Assistant Polyvalent

**FICHE DE POSTE ASSISTANT POLYVALENT**

L’Assistant Polyvalent est, en général, le premier intermédiaire entre l’organisation interne de son entreprise et ses interlocuteurs (fournisseurs, clients ). C’est pour cela, que le profil recherché exige une professionnelle ou un professionnel avec une certaine polyvalence et une flexibilité avancée.

La secrétaire-assistante polyvalente se charge bien souvent, dans les petites structures, de l'accueil physique des personnes ou téléphonique, de la rédaction du courrier, de l'organisation des réunions, du classement ou de la tenue de l'agenda de son supérieur.

Le rôle d’un assistant polyvalent est d’être l’intermédiaire entre l’entreprise et les différents interlocuteurs (clients, fournisseurs )

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité,...).

Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique,...) de la structure.

Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique,...) à Bac+2 (BTS,...) en secrétariat, bureautique.

Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.

La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.

La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur,...) et des outils de communication (Internet, messagerie,...) est exigée. Plusieurs facteurs influencent le salaire. En effet, le nombre d’années d’expérience, l’ancienneté ou encore la structure de l’entreprise sont des paramètres qui déterminent le niveau de rémunération.

compétences

Savoirs

Savoir être

Savoir-faire
- Maîtrise des outils informatiques (messagerie, Word, Excel )
- Avoir un goût pour les chiffres et les statistiques
- Savoir construire des devis et des factures
- Avoir des bases en comptabilité
- Connaitre les techniques de secrétariat
- Bonnes qualités relationnelles
- Bon esprit de synthèse
- Bon rédactionnel
- Être à l’aise au téléphone
- La maîtrise de l’anglais peut être demandée
- Droit commercial
- Normes rédactionnelles
- Droit du travail
- Accueillant
- Habile
- Sens du service
- Sens des responsabilités
- Esprit d’équipe
- Esprit d’initiative
- Respect de l’organisation de l’entreprise et des consignes
- Soucieux de l’évolution et du progrès de l’entreprise
- Agile
- Réaliser une gestion administrative
- Réaliser une gestion comptable
- Coordonner l’activité d’une équipe
- Réaliser un suivi d’activité
- Accueillir une clientèle
- Planifier des rendez
- vous
- Orienter les personnes selon leur demande
- Réaliser la gestion administrative des courriers
- Saisir des documents numériques et classer des documents
- Suivre l’état des stocks
- Préparer les commandes

Les risques du metier

Les mesures de prévention doivent être adaptées à la situation professionnelle de l’employé

Les risques sont liés à des contraintes organisationnelles et relationnelle
- Pression des responsables, des collaborateurs
- Diversité des tâches à réaliser
- Travail en urgence
- Gestes répétitifs (écriture sur clavier)
- Contraintes visuelles : travail sur écran, éclairage
- Manutentions manuelles et port de charges ramettes papier, archives

LES RESPONSABILITÉS ET LES TÂCHES À EFFECTUER
- Les missions d’un assistant polyvalent sont variées, elles dépendent de la structure de l’entreprise.
- Il se charge de la rédaction des courriels, du classement des correspondances, et de la gestion du courrier (archiver, trier) ainsi que des mises à jour des dossiers clients et fournisseurs. L’assistant polyvalent assure le traitement administratif et la facturation (suivi des commandes, relances, enregistrement des données, rédaction des comptes-rendus ).
- L’assistant polyvalent se charge également de réceptionner tous les appels téléphoniques (clients, fournisseurs ) de planifier les rendez-vous via les agendas des équipes et également de l’accueil physique.
- L’accueil physique et téléphonique.
- La rédaction des mails, des courriers ou des comptes-rendus de réunions.
- La participation à la gestion financière et/ou comptable de l’entreprise.
- La tenue de l’agenda du directeur et de ses employés.
- La préparation et l’organisation des réunions.
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document,) et transmet les informations (courriel, notes,) pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable selon l’organisation de l’entreprise.
- Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure,).
- Peut coordo