Secrétaire Direction Archéologie

**Contexte et mission du poste**:
Dotée d’une quarantaine de collaborateurs, forte d’une expérience de 20 ans, C'Chartres Archéologie, service mutualisé de Chartres métropole et de la Ville de Chartres est l’un des premiers services archéologiques territoriaux français. La direction de l'archéologie recrute un:
**SECRETAIRE H/F**
**AU SEIN DE LA DIRECTION DE L'ARCHEOLOGIE**
**(Catégorie C - CADRE D'EMPLOI DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS OU CONTRACTUEL)**

Le poste de secrétaire de la Direction de l'archéologie est entièrement dédié à l’ensemble des tâches d’exécution, en appui à l’assistant administratif et budgétaire et à l’ensemble de la direction.

Au titre de vos missions, vous:

- Réalisez l'exécution budgétaire courante : demandes de devis, préparation des bons de commande, vérification des factures et des services faits, saisi des factures auprès de clients
- Accueillez de manière téléphonique et physique et assurez la transmission des convocations et des documents administratifs aux agents.
- Réalisez l'approvisionnement logistique : suivi des stocks (papeterie, EPI, fournitures diverses), réalisation des commandes via E-Atal, réception et contrôle des livraisons de matériel.
- Réservation des logements pour les stagiaires.
- Gérez le courrier : ventilation des courriers « arrivé » et « départ ». Transmission des documents internes auprès des services de la collectivité.
- Gestion de la boîte mail « secrétariat » de la direction.
- Assurez le secrétariat de direction : gestion des agendas, organisation des réunions internes, réservations de salles.

Au titre de vos missions secondaires, vous:

- Participez occasionnellement aux événements de médiation organisés par la direction de l’archéologie (Journées européennes de l’archéologie, Journées européennes du patrimoine ).
- Appuyez les encadrants intermédiaires pour l’organisation logistique de certains évènements (colloques, rencontres scientifiques, etc.).

**Profil recherché**:
Vous bénéficiez d'une bonne maîtrise de l'environnement administratif des collectivités territoriales, avec des connaissances solides sur leur fonctionnement et les spécificités qui les caractérisent.

Vous possédez des des compétences de base en finances publiques, en gestion des marchés publics, ainsi qu'une compréhension des aspects juridiques qui encadrent ces domaines.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques courants, tels qu'Excel, Word, et PowerPoint, tout en ayant une expérience avérée avec des logiciels spécialisés utilisés dans les collectivités, notamment AirDelib pour la gestion des délibérations, Doxis pour la gestion documentaire, et les modules CIRIL finances et CIRIL RH pour la gestion financière et des ressources humaines. Une maîtrise de la plateforme E-Atal est également requise.

Vous savez faire preuve d'une grande rigueur dans l'accomplissement de vos tâches, d'une discrétion dans la gestion des informations sensibles, d'une capacité d'adaptation pour faire face aux imprévus ou aux changements, ainsi que d’un sens de l’écoute et de bonnes compétences relationnelles, essentielles pour travailler en équipe et collaborer avec divers interlocuteurs.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 36 mois

Lieu du poste : En présentiel