérance, dynamisme
- Flexibilité et disponibilité attendue car liées aux évènements, bonne gestion du temps et des priorités
- Connaissance des enjeux environnementaux et marins appréciée.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Programmation:

- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 19/02/2024



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