Secretaire de Loffice Des Sports

Synthèse de l'offre

**Employeur**

**COMMUNE DE CARHAIX PLOUGUER**
Hôtel de ville - BP 258
- 29270 CARHAIX PLOUGUER

**Lieu de travail**
- CARHAIX PLOUGUER

**Poste à pourvoir le**
- 01/03/2023
- 28/02/2023

**Type d'emploi**
- Emploi permanent - vacance d'emploi- ?**Motif de vacance du poste**
- Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)

**Nombre de postes**
- 1

Détails de l'offre

**Famille de métier**
- Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives**Grade(s) recherché(s)**
- Adjoint adm. principal de 1ère classe
- Adjoint adm. principal de 2ème classe
- Adjoint administratif**Métier(s)**
- Chargé ou chargée d'accueil**Ouvert aux contractuels**
- Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.**Temps de travail**
- Complet, 1607h / an**Descriptif de l'emploi**

Assurer la gestion administrative de l'Office des Sports et de l'école de musique.

**Missions et conditions d'exercice**
- Office des Sports
- Assurer un accueil physique et téléphonique- Accueillir, orienter et renseigner les usagers
- Prendre les inscriptions
- Identifier et gérer les réservations et les demandes

Élaborer et gérer les plannings des terrains sportifs extérieurs
- Élaborer des conventions d'utilisations exceptionnelles des salles- Préparer les plannings annuels en lien avec les associations et utilisateurs
- Préparer les courriers et conventions de prêts
- Réceptionner les dossiers
- Participer à l'organisation des réservations des équipements sportifs de la Ville

Assurer la gestion administrative et comptable du service- Réceptionner, trier et dispatcher les courriers
- Rédiger des courriers
- Facturer les prestations
- Réceptionner et vérifier les paiements des activités
- Gérer les cotisations annuelles d'adhésion
- Préparer le bilan comptable de l'association
- Participer à l'élaboration des dossiers de demande de subvention en lien avec la responsable de l'Office
- Traiter les demandes de subventions des associations en lien avec la responsable finances de la mairie
- Préparer et assister aux réunions et AG : ordre du jour, convocations, compte-rendu, déclaration à la sous-préfecture
- Gérer les panneaux publicitaires de la salle omnisports

Organiser le forum des associations- Recenser les associations participantes, gérer les inscriptions
- Coordonner la réservation des salles et la logistique de l'évènement en lien avec la responsable de l'Office et les services concernés

Gérer le prêt des minibus et location de matériel- Effectuer les réservations
- Préparer les conventions
- Informer des consignes de prêt

Autres missions:
- Distribution des programmes animations vacances sur Poher Communauté
- Participation sur demande aux activités et manifestations sportives organisées par l'Office des Sports (animations vacances, Défilé de Noël, Petit Tour de France,...)
- Réalisation de diverses tâches courantes sur demande (poste, banque, case mairie, achat de matériel,...) en lien avec la consultation et la mise à jour du cahier de bord interne

École de musique
- Accueillir, orienter, renseigner les usagers et le public (physique, téléphone, mail)- Accueillir, orienter, renseigner les usagers
- Enregistrer et mettre à jour les inscriptions et réinscriptions
- Gérer les réservations de salle, suivi du planning d'utilisation des locaux
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Identifier et gérer les demandes des usagers

Assurer la gestion administrative et comptable du service- Réceptionner, trier et dispatcher les courriers
- Rédiger des courriers, mettre en forme tous types de courriers, réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Établissement et suivi de la facturation, calcul des droits d'inscription
- Réceptionner et vérifier les paiements en lien avec le service comptabilité
- Préparation des bons de commandes et suivi des commandes auprès des prestataires et du service comptabilité.
- Suivi statistique des effectifs de l'école de musique

Informer les usagers et le public- Suivi des absences et relance des élèves
- Diffusion des supports de communication sur les actions entreprises par l'école
- Information en cas d'absence exceptionnelle d'un enseignant, d'un report ou d'une annulation de cours
- Gérer les panneaux d'affichage

**Profils recherchés**
- Maîtrise souhaitée des logiciels de bureautique (Word, Excel, mail,...)
- Connaissance appréciée des techniques et outils de communication, d'accueil et de secrétariat

Contact

**Informations complémentaires**
- CV+LETTRE DE MOTIVATION