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Responsable Du Protocole

il y a 4 semaines

Nanterre, France Paris La Défense Arena Temps plein

Paris La Défense Arena est la plus grande enceinte d’Europe qui accueille des concerts, des spectacles, des évènements spéciaux (de la convention d’entreprise aux défilés de mode en passant par les salons professionnels) et des évènements sportifs, dont les matchs de Rugby du Racing 92, club de Rugby professionnel.

Ultra moderne et innovante, Paris La Défense Aréna se caractérise par une modularité exceptionnelle et un accueil de qualité de ses clients, prestataires et collaborateurs.

Depuis son inauguration en octobre 2017 avec les Rollings Stones, Paris La Défense Arena a significativement augmenté le nombre d’évènements accueillis chaque saison et a pris soin de se diversifier (évènements d’entreprise et évènements privés sans billetterie grand public).

Vos missions

La personne sera responsable des invités et du protocole sur tous les évènements, en collaboration avec le service Hospitalités.

**Rattachement hiérarchique**: Placé sous l'autorité de la Responsable du Service Hospitalités

Description du poste
- Gestion des quotas d’invitations (places sèches et VIP) sur tous les évènements de Paris La Défense Arena
- Suivi et mise à jour d’une base de données invités VIP
- Proposition d’un listing invité adapté au type d’évènement
- Envoi et suivi des invitations VIP du salon
- Relance téléphonique et par courriel
- Proposition d’un plan de tribune et des placements
- Envoi de la billetterie, parkings et programmes
- Gestion des demandes de dernières minutes
- Etiquetage des sièges avec noms des invités en tribune
- Accueil sur site et placement
- Développement d’un portefeuille d’invités VIP reconnus pour promouvoir l’image de Paris La Défense Arena
- Interface avec les autres entités du groupe Ovalto et les filiales pour leurs invités
- Gestion et suivi de la refacturation des prestations aux autres entités du groupe
- Collaboration avec la Vice-Présidente du groupe sur les sujets de Paris La Défense Arena

Vos compétences

Connaissances
- Connaissance du Protocole
- Maîtrise des logiciels de bureautique, billetterie et de gestion des invitations

Savoir faire
- Aisance relationnelle et oratoire
- Sens de l’anticipation
- Esprit d’équipe
- Gestion du stress et des priorités
- Sens de l’écoute, très bon sens du service clients, servicing.
- Anglais courant

Qualités recherchées
- Esprit d’analyse et de synthèse, sens de l’écoute
- Réactivité, disponibilité auprès des interlocuteurs internes et externes
- Créativité
- Autonomie et rigueur
- Diplomatie
- Expérience opérationnelle en protocole et/ou hospitalités

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