SECRETAIRE COMPTABLE

Description du posteGérer le secrétariat administratif, comptable et commercial du magasin.Missions principalesGestion administrativeAssure la totalité des tâches de secrétariat classique : courrier, mise en forme de divers documents via les logiciels bureautiques (Word, Excel, Gmail).Assurer l’organisation administrative du secrétariat du magasin, le classement et l’archivage des documents.Gère les frais généraux et assure le suivi administratif des dossiers en lien avec les fournisseurs : fournitures de bureau, entretien du magasin.Participe aux inventaires et en assure le suivi administratif.Veille au respect des procédures de fonctionnement interne.Gestion commercialeRéceptionne les factures d’achat de marchandises, prestations et frais généraux et établit le rapprochement avec les bons de réception/bon de livraison.Assure la saisie et le suivi des factures, BL et comptes fournisseurs/clients sur le logiciel comptable et commercial et en contrôle les règlements.Contribue au traitement des litiges fournisseurs, au suivi et prévention de la démarque et usage magasin.MonétiqueLe/la secrétaire n’a pas de positionnement hiérarchique vis-à-vis des caissières, mais veille à la mise à en place de procédures et à leur bonne application en caisse et à l’accueil.Assure la vérification des caisses et contrôle qu’il n’y ait pas d’écarts.Missions transversesEffectue ses missions dans le respect des règles de sécurité, des procédures et du règlement intérieur du magasin.Participe à la bonne tenue des bureaux.Il est précisé que la liste des missions ci-dessus énumérées n’a pas un caractère exhaustif : le collaborateur peut en effet être amené à effectuer des tâches complémentaires sans pour autant que cela constitue un changement de fonction.Indicateurs de performanceProductivité de l’administratif magasin.Polyvalence magasin, administratif et comptable.Délais de traitement des factures et litiges.Nombre d’erreur de saisie.InterlocuteursRattachement hiérarchique : Directeur du magasinInternes :Directeur du magasin et directionResponsable comptableResponsable de rayon/VendeursHôtes accueil/caisse/RéceptionnairesExternes :ClientsFournisseursCabinet médicauxSecrétariat et direction des autres magasins du groupeDurée du contrat8 moisNombre d'heures35h par semaineProfil requisFormation et expérienceBTS comptabilité et/ou assistante de gestion PME/PME.Expérience dans la gestion administrative et la distribution serait appréciée.Compétences techniquesConnaissance de base de la gestion et des pratiques comptables.Maîtrise de l’outil informatique, bureautique et logiciels généralistes.Organisation administrative.Connaissance des moyens de paiements et de l’encaissement.Les +ComptabilitéRéglementation et législation commercialeConnaissance des produits, services et de notre secteur d’activitéConnaissance de l’entrepriseSécurité des biens et des personnesCompétences comportementalesRigueur et sens du détail : capacité à veiller à la fiabilité et à la qualité des résultats, à la précision des données et informations communiquées.Esprit d’équipe et de coopération : capacité à travailler avec les autres en apportant aide, appui ; à favoriser la synergie et la cohésion des membres d'une équipe, que celle-ci soit rattachée hiérarchiquement ou non.Aisance relationnelle/présentation : capacité à entrer en relation avec autrui, véhiculer une image positive de l’entreprise, être à l’aise en toute circonstance. Avoir une tenue correcte.Organisation / Planification : capacité à anticiper, définir et optimiser les moyens humains, financiers ou techniques visant à développer l’efficacité et la rentabilité de l’entreprise. Capacité à prévoir ses activités dans le temps de façon à tenir les délais impartis et en faisant en sorte que les activités s’enchaînent dans un ordre logique.Dynamisme : capacité à faire preuve d'une volonté toujours renouvelée pour produire les résultats attendus et à soutenir une charge de travail importante.Gestion des conflits : capacité à maintenir une performance régulière, en cas de conflit, à composer d’une manière acceptable pour soi-même, pour les autres et pour l’entreprise.Adaptabilité/ouverture au changement : capacité à modifier son mode de fonctionnement/façon de travailler, se remettre en cause face au changement/situation nouvelle, à en tirer le meilleur profit.Confidentialité : Capacité à émettre et recevoir des informations confidentielles en limitant leur diffusion aux personnes à qui elles sont exclusivement destinées.Etat d’esprit : Capacité à maintenir un état d’esprit positif et enthousiaste au travail, à adhérer et véhiculer les valeurs de l’entreprise, à maintenir un degré d’implication et de professionnalisme.Niveau d'expérience min. requisInférieur à 2 ansRéférenceSECRETAIRE COMPTABLE VILLENAVE D'ORNON-6718 #J-18808-Ljbffr