Secrétaire à

**Description entreprise**:
Établissement public de santé, le CHRU de Nancy est le Centre Hospitalier Régional Universitaire de référence en Lorraine. Fort de plus de 9 600 professionnels et de 1 300 étudiants en santé, le CHRU de Nancy assure des missions de soins de recours et de proximité grâce à une expertise médico-chirurgicale pluridisciplinaire de qualité au service de la population, à tous les âges de la vie. Les équipes hospitalo-universitaires s’impliquent également au quotidien dans des missions de formation, de recherche, d’innovation, de santé publique et d’éducation à la santé. Près de 150 métiers sont exercés à l’hôpital. Aux côtés des professions médicales, paramédicales et médico-techniques, de nombreux secteurs contribuent au fonctionnement de l’établissement : administration, finances, achats, qualité, ressources humaines, transformation numérique, biomédical, activités logistiques, techniques, sécurité.

**Description du poste**:
CRAtb GE, Centre Régional en Antibiothérapie du Grand Est - CHRU de Nancy (structure hors pôle) recrute un/une Secrétaire à 80%

**Description des missions**:
Ø Mettre en œuvre en région la stratégie nationale de prévention des infections et de l'antibiorésistance sur le volet bon usage des antibiotiques (BUA), sous l’égide de l’Agence Régionale de Santé (ARS) du Grand Est;
Ø Apporter une expertise et un appui aux professionnels de santé;
Ø Assurer la coordination des réseaux de professionnels de santé.

**Description des activités**:
Rédaction, traitement et mise en forme de documents, notes, rapports, compte-rendus de réunions
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ainsi que des messages électroniques et documents papier

**Classement et archivage des documents**: courriers, notes, rapports, etcdans la plateforme Teams et sur le réseau informatique du CHRUN, création d’arborescence d’archivage de documents
Accueil téléphonique des interlocuteurs (professionnels de santé)
Traitement des courriers, dossiers et des documents + enregistrement, tri, diffusion, archivage de ces mêmes documents
Traitement des demandes de documentation
Organisation des réunions (réunions d’équipe CRAtb, réunions régionales de formation )
Gestion et réservation des salles et des intervenants
Convocations et ordre du jour ou programme
Enregistrement des participations
Attestation de présence
Création de documents (programme de journées, brochures, mise en page newsletters, mise en forme de contenu de site internet...)
Saisie des actions annuelles du réseau (formations, envois de documents, appels Antibiotel, newsletter, etc ) : remplissage au fil de l’eau d’un tableau de bord pour bilans d’activité annuels
Participation aux réunions organisées par le CRAtb
Prise de notes, synthèse, rédaction des comptes rendus et diffusion
Suivi de la liste d’émargement
Elaboration, gestion et suivi des listings et listes de diffusion
Elaboration du planning d’astreinte téléphonique mensuel Antibiotel
Mise à jour de la comptabilité et suivi des comptes, en lien avec la DAF
Gestion des fournitures des matériels de bureau et des outils informatiques, en lien avec la DAL
Gestion des demandes administratives et RH des membres de l’équipe du CRAtb (documents/déclarations salariaux hors fiches de paie, accès réseau, accès établissement, parking, accès self, déplacements )

**Connaissances théoriques**:
Connaître la bureautique et les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage)
Techniques d’accueil téléphonique et physique (patience, amabilité et cordialité)
Internet/intranet

**Connaître les outils informatiques**: Excel, Word, Powerpoint, Publisher, Teams, CANVA, WordPress, Elementor, GoogleForm, SurveyMonkey

**Connaître les outils de bureautique**: Internet explorer et autres navigateurs, E-mails (envoi et réception), Microsoft Outlook

**Connaissances pratiques**:
Utiliser et maîtriser les outils informatiques et bureautiques sus-cités:
En mettant régulièrement à jour ses connaissances
Une formation initiale pourra être programmée si nécessaire pour les outils de bureautique CANVA, WordPress, Elementor, GoogleForm, SurveyMonkey
Utiliser Internet/intranet pour communiquer avec les interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires
Enregistrer, archiver et procéder au paiement des factures, en lien avec les directions du CHRUN (DAF, DAL )
Tenir à jour une comptabilité annuelle en lien avec la DAF
Filtrer et orienter les appels téléphoniques internes et externes
Renseigner ses interlocuteurs
Gestion d’agendas, création de sondages pour programmer des réunions, envoi d’occurrence pour réunions (y compris en visioconférence Teams)
S’exprimer clairement auprès d’interlocuteurs variés
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu de réunions, dossier, bro