Chef d'équipe administratif

Chef d'équipe administratif (h/f) Lieu : DGD - 219 rue Guynemer 38420 Le Versoud Date limite de candidature : 06 févr. 2026 Type d'emploi : Poste Permanent Filière : Administrative Cadre d'emplois : Des rédacteurs territoriaux Catégorie : B Référence : 038260106001265 Description du poste Basé au Versoud, vous êtes un soutien permanent à la direction du service sur l’organisation, de la direction qui compte environ 70 agents. Vous managez les 4 assistantes administratives du service dont une en poste sur le site de Pontcharra. Vous intervenez sur l’ensemble des affaires courantes et êtes garant(e) du suivi des procédures administratives du service et de la CCLG, notamment gestion du courrier, des conventions, des documents administratifs, des appels téléphoniques, etc. Référent(e) de la direction, vous assurez le suivi de dossiers transversaux et le lien avec les autres directions. Missions Organiser la vie quotidienne de l’équipe de direction Assurer le suivi administratif et financier des activités de la direction : Centraliser et diffuser les informations de la direction, s’assurer du respect des process administratifs transversaux et spécifiques (suivi des demandes d’intervention auprès des autres services) et des délais, élaborer des outils de suivi d’activités de la direction et les tenir à jour, réaliser la prise de notes pendant les réunions et établir un compte-rendu soumis à la direction du service, gérer, traiter et déposer les actes administratifs (sommaire des bureaux et délibération), réaliser le suivi administratif et/ou financier des conventions, des contrats Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels : Assurer l’assistance de premier niveau sur les outils bureautiques et logiciels métiers au sein de la direction, réaliser l’accueil administratif des nouveaux arrivants, être ressource auprès de l’équipe sur les règles de classement et d’archivage des documents, gérer l’arborescence informatique, apporter un appui administratif et logistique à l’organisation d’évènements, de commissions, réunions. Réceptionner, traiter et relayer l’information : Rédiger et produire des documents, assurer la diffusion adaptée de l’information au sein de la direction, être relais de l’information au sein de la direction, auprès des directions supports, de la communication interne, des communes, rapporter à la direction les informations qu’elle a à connaître sur le fonctionnement du service (courriers reçus, appels téléphoniques et tout contact important pour la connaissance de l’évolution d’un dossier), envoyer les invitations aux commissions et groupes de travail politiques et suivre les états de présence des élus à ces réunions, gérer la relation usager, suivi des réclamations (délais de réponse), indicateurs Accompagner et manager les assistantes de gestion administrative Organiser et suivre le travail des assistantes administratives de la direction : gestion des priorités, réalisation de tâches complexes, échanges de bonnes pratiques, assurer la cohérence et l’amélioration continue du travail administratif et financier et des procédures internes à la direction Rémunération Salaire minimum par mois de 1836,19 € brut (échelon 1) + 450 € brut prime fonction + prime complémentaire équivalente à 1/12ème de la rémunération Avantages Aménagement du temps de travail Télétravail. Tickets restaurant avec participation de 60% employeur. Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an) Participation mutuelle santé labélisée et participation possible à la prévoyance (contrat groupe). Prestations d’actions sociales (vacances, loisirs, Prêts, CESU, billetterie, etc …) : prise en charge intégrale de l’adhésion au CNAS et possibilité d’adhésion au COS interne. Profil recherché Diplôme(s) Formation souhaitée BTS Secrétariat ou équivalent Profil Demandé Expérience significative en gestion administrative, idéalement dans le secteur public ou collectivités territoriales Maîtrise des outils bureautiques, internet Maîtrise de la langue française et qualité rédactionnelle Connaître les principes rédactionnels de compte-rendu, de la note de synthèse, de la délibération… Capacité à élaborer des outils de suivi, des tableaux de bord, et à organiser efficacement l’information. Fortes qualités relationnelles, sens de l’accueil, esprit pratique, rigueur, autonomie et sens de l’organisation. Goût pour le travail en équipe, capacité d’adaptation et réactivité. Capacité à manager Permis et/ou habilitation Permis VL requis pour les déplacements sur les sites du territoire #J-18808-Ljbffr