Assistant(E) Administratif(Ve)

il y a 2 semaines

Lyon, France Hospices Civils de Lyon - HCL Temps plein

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant(e) administratif(ve) (H/F)/du Pôle de Santé Publique

**DESCRIPTIF**

L'ÉTABLISSEMENT:
Le Pôle de Santé Publique des Hospices Civils de Lyon est un pôle transversal d'activités médicales réparties sur 6 thématiques : les Territoires, les Vigilances réglementaires, les Centres régionaux, la Promotion et santé des populations, l'Information médicale, l'appui à la recherche. Ses grandes missions sont conduites en lien avec les directions fonctionnelles centrales, les directions transversales, et les Groupements Hospitaliers.

LE POSTE:
Le secrétariat de la direction médico-administrative du pôle de santé publique regroupe deux assistant(e)s administratif(ve)s avec des missions propres à la direction médico-administrative (DMA) du pôle du PSP.

Les deux assistant(e)s administratif(ve)s de la DMA du PSP ont également un rôle d'appui auprès des secrétariats du PSP pour garantir, sous la responsabilité du cadre administratif de pôle (CAP) du PSP, l'homogénéité de pratiques et la continuité d'activité des secrétariats. Elles peuvent temporairement réaliser certaines tâches prédéfinies pour le compte d'un ou plusieurs services du PSP localisés à Lacassagne, après analyse de la situation avec la CAP du PSP.

L'assistant(e) administratif(ve) est placé sous l'autorité hiérarchique du CAP de pôle, en lien avec une organisation définie avec le cadre supérieur de santé (CSS) du pôle. Elle travaille sur le plan fonctionnel avec l'équipe élargie de la direction médico-administrative du Pôle : le chef de pôle et les 4 adjoints, le directeur référent, le CAP, le CSS.

Ce profil de poste définit, en priorité, les tâches identifiées ci-dessous de façon coordonnée et partagée entre les deux assistant(e)s de la DMA du PSP.

La répartition du temps de travail journalier, ainsi que la liste des tâches peuvent évoluer selon les besoins définis par la DMA du PSP.

Une continuité d'activité entre les deux postes d'assistant(e) administratif(ve) est strictement nécessaire.

Les missions communes d'assistance à la gestion administrative du pôle santé publique sont:
1/ Participer au fonctionnement général de la DMA du PSP

Concourir à la gestion du secrétariat PSP
- Garantir l'accueil physique et téléphonique des personnes
- Assurer la continuité de réponse en dehors de l'amplitude horaire journalière de 8h à 18h : répondeur téléphonique, message d'absence ou de télétravail...
- Organiser et transmettre les informations du PSP ou institutionnelles selon les composantes/thématiques du pôle
- Organiser des réunions : bureaux de pôle, comités, visites, conférences, événements, commissions...
- Participer à la préparation des supports de présentation (PPT, affiches, programmes, etc.) dans le respect de la charte graphique des HCL
- Gérer les agendas et prises de rendez-vous des membres de la DMA : chef de pole, directeur référent, CAP, CSS et sur demande des chefs adjoints
- Administrer le courrier:

- Coordonner les différents circuits de signature, notamment avec la Direction Générale des Hospices Civils de Lyon, les directeurs de groupement, l'Agence Régionale de Santé et tous les organismes financeurs du pôle
- Gérer le courrier postal à l'arrivée et au départ : proposition de rédaction, mise en forme, signatures
- Renseigner le N° de courrier sortant dans le tableau des flux de courriers et archiver le courrier selon la thématique dans le dossier commun sur le serveur PSP.
- Rédiger ou formaliser des courriers, documents, procédures ou protocoles, tableaux, mails, diaporamas, rapports, comptes rendus et supports de communication dans le respect de la charte graphique des HCL
- Gestion des documents du PSP et archivage dématérialisé dans le dossier commun sur le serveur PSP et sur le disque dur externe du PSP
- Partager les tâches tracées et les états d'avancements horodatés des missions confiées aux deux assistant(e)s.

Un suivi hebdomadaire est planifié entre les deux assistant(e)s administratif(ve)s, le CAP et le CSS.

Gérer administrativement les ordres de mission (OM) concernant les déplacements en France et à l'étranger, de personnels médicaux et non-médicaux du PSP:

- Réceptionner et vérifier tous les ordres de mission du pôle selon les modalités réglementaires et les attendus du directeur référent du PSP, avant la mise à la signature en réunion hebdomadaire de DMA,
- Renseigner le N° OM sur le document signé avant envoi au secrétariat du service demandeur, et tracer dans le tableau du dossier commun sur le serveur PSP
- Distribuer et suivre les demandes individuelles de tickets de transport en commun pour des déplacements professionnels ponctuels
- Tracer exhaustivement les OM et documents associés dans le dossier commun sur le serveur PSP
- Suivre les budgets des OM par UF du PSP et transmettre en reporting trimestriel (au minim

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Et Commercial(E)

    il y a 4 semaines

    Lyon 3e, France Desautel Temps plein

    **Description du poste**: **Intitulé du poste**: Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) H/F **Description de la mission**: DESAUTEL Protection Incendie recherche: **son Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/F** **en CDI, **temps plein** Pour son agence basée à Lyon (3e) **Concrètement quelle est votre mission ?** Nous recrutons...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 mois

    Lyon 7e, France Ligue Auvergne-Rhône-Alpes de Football Temps plein

    **La Ligue Auvergne-Rhône-Alpes de Football recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) au Pôle Formations : poste à pourvoir à compter du lundi 28 aout 2023.** **L'apprenti(e) aura la charge d’assurer le suivi administratif des formations éducateurs et arbitres**: - Organisation et suivi des formations modulaires: - Création des sessions de...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Pyramide Conseils Temps plein

    Depuis plus de 30 ans, nous accompagnons les entrepreneurs de la région lyonnaise dans toutes les étapes de la vie de leur entreprise (comptabilité, gestion sociale, juridique, gestion patrimoniale). Notre rôle est de les accompagner, les conseiller et les aider à améliorer leur performance. L’optimisme, l’audace, l’empathie, l’engagement et...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 mois

    Lyon, France DOMOMAT Temps plein

    **Domomat est un site de vente en ligne** de matériel de bricolage créé en 2015. En pleine expansion, notre activité ne cesse de croître avec un catalogue en constante évolution, le site s’adapte en permanence à son marché et aux nouvelles technologies. Dans cet esprit, nous souhaitons renforcer notre service client avec **un(e) Assistant(e)...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 mois

    Lyon, France DOMOMAT Temps plein

    **Domomat est un site de vente en ligne** de matériel de bricolage créé en 2015. En pleine expansion, notre activité ne cesse de croître avec un catalogue en constante évolution, le site s’adapte en permanence à son marché et aux nouvelles technologies. Dans cet esprit, nous souhaitons renforcer notre service client avec **un(e) Assistant(e)...

  • Recherche Assistant-e Administratif-ve

    il y a 4 semaines

    Lyon 7e, France MOON SAFARI Temps plein

    **À propos de nous** Moon Safari est une agence d’architecture et d’urbanisme créée en 2002 autour d’une approche volontairement diversifiée, pour une vision plurielle de l’architecture. Nos 70 collaborateurs et collaboratrices sont réparti-es sur les 4 agences de Bordeaux (siège social), Lyon, Bayonne et Paris. L’agence Moon Safari...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 mois

    Lyon, France Élivie Temps plein

    Elivie, ce sont 1 500 collaborateurs, mobilisés chaque jour pour la qualité et l’efficacité des services délivrés aux + de 300 000 patients accompagnés chaque année. Forte d’un réseau de 56 agences et d’une capacité d’intervention 24h/24 et 7j/7, notre structure compte parmi les leaders de la Prestation de Santé à Domicile en...

  • Assistant(e) Administratif(ve)/ Assitant(e) de gestion H/F

    il y a 1 mois

    Lyon, France Inopia Finance Temps plein

    Description du poste et Missions Nous sommes à la recherche pour notre client, évoluant dans le domaine automobile, d'un(e) assistant(e) administratif(ve) H/F, pour une mission de 3 à 4 mois. Le poste est situé dans le 3ème arrondissement de Lyon. Vous intervenez en soutien de l'équipe comptable et administrative, vos missions principales sont...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) de Production

    il y a 4 semaines

    Lyon, France JM BACHES Temps plein

    Prêt(e) à rejoindre **JM BACHES**, entreprise en pleine croissance ? Localisation : ZA les Tilleuls - 26120 Montélier Fonction : Assistant(e) administratif(ve) de production Type de contrat : CDI L’aventure **JM BACHES** c’est: - Rejoindre un fabricant français de couvertures de piscine qui a su se forger une solide réputation en mixant...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 mois

    Lyon 3e, France INOPIA FINANCE Temps plein

    Notre client, éditeur de logiciels d'une cinquantaine de salariés, implantée sur Lyon 3ème, recherche dans le cadre d'une mission de 6 mois renouvelables un(e) Assistant(e) Administratif(ve) H/F. Rattaché(e) à la direction administrative et sous la responsabilité de la chargée de gestion, vous intégrez l'équipe administrative composée de 3...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 mois

    Lyon, France Groupement Les Mousquetaires Temps plein

    Nous recherchons pour notre filière transport du Groupement des Mousquetaires un(e) Assistant(e) administratif(ve) en contrat à durée indéterminée. Le poste est à pourvoir immédiatement. Rattaché à la base de Donzère, vous serez provisoirement en poste sur notre agence de Remoulins (voiture de fonction + temps de trajet payé). Rattaché(e) au...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 mois

    Lyon, France SOVITRAT SAINT ETIENNE Temps plein

    Notre agence SOVITRAT INTERIM ST ETIENNE recrute pour l'un de ses clients situé en périphérie de Saint Etienne, un(e) assistant(e) administratif(ve) Homme ou Femme. **Prise de poste**: au plus tôt sur du long terme **Salaire**: selon profil et expérience Profil rigoureux, organisé et volontaire Profil junior Le groupe Sovitrat - société de...

  • Assistant(E) Administratif(-ve)

    il y a 4 semaines

    Lyon 6e, France ORYX PARTNER Temps plein

    Oryx Partner est un groupe industriel familial, regroupant plusieurs PME françaises et européennes dans des secteurs très variés. Suite au développement rapide du groupe et à l’évolution de ses besoins, nous recherchons un(e) assistant(e) de direction **en CDI**, qui sera basé(e) à Lyon (Cité Internationale), et sera sous la responsabilité de...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Et Commercial(E)

    il y a 4 semaines

    Lyon 7e, France ESP Temps plein

    L'Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) collabore étroitement avec l’ensemble des équipes de l'École Supérieure de la Publicité et de l’Ecole Supérieure du Digital de Lyon (équipes pédagogiques, équipe Relations Entreprises, équipe admin et finance, Admissions / communication ) Vos principales missions seront : ACCUEIL - Soutenir le...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Polyvalent(E)

    il y a 4 semaines

    Lyon, France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l’un de ses clients, 1 **Assistant(e) Administratif(ve) polyvalent(e) H/F**.** **Rôle & Mission**: Notre client spécialisé dans le secteur du **BTP **recherche un **ASSISTANT ADMINSITRATIF POLYVALENT H/F** dans le cadre d’une mission d'intérim longue durée à pourvoir dès que possible. Rattaché au...

  • Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) H/F

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Desautel Temps plein

    Description du poste Intitulé du poste Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) H/F Contrat CDI Description de la mission DESAUTEL Protection Incendie recherche:  son Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/F en CDI, temps plein  Pour son agence basée à Lyon (3e) Concrètement quelle est votre...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 4 semaines

    Lyon, France SOVITRAT SAINT ETIENNE Temps plein

    **Votre Mission**: Notre agence SOVITRAT INTERIM ST ETIENNE recrute pour l'un de ses clients situé en périphérie de Saint Etienne, un(e) assistant(e) administratif(ve) Homme ou Femme. Prise de poste : au plus tôt sur du long terme Salaire : selon profil et expérience **Votre profil**: Profil rigoureux, organisé et volontaire Profil junior **A...

  • Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) H/F

    il y a 1 semaine

    Lyon, France DESAUTEL Temps plein

    DESAUTEL Protection Incendie recherche:son Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/Fen CDI, temps pleinPour son agence basée à Lyon (3e)Concrètement quelle est votre mission ?Nous recrutons pour notre agence basée à Lyon 3e, un(e) Assistant(e) Commercial(e) et Administratif(ve) :- Vous êtes en relation direct avec 2 attachés commerciauxVos...

  • Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) H/F

    il y a 1 semaine

    Lyon, Rhône, France DESAUTEL Temps plein

    DESAUTEL Protection Incendie recherche:son Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/Fen CDI, temps pleinPour son agence basée à Lyon (3e)Concrètement quelle est votre mission ?Nous recrutons pour notre agence basée à Lyon 3e, un(e) Assistant(e) Commercial(e) et Administratif(ve) :- Vous êtes en relation direct avec 2 attachés commerciauxVos...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Et RH

    il y a 4 semaines

    Lyon, France SOCIETE DE PRESTATIONS DE SERVICES Temps plein

    Société de prestation de service auprès des entreprises de son groupe, recherche en vue d’un remplacement, un(e) assistant(e) administratif(ve) et RH. Le poste est à temps partiel (30h/semaine), basé à Montélimar à partir du 7 août 2023 jusqu’'à fin avril 2024. Vous intègrerez une équipe de 2 personnes et êtes rattaché(e)...