Responsable Administration des programmes

PÔLE SCOLARITÉ Vous organisez et supervisez la scolarité du 1er cycle, en veillant à l’application rigoureuse des procédures, en lien avec les acteurs internes et externes. Vous optimisez en continu les méthodes et procédures internes, notamment en matière de dématérialisation et d’organisation des examens. Vous apportez un soutien à la direction de campus et à la direction pédagogique pour le déploiement des programmes. Vous gérez les litiges et situations particulières liés à la scolarité et à la gestion des réclamations du public. Vous pilotez et coordonnez les activités administratives transversales (scolarité des étudiants ERASMUS). Vous participez aux réunions en lien avec la scolarité (réunions pédagogiques, groupes de travail, etc.). PÔLE PLANIFICATION Vous paramétrez et mettez à jour les données pédagogiques et contractuelles dans YPAREO, en intégrant les contraintes (calendrier de formation, horaires, congés, examens, visio). Vous élaborez et coordonnez les emplois du temps en optimisant l’utilisation des locaux et la disponibilité des intervenants. Vous pilotez la planification des enseignements, depuis la coordination avec les enseignants jusqu’à la mise à jour et la diffusion des plannings dans YPAREO, en garantissant leur cohérence et leur conformité. PÔLE INSCRIPTION Vous garantissez la conformité et la fiabilité des dossiers étudiants dans YPAREO, de l’inscription à la diplomation. Vous supervisez le suivi administratif des parcours, incluant les absences, décisions pédagogiques, apprentissages, Erasmus et demandes de bourses. Vous supervisez la gestion administrative des contrats d’apprentissage, du montage au suivi dans l’outil de gestion (financements, solvabilité, ruptures). Vous éditez les documents officiels de fin de parcours (attestations provisoires, suppléments aux diplômes, etc.). PÔLE EXAMENS Vous organisez la logistique complète des examens écrits (planification, convocations, salles, sujets, surveillance, TOEIC/TOEFL). Vous veillez au bon déroulement des épreuves et à la transmission des copies pour correction. Vous enregistrez et consolidez les résultats, en préparant les éléments nécessaires aux conseils pédagogiques. MANAGEMENT Vous fixez les objectifs, pilotez les activités et encadrez l’équipe administrative avec exigence et bienveillance. Vous accompagnez vos collaborateurs dans l’intégration des outils digitaux et le développement de leurs compétences. Vous veillez à la conformité des pratiques avec la démarche qualité (QUALIOPI, ISO 9001) et contribuez à la modernisation des process internes. COMMERCIALISATION Vous contribuez à l’attractivité du campus en lien avec les axes définis par la stratégie du Groupe ESPI. Le poste implique une activité soutenue à certaines périodes clés de l’année, notamment lors des rentrées, des conseils pédagogiques et des examens. Formation Bac + 5, Sciences de l’Education, MEEF ou ingénierie de la formation. Expérience minimum de 3 ans idéalement dans une fonction similaire, ou dans l’ingénierie pédagogique. Compétences métier Structurer et faire évoluer les dispositifs dans le respect de la démarche Qualité et des évolutions pédagogiques, sociales, économiques et techniques; Connaissance de la réglementation applicable à l’enseignement ; Intégrer les innovations et réformes dans les processus; Manager et coordonner l'activité d'une équipe pédagogique; Maîtriser les techniques du management; Savoir évaluer la performance; Maîtriser les outils de gestion (YPAREO, Excel…) Savoir - être Excellent sens du relationnel Savoir définir les priorités en tenant compte des risques et opportunités. Travailler avec rigueur et méthode Savoir travailler en équipe Capacité de synthèse écrite et orale Polyvalence et capacité d’adaptation Savoir travailler en toute autonomie Bonne gestion de projets. Compétences informatiques Messagerie électronique Outlook, logiciels de la suite Office 365 (Excel, Sharepoint), ERP (ex YPAREO) outils pédagogiques (MOODLE…) Caractéristiques du poste: Contrat: CDI Statut: Cadre Horaires: Forfait jours (212) Rémunération: Salaire annuel brut de 43 K€ à 48 K€ incluant un variable contractuel Service: Pédagogique Supérieur hiérarchique: Directeur-trice pédagogique Rejoindre l’ESPI c’est bénéficier de: 40 jours de congés annuels (CP, RTT, Congés Mobiles), 2 jours de télétravail, indemnisés à hauteur de 2,60€ chacun, Mutuelle d’entreprise, prise en charge à 80% par l’entreprise, Carte ticket restaurant – crédité à hauteur de 10,50€ par jour travaillé, Titre de transport indemnisé à hauteur de 50% par l’entreprise, Intégration personnalisée via un parrainage RH, Parcours de formations spécifiques : Immobilier, management, commercial et les outils (EXCEL, Ypareo, Moodle, Salesforce…) L'ESPI valorise la diversité et s’engage pleinement pour l’inclusion professionnelle des personnes en situation de handicap. Explorez toutes nos opportunités sur notre site ESPI et sur Welcome to the Jungle : l'aventure commence ici #J-18808-Ljbffr