secrétaire polyvalente et juridique

Overviewsecrétaire polyvalente et juridique, Neuilly sur Seine - FranceResponsibilitiesGestion du courrier / des colis : affranchissement, réception à l’accueil, scan, classement, distributionGestion du standard : prise en note des messages et transmission à la personne concernée par mail ou verbalement si la personne est sur site, transfert des appelsRéception et installation des visiteursGestion & Préparation des salles de réunionRéception et distribution des plateaux repas pour des réunions au bureau (Commande si devis validé par supérieur hiérarchique)Vérification / suivi des stocks des fournitures de bureau et commandeMise à jour de la base des donnéesCréation & envoi des publipostages (pour l’instant pas encore possible)Gestion des stocks et inventaires informatiques (approvisionnement pour petits matériel comme souris, adaptateurs, câbles etc)Paramétrage téléphone portable dans le MDM et mise à disposition des collaborateursDistribution des outils informatique aux collaborateurs et vérification de l’installation du profilCommande des tickets restaurant (chargement de la carte)Suivi des badgesCréation dans l’espace Hudi (Restaurant interentreprises) de nouveaux collaborateursRelier les plaquettes et rapports CAC (si papier)Intendance générale (relais pour petits soucis internes comme fuites, lumière, chauffage avec prestataires ou services de l’immeuble)Remises des chèques CGECCommande des tickets restaurant (carte apetiz)ArchivesRédaction courriersSoutien à la gestion de l’agenda du présidentEnvoi des plaquettes des comptes annuels en version papier (impression, copie, scan, reliure) après réception de la plaquette finale de la part du responsable de dossierOrganisation et suivi des interventions d’archivage et des interventions des techniciensCommande de coursiersAssistance dans la rédaction de courriers destinés aux clients (formulation et orthographe irréprochables)Suivre les abonnements aux revuesViser les factures des fournisseurs (fournitures avant de les remettre au service comptabilité)Correction des courriers et présentationsGestion des rendez-vous avec la médecine du travail : prise de rendez-vous, relance des collaborateurs parfois récalcitrants, récupération des fiches d’aptitudeCentralisation des originaux signés des lettres de mission en expertiseAutres menus services qui facilitaient notre quotidien : connaissance des locaux, de nos interlocuteurs (adresses, adresses mails, numéros de téléphone des clients, des avocats, des partenaires…)Formalités juridiquesSuivi des dossiers permanents au niveau juridique (Kbis à jour, lettre de mission signée)Déclaration d’activitéDépôts des comptes annuels au GreffePréparation du juridique sous supervisionProfileFormation / Etude en tant que secrétaire / assistante. Nous recherchons une personne polyvalente, organisée et fiable qui maitrise l\'orthographe et Microsoft Office (Word, Excel, PPT, MS Outlook, Teams). Une expérience dans le domaine d\'assistanat / secrétariat souhaitée. Une connaissance de base du droits des sociétés sera un plus mais peut être acquis en cabinet. Volonté d\'apprendre et d\'évoluer dans le domaine du secrétariat / assistanat.CommentsLa personne sera le relais sur place pour la direction des infrastructure et l\'assistance exécutive et elle gérera le secrétariat juridique du cabinet sous supervision des collaborateurs concern és . Possibilité d\'évoluer en compétences du secrétariat juridique afin de gérer en autonomie cette partie du poste. Des connaissance en anglais seront un plus et des bases en oral et écrite souhaitées, mais pas indispensables.Salaryà voir selon profilTime frameposte à pouvoir immédiatementApply online #J-18808-Ljbffr