Chef de service au Secrétariat Général et contrôle de gestion

Mission du service Soutenir les activités des services opérationnels et de la DG par la prise en charge d’activités et de fonctions support transversales et nécessaires au bon fonctionnement de l’association et à sa conformité globale. Appellation conventionnelle Cadre Classe 2 niveau 3. Rôle du Chef(fe) de service Le/la Chef(fe) de service est un cadre de coordination. Ses missions : assurer le fonctionnement quotidien des fonctions support (administration, comptabilité, logistique/maintenance, contrôle de gestion opérationnel, Qualité) et encadrer l’équipe support afin de garantir la fiabilité des données, la conformité des procédures et la qualité du service rendu aux équipes et à la DG à laquelle il est rattaché. Organisation & coordination des fonctions support Déployer et faire respecter les procédures internes (compta, paie, achats, logistique, Qualité). Superviser la gestion administrative courante (dossiers, contrats, archivage, échéances). Contrôler la qualité et la conformité des documents et des flux d’information. Comptabilité & trésorerie – volet opérationnel Superviser la comptabilité : s’assurer de la préparation et la transmission des pièces comptables & le contrôle de cohérence des écritures en lien avec l’expert-comptable. Vérifier les états financiers périodiques, rapprochements bancaires, préparer les situations mensuelles, intermédiaires et annuelles en lien avec la DG. Gérer la trésorerie de l’association : assurer le suivi quotidien (rapprochements, prévisions à court terme) et alerter la DG en cas d’écart significatif. Suivre et contrôler les actifs de l’association. Superviser la facturation et/ou le bon suivi des obligations en matière de conventions financières (échéances, créances clients) dans le cadre défini par la DG. Suivre & contrôler les activités de paie. Contrôle de gestion – opérationnel Construire & mettre à jour les tableaux de bord (activité, charges/produits, indicateurs de performance). Collecter les données nécessaires à l’élaboration des budgets en lien avec la DG et les directions de service. Suivre et présenter les réalisations par rapport aux prévisions définies par la DG. Analyser les écarts et collaborer à la mise en œuvre de mesures correctives en lien avec les validations de la DG. Mettre en œuvre les décisions ou arbitrages validés par la DG. Apporter un appui aux responsables de service dans le cadre des prévisions et objectifs des services (cadre méthodologique et gabarits) sans décision stratégique. Gestion administrative, juridique et réglementaire Assurer le respect du cadre légal et réglementaire. Assurer la préparation logistique & documentaire des instances de gouvernance, sous l’autorité du DG. Rédiger et diffuser les actes et décisions de la Direction générale (PV, notes de services, communiqués, informations au personnel). Organiser la logistique des instances de pilotage de l’association. S’assurer du maintien des systèmes qualité de l’association et des certifications; participer à l’ISO 9001. Superviser et s’assurer du maintien des règles RGPD. Assurer le suivi administratif des dossiers contentieux en lien avec l’avocat et la DG. Gestion logistique et maintenance Suivre la maintenance des bâtiments (travaux, contrôles réglementaires, sécurité). Gérer la flotte de véhicules (entretien, assurances, suivi des coûts). Organiser la mise à disposition et la maintenance des équipements informatiques et bureautiques (hors logiciels métiers). Suivre & contrôler les achats et approvisionnements. Suivre les tableaux de suivi logistique (inventaires, échéances, coûts). Suivre les contrats fournisseurs divers. Animation de l’équipe Animer & manager l’équipe (planning, répartition, contrôle d’exécution). Organiser & suivre les activités du service. Développer la polyvalence et accompagner la montée en compétences. #J-18808-Ljbffr