Secrétaire-gestionnaire Afste-ehpad

**Descriptif**

Etablissement
L’hôpital de la Presqu’île de Crozon est un établissement de proximité à vocation gériatrique. Le capacitaire de l’hôpital est de 180 lits (5 lits de médecine, 20 lits de SSR, 155 lits d’EHPAD). Il a été reconstruit à neuf en 2019. Les travaux ont permis d’en faire un établissement très moderne, lumineux, plus grand, disposant de plus de lits et pensé pour créer un lieu de soins qui soit aussi un lieu de vie. Pari réussi, il est désormais en direction commune avec le CHU de Brest depuis avril 2019, et bénéficie de son appui pour donner aux personnes âgées de ce territoire assez singulier un meilleur accès aux soins.

1. MODALITES PRATIQUES
- Horaires de travail : 7h30 par jour ; amplitude de 9h00 à 17h00 selon nécessités de service avec une pause méridienne de 30 min
- Droit aux RTT : 15 RTT - 1 jour de solidarité = 14 RTT par an pour un temps plein

2. LIAISONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
1. Liaisons hiérarchiques
- Directrice Déléguée du Centre Hospitalier
- Responsable des Ressources Humaines

2. Liaisons fonctionnelles
- Cadre Supérieure de Santé
- Cadre de Santé (secteur sanitaire)
- Cadre Socio-éducatif
- Services administratifs et logistiques
- Personnel soignant
- Médecin coordonnateur/Médecins libéraux

3. MISSION GENERALE
- Accueillir, orienter et informer les usagers
- Assurer l’accueil téléphonique
- Assurer l’admission, la gestion administrative et la facturation de l’EHPAD

4. ACTIVITES PRINCIPALES
1. Secrétariat EHPAD
- Gestion des entrées en EHPAD
- Enregistrement des dossiers d’inscription sur liste et vérification des pièces ;
- Préparation des contrats de séjour + règlement de fonctionnement ;
- Préparation des courriers avec numéro d’inscription ;
- Création du dossier sur BL, complément du dossier sur le DPI,
- Recueil CPAM + ALD + Mutuelle + liste des intervenants + droit à l’image ;
- Suivi date fin ALD avec rappel aux médecins ;
- Télétransmissions des quittances de loyers pour CAF Brest ;
- Transmission papier pour CAF MSA ;
- Gestion des sorties en EHPAD et tenue du registre des décès:

- Paiement, courriers CPAM + CAF + APA + Tuteur + Famille : demande du notaire + aide sociale sans tuteur : courriers CPAM + CAF + APA + retraite + mutuelle ;
- Facturation EHPAD ;
- Mise à jour régulière de la liste des résidents + tenue et mise à jour des listes Alphabétiques avec transmissions aux divers services ;
- Transmissions à l’Assistante Sociale si modification d’un dossier pour liste d’urgence ;
- Scan des différents documents médicaux pour le DPI et préparation du dossier papier pour IDE + enveloppe pour consultations ;
- Suivi de l’activité:

- Suivi des entrées/sorties/mouvements ;
- Rédaction du tableau des dépenses, du suivi d’activité mensuel et du rapport annuel ;
- Gestion des dossiers CAF ;
- Gestion des dossiers APA ;
- Gestion des dossiers Aide Sociale ;
- Lien avec les tutelles, l’aide sociale, les communes et la CAF ;
- Gestion des téléphones des résidents (ouverture et fermeture des lignés) et des cautions (facturation et remboursement) ;
- Lien avec le CD29 : APAE Trimestriel, Hébergement permanent, Hébergement temporaire, Accueil de jour ;
- Gestion administrative de l’accueil de nuit : création du dossier et facturation mensuelle.

2. Accueil
- Accueil, orientation et informations des usagers ;
- Recueil des messages à destination des professionnels hospitaliers ;
- Réception et traitement des appels et messages téléphoniques (gestion du standard) ;
- Information et distribution de la documentation aux interlocuteurs ;
- Orientation/accompagnement d’usagers vers les services recherchés ;
- Vérification d’identité des visiteurs.

5. COMPETENCES
- Utiliser les outils bureautiques ;
- Renseigner les interlocuteurs ;
- Travailler en équipe ;
- Organiser et prioriser ses activités ;
- S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés ;
- Définir un plan de classement.

6. QUALITES REQUISES
- Discrétion ;
- Capacité de communication ;
- Réactivité.

7. EXPERIENCE CONSEILLEE
- Expérience en Bureau des Entrées fortement conseillée.

**Personne à contacter