Responsable administratif

Offre n° 202RTHKResponsable administratif / Responsable administrative et pédagogique (H/F) Missions courantes Gestion Administrative Générale. Avec l'Agent d'accueil et assistante administrative : Assurer l'accueil téléphonique et physique (informations, orientation des publics). Gérer le courrier, les courriels et l'archivage (papier et numérique). Rédiger, mettre en forme et suivre les documents administratifs (courriers, comptes rendus, tableaux de suivi). Tenir à jour les bases de données (alternants, stagiaires, partenaires). Administration des formations. Avec la chargée d'Insertion Professionnelle et l'assistante administrative. Gérer les inscriptions des stagiaires (dossiers administratifs, conventions, convocation). Préparer les dossiers de formation (émargements, attestations, certificats). Assurer le lien administratif avec les formateurs et intervenants. Organiser la logistique des sessions (salles, planning, supports, matériel). Suivi financier, comptable et réglementaire : Suivre et organiser les dépenses de l'association pour le rendu comptable (triage des factures, scan, archivage, saisie des données et suivi des tableaux comptables). Veiller à la conformité des dossiers (Qualiopi, exigences légales). Préparer les éléments nécessaires aux bilans et reportings d'activité. Réaliser une veille réglementaire régulière pour l'ensemble des Pôles d'activité. SERA'VENIR. Avec la chargée d'insertion professionnelle et le référent projet SERA'VENIR : Support réglementaire et administratif aux sessions de formation SERA'VENIR (feuille d'émargement, création de documents, banque de données). Référente pédagogique du programme : cocréation des programmes SERA'VENIR, recrutement des formateurs et suivi de l'application des programmes. Vie associative : Participer à l'organisation des réunions, assemblées générales et événements. Contribuer au suivi administratif des projets associatifs. Missions ponctuelles Mise à jour des documents Qualiopi et automatisation des process. Pilotage du dossier « centre d'examen » création. Compétences Connaissances solides en gestion administrative et organisationnelle. Compréhension du fonctionnement associatif et d'un centre de formation (CFA/OF). Connaissance du territoire guyanais et de ses enjeux éducatifs et sociaux (appréciée). Culture générale administrative permettant de comprendre rapidement des environnements et dispositifs variés. Maîtrise des outils bureautiques et de suivi de projet. Savoir-faire Maitrise avancée à experte d'Excel : formules complexes, tableaux croisés dynamiques, consolidation de données, mise en forme conditionnelle, automatisation simple. Capacité à rechercher, collecter, croiser et analyser des données issues de sources multiples. Capacité à structurer des informations complexes et à produire des tableaux de suivi fiables et exploitables. Excellentes capacités de recherche autonome (veille, identification d'information, compréhension de dispositifs sans mode opératoire préexistant). Capacité à mener un dossier de bout en bout : analyse du besoin, recherche d'informations, mise en œuvre, suivi et finalisation. Rédaction claire, structurée et professionnelle de documents administratifs. Maitrise des outils bureautiques et numériques (traitement de textes, outils collaboratifs, bases de données). Savoir-être Forte autonomie et esprit d'initiative. Curiosité intellectuelle et goût pour la recherche et la résolution de problèmes. Persévérance et capacité à « aller au bout des choses ». Rigueur, fiabilité et sens du détail. Secret professionnel, confidentialité et discrétion. Bon relationnel et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés. Qualification Formation BAC à BAC+2 (gestion administrative, assistanat, secrétariat, gestion des organisations ou équivalent). Type de contrat CDD - 8 Mois Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée Travail durant les vacances scolaires Travail le samedi Conditions de travail En contact avec du public Salaire Salaire brut : Mensuel de 2000.0 Euros sur 12.0 mois Téléphone mobile Ordinateur portable Déplacements PONCTUELS Expérience 3 An(s) indispensable Bac+2 ou équivalents Compétences (liste) Assurer le suivi administratif des formations Cette compétence est indispensable Coordonner les intervenants externes pour des formations Cette compétence est indispensable Gérer les ressources matérielles pour les formations Cette compétence est indispensable Superviser le déroulement des stages pratiques Cette compétence est indispensable Accompagner dans la validation du dossier et dans la signature du dossier Concevoir des modules de formation Concevoir des programmes de formation adaptés aux besoins spécifiques Définir des ressources pédagogiques Encadrer des équipes de formateurs Evaluer le stage d'un élève ou apprenti Vérifier les prérequis, sélectionner les candidats à une formation Français Cette langue est indispensable B - Véhicule léger Ce permis est indispensable Savoir-être professionnels Organiser son travail selon les priorités et les objectifs Faire preuve de rigueur et de précision Faire preuve d'autonomie Informations complémentaires Qualification : Employé qualifié Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a. #J-18808-Ljbffr