Gestionnaire Administratif-ve
Il y a 2 mois
**Département ou service de la structure**: Service Logistique et Technique
**Catégorie/Corps **:Catégorie B (Technicien en gestion administrative)
**ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL**
Au sein du service Logistique et Technique (SLT), composé de cinq pôles, le gestionnaire administratif est intégré au pôle Service à l’Usager (PSU) et placé sous l’autorité de son responsable. Il travaille avec l’ensemble du pôle composé de 11 agents. Il travaille également avec l’ensemble des agents du SLT composé de 54 personnes. Au sein de l’établissement, il est amené à travailler avec la Délégation générale des élèves, avec les élèves et étudiants, les usagers internationaux de l’internat, la Direction des études, de la vie étudiante et des carrières, la Direction des relations internationales, les gestionnaires administratifs et l’agence comptable. En externe, ses relations de travail sont les fournisseurs et les prestataires de service.
**MISSIONS ET ACTIVITÉS**
Le gestionnaire administratif assure les fonctions de chef d’équipe au sein du pôle Service à l’Usager. Il est en charge d’encadrer deux opératrices logistiques (une lingère et une aide entretien) ainsi que des vacataires estivaux. En lien avec le régisseur du bureau, il assure l’organisation et la continuité de service du bureau hébergement. Il est également amené à assurer des fonctions polyvalentes d’accueil et de gestion au sein du service Logistique et Technique.
**Activités principales**:
- Assurer l’encadrement du bureau hébergement o Assurer l’interface entre sa hiérarchie et les équipes ;
- Organiser et planifier l’activité des équipes ; o Encadrer et contrôler l’exécution des tâches ;
- Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l’activité.
- Assurer l’organisation des internats
- Assurer l’accueil des usagers de l’internat ;
- Répondre aux besoins et assurer le suivi des demandes ;
- Préparer et assurer la rentrée de l’internat ;
- Contrôler les différents mouvements de l’internat tout au long de l’année (thurnages partiels, invités, pensionnaires étrangers, fermetures, etc.) ;
- Assurer le suivi fonctionnel et qualitatif des espaces communs de l’internat (cuisines, douches, toilettes) ;
- Assurer le suivi qualitatif des logements invités (états des lieux, ménage, etc.) ;
- Assurer l’accueil des universités d’été (informations, réservations, facturation) ;
- Effectuer le suivi et la gestion des stocks (électroménagers, mobiliers, produits ménagers).
- Participer à la gestion administrative du bureau hébergement
- Assurer le suivi et la gestion des marchés dédiés au bureau hébergement ;
- Appliquer les procédures administratives spécifiques du bureau hébergement ;
- Etablir les documents administratifs et suivre les demandes ;
- Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités ;
- Participer à la mise à jour des procédures.
**Spécificités du poste**
- En contact quotidien avec les usagers
- Périmètre de l’internat sur trois sites
- Usage de l’anglais dans un cadre professionnel
- Calendrier d’activité variable nécessitant de la disponibilité à certaines périodes
**COMPÉTENCES PRINCIPALES**
**Expérience professionnelle**: trois années d’expérience en gestion administrative
**Connaissances**
- Connaissance des marchés publics (notions de base)
- Connaissance de l’ensemble des sites de l’ENS
- Connaissance de l’organigramme de l’ENS
- Maîtrise de l’anglais dans un contexte professionnel (niveau intermédiaire)
**Compétences techniques**
- Rendre compte, à l’écrit comme à l’oral, à sa hiérarchie
- Savoir planifier, contrôler et prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Communiquer, faire preuve de pédagogie et s’adapter aux divers interlocuteurs
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Maitriser les outils de messagerie (Outlook) et de bureautique (Word, Excel)
- S’adapter rapidement à l’utilisation du logiciel d’hébergement ADRESIO
- Encadrer et animer une équipe
**Compétences comportementales**
- Faire preuve d’autonomie et de réactivité
- Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation
- Être capable de travailler en équipe
- Avoir le sens du relationnel
- Être disponible (contrainte de calendrier de gestion)
- Être rigoureux(-se) et force de proposition
**AUTRES INFORMATIONS**
Prise de fonction : 1er mars 2024
Lieu de travail : 45 rue d’Ulm, 75005 Paris
Conditions de travail:
37h30 de temps de travail hebdomadaire ;
49 jours de congés/RTT par an
Télétravail possible
Poste ouvert : - Aux contractuels (CDD d’un an renouvelable) Rémunération selon expérience. L’ENS est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.
Type d'emploi : CDD
Salaire : 1 900,00€ à 2 500,00€ par mois
Avantages:
- Prise en charge du
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Gestionnaire Administratif(Ve)
il y a 3 jours
Paris, France Ifpass Cabinet de recrutement Temps pleinIFPASS CABINET DE RECRUTEMENT accompagne ses clients dans l'acquisition de leurs nouveaux talents en proposant des prestations de sourcing et de recrutement « clé en main » dédiées aux secteurs de l’assurance et de la banque. Notre connaissance de ces secteurs associée à notre expertise RH et à notre réseau, nous permet d'offrir à nos clients...
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Sohoma - Gestionnaire Administratif(Ve) (H/F)
il y a 23 heures
Paris, France SOHOMA Temps plein**Laissez votre Talent Briller chez SOHOMA ! ️** Bienvenue chez SOHOMA, entreprise familiale manageant un portefeuille de 70 hôtels en France (Accor, Louvre, IHG, Marriott, Hilton et indépendants) et en plein développement. Nous sommes à la recherche d'un(e) Gestionnaire Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe passionnée et contribuer à la...
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Gestionnaire Administratif-ve
il y a 21 heures
Paris 13e, France Inserm Temps plein**Gestionnaire administratif-ve** - eVacataire 1 an Début : Dès que possible Paris 13 Bac _ L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre...
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Gestionnaire Administratif-ve
Il y a 2 mois
Paris 7e, France INRAE Temps plein75007 PARIS _ **RETOUR À LA LISTE DES POSTES DE LA CAMPAGNE** **Présentation d'INRAE**: L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche placé sous la double tutelle du ministère en charge de l’agriculture et du ministère en charge de la recherche. C'est...
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Gestionnaire Administratif-ve Et Paie
il y a 7 jours
Paris, France IGN Temps pleinLa Direction des ressources humaines (DRH) a pour mission la gestion des ressources humaines dans toutes ses composantes : pilotage RH, budget RH, gestion administrative (paie, carrière) et prospective des ressources humaines (GPEEC, recrutement, mobilité interne et externe, formation continue), dialogue social, action sociale et prévention. La direction...
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Gestionnaire Administratif(Ve) Et Gestion
Il y a 2 mois
Paris, France INRAE Temps plein75015 Paris ou 92160 Antony _ **RETOUR À LA LISTE DES RÉSULTATS** **Présentation INRAE**: L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et...
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Gestionnaire Administratif-ve
il y a 1 semaine
Paris, France Musée du quai Branly Temps plein**Contexte du recrutement et définition de poste** **Intitulé du poste** : Gestionnaire administratif-ve / contrôle interne **Statut / type de contrat** : Contractuel en CDD de 1 an **Catégorie d’emploi** : Catégorie 3 (catégorie A de la fonction publique) **Métier de référence**: Gestionnaire administratif et comptable **Rattachement...
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Gestionnaire Administratif(Ve) Et Notes de Frais
Il y a 2 mois
Paris 16e, France NH Conseils Temps pleinLe Cabinet NH Conseils est un cabinet de recrutement spécialisé en CDD et en CDI pour l’ensemble des métiers comptables et financiers. Aujourd’hui, nous recherchons pour notre client qui est leader à l’international dans le domaine de la transformation digitale **un (e) Gestionnaire Administratif (ve) et Notes de frais H/F, **pour un CDI sur Paris...
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Gestionnaire Administratif-ve Et Financier.e
il y a 1 mois
Paris 15e, France Hopital NECKER ENFANTS MALADES APHP Temps pleinGestionnaire administratif-ve et financier.e - Début : 01/03/2023_ - 13 mois renouvelable_ - Télétravail possible_ - Bac à Bac+2 _ - Paris 15_ L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire,...
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Assistant(E) / Gestionnaire Administratif(Ve)
il y a 1 mois
Paris, France SOVIDES Temps plein**Assistant(e)/Gestionnaire Administratif(ve) Chantiers** SOVIDES - 77164 Ferrières-en-Brie 2 000,00/2 400.00 € mensuel CDI **NOTRE SOCIETE** Créée en 2001, SOVIDES est une **société́ familiale** 100% INDÉPENDANTE dont le cœur de métier est la création et l’intégration de solutions d’automatismes et de mobilité́ verticale: - les...
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Assistant(E) / Gestionnaire Administratif(Ve)
il y a 1 semaine
Paris, France SOVIDES Temps plein**Assistant(e)/Gestionnaire Administratif(ve) Chantiers** SOVIDES - 77164 Ferrières-en-Brie 1 800,00 € mensuel CDI **NOTRE SOCIETE** Créée en 2001, SOVIDES est une **société́ familiale** 100% INDÉPENDANTE dont le cœur de métier est la création et l’intégration de solutions d’automatismes et de mobilité́ verticale: - les ascenseurs -...
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Gestionnaire Administratif/ve Offres
il y a 4 heures
Paris, France SYSTRA Temps plein**Gestionnaire administratif/ve offres (H/F) - stage ou alternance**: - Pays/Région: FR- Domaine: Support et transverse- Lieu: Paris, FR- Type de contrat: Apprenti- Expérience: 00-02 ans**PRÉSENTATION SYSTRA** SYSTRA est un groupe international d’ingénierie et de conseil dans les infrastructures de transports ferroviaires et urbains. Depuis plus de...
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Gestionnaire Administratif-ve en Renfort à La
il y a 1 mois
Paris 6e, France EHESS - Ecole des Etudes en Sciences Sociales Temps pleinet questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap et la vie étudiante sur les sites de Paris,...
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Gestionnaire Administratif(Ve)
il y a 2 semaines
Paris, France Groupe Fnac Darty Temps plein**Description du poste**: **Métier**: ADMINISTRATIF **Intitulé du poste (F/H)**: GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF(VE) F/H **Contrat**: CDI **Nombre d'heures**: 35:00 **Statut**: Employé **Description et profil**: Rattaché(e) au Directeur de magasin, vous assurez et fiabilisez au quotidien les opérations administratives du magasin et assurez l’interface...
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Gestionnaire Administratif/ve
il y a 1 mois
Paris, France Louis Vuitton Temps pleinPOSTE Au sein de la Direction Marketing Joaillerie, Haute Joaillerie et Horlogerie, le/la gestionnaire administratif/administrative a pour mission de contribuer à l’essor et à la valorisation de l’activité Joaillerie - Haute Joaillerie pour la Maison. Au sein d’une équipe de 9 personnes et sous la responsabilité de son équipe, le gestionnaire...
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Gestionnaire Administratif(Ve) Cee
il y a 1 semaine
Paris 17e, France Assistalents Temps plein**Description de l'entreprise**: **Description du poste**: Notre client, grand groupe spécialisé dans le secteur de l'énergie, recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) CEE en CDI. Le poste est basé dans leurs locaux à Paris 17ème arrondissement au sein du service administratif de 10 collaborateurs. Rattaché(e) au Responsable opérationnel...
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Assistant(E) Administratif(Ve) Excel
Il y a 2 mois
Paris, France Epitech Temps pleinEpitech, Division Assurance, recherche pour l'un de ses clients parisiens un(e) Assistant(e) Administratif(ve). Nous vous invitons à rejoindre un Groupe renommé et en plein développement du secteur Mutualiste. Rattaché au sein du service Production, vous assistez les Gestionnaires dans la mise en place et la gestion des contrats d'assurance...
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Assistant(E) Administratif(Ve) Excel
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Gestionnaire Administrative Et Financière de
il y a 4 jours
Paris 5e, France CNRS Temps pleinDate Limite Candidature : lundi 3 juillet 2023 **Informations générales**: **Intitulé de l'offre **:Gestionnaire administrative et financière de l'unité (H/F)** Référence : UAR3750-BERCIN0-007 Nombre de Postes : 1 Lieu de travail : PARIS 05 Date de publication : lundi 12 juin 2023 Type de contrat : CDD Technique/Administratif Durée du contrat : 4...
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Gestionnaire Administratif de La Propriété
Il y a 2 mois
Paris 5e, France Sorbonne Université Temps plein**Qui sommes-nous ?** Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Labellisée Idex et Pôle Universitaire d’Innovation (PUI), Sorbonne Université s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle. Elle promeut la...
