Agent de gestion administrative

Le poste de Agent de gestion administrative - 100% - Jour - Direction des Achats, de la Logistique et de la Transition Ecologique (H/F) Le CHGR est un Établissement Public Spécialisé en Santé Mentale (9 secteurs de psychiatrie adulte et 3 secteurs de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent). La capacité en lits et places installées est de 785 lits d’hospitalisation complète et 787 places sanitaires et médico-sociales. Les missions sont effectives au sein de la Direction des Achats, de la Logistique et la Transition Écologique regroupant les services administratifs en charge des achats et les services logistiques de l’établissement dont les missions sont les suivantes : · Assurer l’ensemble des approvisionnements du CHGR · Garantir le fonctionnement de l’ensemble des services logistiques: o Cuisine Centrale o Blanchisserie o Transports o Garage o Cours et jardins o Magasin Général · Assurer et maintenir les relations avec les prestataires extérieurs qui interviennent pour le compte du CHGR dans le cadre des différents contrats de prestations, maintenances… Accompagner la transition écologique de l’établissement MISSIONS ET ACTIVITES MISSIONS : · Assurer l'organisation administrative et logistique du service garage, en gérant le planning des interventions, le suivi des dossiers véhicules, les commandes de pièces, et en assistant le responsable garage dans la coordination des équipes techniques. ACTIVITÉS Gestion Administrative et Logistique : · Accueil et relation : Accueillir les agents ou personnels de l'établissement qui déposent ou viennent chercher un véhicule. Assurer l'accueil téléphonique et physique. · Planification et prise de rendez-vous : Gérer le planning de l'atelier pour l'entretien, les réparations, les contrôles techniques et les révisions des véhicules (ambulances, PL, véhicules de service, etc.). · Gestion des dossiers véhicules : Tenir à jour les dossiers administratifs des véhicules (cartes grises, assurances, contrôles techniques, carnets d’entretien cartes CMI, contrôles hayons, visites réglementées, contraventions etc.). · Secrétariat : Réaliser les tâches de secrétariat classiques (frappe de documents, classement, archivage des ordres de réparation et factures). · Gestion des stocks et commandes : Gérer les stocks de pièces détachées et de consommables, faire l’inventaire mensuel, établir les bons de commandes auprès des fournisseurs référencés et gérer les retours fournisseurs. Suivi Technique et Qualité : · Ordres de réparation (OR) : Établir et suivre les ordres de réparation (OR) ou les bons de travaux. Transmettre les demandes d'intervention aux mécaniciens. · Suivi des interventions : Assurer le suivi des travaux en cours dans l'atelier et veiller au respect des délais. · Facturation : Transmission des interventions ou le suivi des bons de paiement pour les prestataires externes. · Qualité et sécurité : Contribuer à l'application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail au sein de l'atelier, notamment pour la manipulation de produits (huiles, carburants, etc.) et l'utilisation des EPI. Gestion de la Flotte (partielle) · Suivi réglementaire : Assurer le suivi des contrôles réglementaires via les documents à disposition et carnets de services (contrôles techniques, contrôles périodiques des équipements de l'atelier comme les ponts élévateurs, Document Unique de Prévention des Risques). · Véhicules de remplacement : Gérer les véhicules de remplacement et le registre de prêt. · Sinistres : Sous le contrôle technique du responsable atelier, participer au suivi des dossiers de sinistres des véhicules en relation avec les assurances et, si nécessaire, les experts. LIENS HIÉRARCHIQUES ET FONCTIONNELS Hiérarchiques : - Responsable Garage - Responsable Logistique - Directeur Adjoint des Achats, de la Logistique et de la Transition Ecologique Fonctionnels : - Secteurs Achats - Services des soins, administratifs du CHGR. CARACTERISTIQUES D’EXERCICE DU POSTE - Poste catégorie C (Adjoint Administratif) - Poste à 100 % Horaires : · 8h/12h – 13h/16h30 · 8h30/12h– 13h/17h Le profil recherché COMPÉTENCES REQUISES Compétences professionnelles · Maîtrise de l'Administration d'Atelier : o Gestion et suivi des ordres de réparation (OR) et des dossiers véhicules (administratifs et techniques). o Gestion et tenue du planning de l'atelier (rendez-vous, affectation des tâches aux techniciens). o Établissement des temps d’intervention de maintenance (hors pannes) · Logistique et Achats : o Gestion des stocks de pièces détachées et des consommables. o Réalisation des commandes auprès des fournisseurs et suivi des livraisons. o Suivi des retours fournisseurs o Inventaires mensuels · Outils Bureautiques et Logiciels : o Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel) pour le suivi des tableaux de bord. o Maîtrise d'un logiciel de gestion d'atelier et/ ou de flotte automobile Connaissances · Secteur Automobile : o Connaissance générale du fonctionnement d'un atelier garage et des processus de maintenance (révisions, contrôles techniques, réparations). o Connaissance de base de la documentation technique automobile (pour identifier des pièces, des références). o Connaissance des réglementations liées aux véhicules (contrôles techniques, normes de sécurité). · Réglementation Hospitalière/Flotte : o Connaissance des spécificités liées à la gestion d'une flotte de véhicules de service ou d'urgence (si applicable : ambulances). o Application des règles d'hygiène et de sécurité spécifiques à un environnement d'établissement de santé ou d'une collectivité. Qualités relationnelles · Organisation et Rigueur : o Méthode et rigueur administrative pour garantir l'exactitude des dossiers et le suivi des procédures. o Sens de l'organisation pour gérer les priorités, les plannings serrés et le flux de travail. · Relationnel et Communication : o Excellent relationnel et sens du service pour l'accueil des agents/clients de l'établissement. o Discrétion et confidentialité o Clarté et aisance à l'oral et à l'écrit · Autonomie et Réactivité : o Capacité d'initiative et autonomie pour gérer les tâches courantes sans supervision constante. o Réactivité face aux imprévus et aux urgences (panne, besoin de réquisition de véhicule urgent). o Polyvalence et adaptabilité pour passer d'une tâche administrative à une problématique logistique. EXIGENCES DU POSTE · BAC souhaité. · Maîtrise des outils bureautiques : tableur, traitement de texte, messagerie. · Expérience secteur automobile (souhaité) L'entreprise Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques. Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers accompagnés et pris en charge sur le territoire Haute Bretagne. Il occupe une place spécifique dans l'offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte. Le CHGR, en cohérence avec la politique de l'Agence Régionale de Santé (ARS), est au cœur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l'hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur. Découvrez l’entreprise CH Guillaume Regnier COMPÉTENCES REQUISES Compétences professionnelles · Maîtrise de l'Administration d'Atelier : o Gestion et suivi des ordres de réparation (OR) et des dossiers véhicules (administratifs et techniques). o Gestion et tenue du planning de l'atelier (rendez-vous, affectation des tâches aux techniciens). o Établissement des temps d’intervention de maintenance (hors pannes) · Logistique et Achats : o Gestion des stocks de pièces détachées et des consommables. o Réalisation des commandes auprès des fournisseurs et suivi des livraisons. o Suivi des retours fournisseurs o Inventaires mensuels · Outils Bureautiques et Logiciels : o Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel) pour le suivi des tableaux de bord. o Maîtrise d'un logiciel de gestion d'atelier et/ ou de flotte automobile Connaissances · Secteur Automobile : o Connaissance générale du fonctionnement d'un atelier garage et des processus de maintenance (révisions, contrôles techniques, réparations). o Connaissance de base de la documentation technique automobile (pour identifier des pièces, des références). o Connaissance des réglementations liées aux véhicules (contrôles techniques, normes de sécurité). · Réglementation Hospitalière/Flotte : o Connaissance des spécificités liées à la gestion d'une flotte de véhicules de service ou d'urgence (si applicable : ambulances). o Application des règles d'hygiène et de sécurité spécifiques à un environnement d'établissement de santé ou d'une collectivité. Qualités relationnelles · Organisation et Rigueur : o Méthode et rigueur administrative pour garantir l'exactitude des dossiers et le suivi des procédures. o Sens de l'organisation pour gérer les priorités, les plannings serrés et le flux de travail. · Relationnel et Communication : o Excellent relationnel et sens du service pour l'accueil des agents/clients de l'établissement. o Discrétion et confidentialité o Clarté et aisance à l'oral et à l'écrit · Autonomie et Réactivité : o Capacité d'initiative et autonomie pour gérer les tâches courantes sans supervision constante. o Réactivité face aux imprévus et aux urgences (panne, besoin de réquisition de véhicule urgent). o Polyvalence et adaptabilité pour passer d'une tâche administrative à une problématique logistique. EXIGENCES DU POSTE · BAC souhaité. · Maîtrise des outils bureautiques : tableur, traitement de texte, messagerie. · Expérience secteur automobile (souhaité)